Задачей называется поручение личного или служебного характера, выполнение которого можно проследить. Задача может быть разовой или повторяющейся. Повторение задачи происходит с равными интервалами или в зависимости от даты ее выполнения. Например, задачей является отправка руководителю отчета в последнюю пятницу каждого месяца или визит в парикмахерскую через месяц после предыдущей стрижки.
Поручения
Помимо личных задач могут создаваться задачи, поручаемые другим пользователям. Чтобы поручить задачу, отправьте поручение. Пользователь, получивший поручение, становится временным владельцем задачи. Он может принять, отклонить или перепоручить задачу кому-либо другому. В случае отклонения задача возвращается пользователю, поручившему ее. Чтобы вернуть права владельца задачи, ее необходимо вернуть в список задач. Если задача принята, пользователь, принявший ее, становится постоянным владельцем. Если он перепоручает задачу, ее владельцем становится пользователь, которому она перепоручена.
Только владелец может изменять задачу. При обновлении задачи владельцем в Microsoft Outlook обновляются все копии задачи: копия пользователя, отправившего первое поручение, а также копии всех предыдущих владельцев. После завершения задачи владельцем пользователю, поручившему задачу первым, всем предыдущим ее владельцам и всем, кто запросил отчет, отправляется отчет о состоянии.
Если задача назначена одновременно нескольким пользователям, хранение в списке задач ее обновляемой копии становится невозможным. Чтобы назначить один проект нескольким пользователям и при этом следить за ходом его выполнения, разбейте работу на ряд задач и назначьте их по отдельности. Например, чтобы поручить составление отчета трем сотрудникам, создайте три задачи с именами «Отчет: составитель 1», «Отчет: составитель 2» и «Отчет: составитель 3». Начнем создание задачи с нуля.
- Укажите в меню Файл на команду Создать и выберите команду Задача.
- В поле «Тема» введите имя задачи.
- Введите в других полях на вкладках Задача и Подробно сведения, которые требуется записать для этой задачи.
- Чтобы сделать задачу повторяющейся, нажмите кнопку «Повторение», выберите частоту повторения задачи (ежедневно, еженедельно, ежемесячно или ежегодно) и выполните одно из следующих действий:
- задание повторения задачи через равные интервалы – задайте параметры частоты повторения. Для повторения задачи через равные интервалы не устанавливайте переключатель Ставить новую задачу через;
- задание повторения задачи на основе даты завершения – установите переключатель Ставить новую задачу через и введите в поле значение частоты повторения.
- При необходимости задайте для задачи даты начала и окончания.
- Нажмите кнопку «OK», затем кнопку «Сохранить и закрыть».
Для создания задачи на основе существующей задачи выполните следующие действия.
- В списке задач выберите задачу, которую требуется скопировать.
- В меню Правка выберите команду Копировать. Если команда Копировать недоступна, щелкните галочку в столбце Задачи и повторите попытку.
- В меню Правка выберите команду Вставить.
- При необходимости откройте задачу и измените ее параметры.
Переименование задачи
В списке задач (он отображается в папке «Задачи» и на панели задач в календаре) щелкните имя задачи, которое требуется изменить. Наберите новое имя и нажмите клавишу «Enter». Если задача является повторяющейся, в ее завершенных копиях сохранится прежнее имя.
Изменение состояния задачи и процента завершения
Откройте задачу, для которой требуется изменить состояние или процент завершения. Введите необходимые сведения в полях «Состояние» и «Готово, %». Преобразование задачи в частную Откройте задачу, которую требуется сделать невидимой для других пользователей. Установите в правом нижнем углу флажок Частное.
Пометка задачи как завершенной
Откройте задачу, которую требуется пометить как завершенную, и в поле «Готово, %» введите 100%. Если поле «Завершена» отображается в списке задач (как флажок в заголовке столбца), то чтобы пометить задачу как завершенную достаточно установить флажок в этом поле. Если в списке задач отображается поле «Состояние», выберите в списке Значение «Завершена».
Изменение порядка отображения задач
- Сортировка всех задач в списке
- В разделе Задачи отсортируйте список.
- В меню Вид выберите последовательно команды Упорядочить по, Текущее представление, а затем команду Изменить текущее представление.
- Нажмите кнопку «Сортировка».
- В группе «Сортировать элементы по полю» выберите поле, по которому должна производиться сортировка. Если необходимого поля нет в группе «Сортировать элементы по полю», выберите другой набор полей в списке «Поля для сортировки». (Если сортировка производится по тому же полю, что и группировка, будут отсортированы заголовки групп, а не элементы внутри групп. Для сортировки содержимого группы выберите в списке Сортировать элементы по полю поле, отличное от выбранного в списке Группировать элементы по полю.)
- Выберите порядок сортировки «По возрастанию» или «По убыванию».
- Для сортировки по дополнительному полю выберите его в списке Затем по полю. В табличном представлении для сортировки по столбцу достаточно щелкнуть заголовок столбца.
- Перемещение отдельных задач вверх или вниз по списку задач
- В разделе Задачи в меню Вид выберите последовательно команды Упорядочить по, Текущее представление, а затем команду Изменить текущее представление.
- Нажмите последовательно кнопки «Группировка», «Очистить все», а затем кнопку «OK».
- Нажмите последовательно кнопки «Сортировка», «Очистить все», затем кнопку «OK».
- Перетащите задачу вверх или вниз в списке задач, ориентируясь по направляющей.
- Чтобы сохранить этот порядок для использования по умолчанию, выберите в меню Действия команду Сохранить порядок задач. Неотсортированные и несгруппированные задачи можно перемещать вверх и вниз в списке задач в календаре.
- Назначение важности задач
- Чтобы отсортировать задачи по важности, необходимо указать важность каждой задачи. По умолчанию задачи имеют обычный уровень важности. Он может быть изменен на низкий или высокий.
- Откройте задачу, степень важности которой требуется изменить.
- В списке Важность щелкните соответствующую степень важности.
- После завершения назначения важности вернитесь в список задач и отсортируйте его по важности с помощью первой процедуры, описанной в этом разделе.
Запись затраченного времени для задачи
- Откройте задачу, для которой записываются планируемые и реальные затраты времени.
- Откройте вкладку Подробно.
- Введите планируемые временные затраты в поле «Объем работ» и реальные временные затраты в поле «Реально затрачено».
Планирование в календаре времени завершения задачи
- Перетащите задачу, для которой необходимо запланировать время, из папки «Задачи» на кнопку «Календарь» в области переходов.
- На вкладке Встреча выберите необходимые параметры.
Отправка отчета о состоянии задачи
- Откройте задачу, о состоянии которой требуется отправить отчет.
- Выберите в меню Действия команду Отправить отчет о состоянии задачи.
- Введите имена адресатов в полях «Кому», «Копия» и «СК».
- Если задача назначена вам, в эти поля автоматически будут внесены имена членов списка обновления.
- Нажмите кнопку «Отправить».
Установка или удаление оповещения для задачи
- Установка или удаление напоминания для отдельной задачи
- Откройте задачу, для которой требуется установить или удалить оповещение.
- Установите или снимите флажок Оповещение. При установке оповещения также могут быть заданы дата и время.
- Если оповещение включено, но время для него не задано, используется время оповещения по умолчанию. Чтобы задать время оповещения, используемое по умолчанию, Выберите время в поле «Время оповещения».
- Установка или удаление оповещений для всех новых задач с заданным сроком
- Выберите в меню Сервис команду Параметры.
- Установите или снимите флажок Установить оповещение о сроках. При поручении задачи с оповещением другому пользователю оповещение отключается, чтобы пользователь, которому поручена задача, мог установить оповещение сам.
Установка срока и даты начала задачи
- Откройте задачу, для которой устанавливаются даты начала и завершения.
- Введите в поле «Срок» дату завершения работы над задачей.
- Введите в поле «Дата» начала дату начала работы над задачей.
- Чтобы сбросить дату начала, не изменяя дату завершения, введите значение «Нет» в поле «Дата начала» и нажмите клавишу «Enter». Затем снова щелкните поле «Дата начала» и введите новую дату начала.
Если в качестве даты завершения устанавливается дата, не соответствующая обычному шаблону повторения этой задачи (например, заданная дата приходится на пятницу, а задача повторяется каждый четверг), в списке задач появится новая задача, представляющая исключение. Новая задача не будет повторяться в отличие от начальной, которая будет повторяться, как предписано.
Преобразование сообщения в задачу
- В области переходов перетащите сообщение, которое требуется преобразовать, на кнопку «Задачи».
- Элемент любого типа можно преобразовать в элемент другого типа, перетащив его на кнопку папки в Области переходов.
Принятие или отклонение назначения задачи
- Откройте задачу или поручение.
- Нажмите кнопку «Принять» или «Отклонить».
- Установите переключатель Изменить ответ перед отправкой (введите комментарии к сообщению и нажмите кнопку «Отправить») или «Отправить ответ сейчас».
Назначение задачи другому пользователю
- Первое назначение задачи
- Чтобы создать новую задачу, выберите в меню Файл команду Создать, а затем – команду Поручение. Чтобы назначить существующую задачу, откройте ее в списке задач и нажмите кнопку «Назначить задачу».
- Чтобы выбрать имя из списка, нажмите кнопку «Кому».
- В новой задаче введите имя в поле «Тема». (В существующей задаче поле «Тема» уже заполнено.)
- Выберите срок исполнения и необходимые параметры состояния.
- Чтобы сделать задачу повторяющейся, выберите в меню Действия команду Повторение, установите необходимые параметры и нажмите кнопку «OK».
- Введите в текстовом поле задачи необходимые указания и сведения о задаче.
- Нажмите кнопку «Отправить». При назначении повторяющейся задачи ее копия сохранится в списке задач, но не будет обновляться. Если установлен флажок Отправлять мне отчет о состоянии по завершении задачи, отчет будет приходить после завершения каждого вхождения задачи.
- Переназначение задачи после отклонения поручения получателем
- Откройте отклоненную задачу в списке задач.
- В поле «Кому» введите имя лица, которому требуется назначить задачу.
- Нажмите кнопку «Отправить».
- Переназначение порученной вам задачи
- Откройте сообщение, которое содержит поручение.
- Выберите в меню Действия команду Назначить задачу.
- В поле «Кому» введите имя лица, которому требуется назначить задачу.
- Установите или снимите флажок Держать обновленную копию этой задачи в списке задач и флажок Отправлять мне отчет о состоянии по завершении задачи.
- Нажмите кнопку «Отправить».
Отправка примечаний к назначенной задаче
- Откройте назначенную задачу, примечания к которой требуется отправить.
- В меню Действия выберите команду Ответить или Ответить всем.
- Введите примечание в текстовом поле сообщения.
- Нажмите кнопку «Отправить».
Возвращение прав владельца отклоненной задачи
- Откройте сообщение, содержащее отклоненное поручение.
- Выберите в меню Действия команду Вернуться к списку задач.
Отслеживание хода выполнения и сведений для выставления счетов
- Пересылка задачи для отслеживания другими пользователями.
- Откройте задачу, которую требуется отправить.
- Выберите в меню Действия команду Переслать.
- Введите имена адресатов в полях «Кому» и «Копия».
- Если это необходимо, введите сообщение в текстовом поле задачи.
- Чтобы отправить копии нескольких задач, перетащите дополнительные задачи из списка задач на текстовое поле пересылаемой задачи.
- Нажмите кнопку «Отправить».
Отслеживание назначенных задач
- Автоматическое сохранение копий порученных вами задач и получение отчетов о состоянии
- Выберите в меню Сервис команду Параметры.
- Нажмите кнопку «Параметры задачи».
- Установите флажок Хранить обновленные копии порученных задач в списке задач.
- Установите флажок Отправлять отчеты после выполнения порученных задач.
- Просмотр задач, порученных вами другим пользователям
- Нажмите кнопку «Задачи».
- В меню Вид последовательно выберите команды Упорядочить по, Текущее представление, а затем – команду Назначение.
- Просмотр списка пользователей, хранящих обновляемые копии порученной задачи
- Откройте порученную задачу, для которой необходимо просмотреть список обновлений.
- На вкладке Подробно прочитайте имена в списке Обновить для.
Запись расстояния, организации и прочих сведений об оплате для задачи
- Откройте задачу, для которой записываются сведения об оплате.
- Перейдите на вкладку Подробно.
- Введите необходимые сведения в полях «Объем работ», «Расстояние», «Расходы и Организации».
Повторяющиеся задачи
Только владелец задачи может преобразовать ее в повторяющуюся.
- Откройте задачу, которую требуется сделать повторяющейся.
- Выберите частоту повторения задачи (Ежедневно, Еженедельно, Ежемесячно, Ежегодно).
- Чтобы задать дни и время повторения задачи, выполните одно из следующих действий:
- повторение задачи через равные интервалы – Выберите любые параметры в правой части группы «Повторять», кроме значения Ставить новую задачу через;
- повторение задачи на основе даты завершения – Установите переключатель Ставить новую задачу через и введите в поле интервал повторения.
- Выберите даты начала и окончания задачи.
Повторяющиеся задачи отображаются в списке задач по одной. После выполнения одной копии такой задачи в списке появляется следующая копия.
Пропуск одного вхождения повторяющейся задачи
- В списке задач откройте повторяющуюся задачу, которую необходимо пропустить.
- Выберите в меню Действия команду Пропустить. Если повторяющаяся задача заканчивается после определенного числа вхождений, пропущенная задача будет учтена как одно вхождение.
Отмена повторения задачи
- Откройте задачу, повторение которой требуется отменить.
- В меню Действия выберите команду Повторение.
- Нажмите кнопку «Удалить повторение».
Многие люди ведут списки дел в бумажном или электронном виде. В Outlook можно объединять несколько списков в один, а также получать напоминания и отслеживать ход выполнения задач.
Создание задачи
Выберите создать элементы _гт_ задачи или нажмите клавиши CTRL + SHIFT + K.
В поле Тема введите имя задачи. Вы можете оставить имя короче, а затем добавить сведения в тексте задачи.
Если задача имеет определенное время начала и завершения, укажите их в полях Дата начала и Срок .
Задайте важность задачи в поле Важность .
Если вам нужно всплывающее напоминание, установите флажок Напоминание и задайте дату и время.
Создание задачи из элемента Outlook
Можно создать задачу из любого элемента Outlook, например из сообщения электронной почты, контакта, элемента календаря или заметки.
Выполните одно из указанных ниже действий.
Перетаскивание сообщения электронной почты в список дел
Перетащите элемент на значок "задачи" в области навигации.
Совет: Чтобы добавить элемент в виде вложения в новую задачу вместо вставки текста в текст задачи, щелкните элемент правой кнопкой мыши и перетащите его в список задач, а затем выберите команду Копировать как задачу с вложением .
Создание задачи в списке дел
Чтобы создать задачу в списке дел, выполните одно из указанных ниже действий.
В списке дел выберите поле введите новое название задачи , а затем введите описание задачи. Нажмите клавишу ВВОД для завершения действия. Задача появится в списке дел с текущей датой.
В списке дел дважды щелкните поле введите новое задачу , чтобы открыть новое окно задачи. В этом окне можно ввести дополнительные сведения о задаче.
Совет: Чтобы включить и отобразить задачи в списке дел, на вкладке Вид в группе Макет нажмите кнопку список дел и выберите пункт задачи . Дополнительные сведения о списке дел можно найти в разделе
Думаю, эту статью по достоинству оценят менеджеры проектов, менеджеры, работающие с клиентами, и менеджеры продукта, а также те, кто ищет способы повысить эффективность своей работы и использует Outlook для планирования. Если вы ещё этого не делаете, то, вероятно, после этой статьи, вам захочется - или окончательно расхочется - это делать. Итак, 5 нехитрых способов повысить производительность vs. расширение TaskCracker для Outlook.
Все хотят управлять временем
Inbox Zero
Получаем задачу в почту –> создаём задачу в списке задач
Главный лозунг Inbox Zero, как нетрудно догадаться – быстро расправляться с входящей почтой и, грубо говоря, держать почтовый ящик «пустым». По работе во входящие сыплется огромное количество почты – от руководства, клиентов, заказчиков, а также бесчисленные письма, где вас просто поставили в копию. Если весь этот мусор каждый раз перебирать прежде чем решить что делать и с чего начать – понятно, что времени никогда не хватит; поэтому первый шаг к повышению эффективности – это сразу раскидать письма по задачам. Outlook позволяет это сделать в рамках собственного функционала, а вот уже дальше можно использовать различные расширения. Однако само по себе расширение никогда за вас работать не будет, поэтому я и хочу рассказать какие способы ускорить и улучшить свою работу можно использовать, если у вас уже есть приложение TaskCracker - и можно ли с этим приложением вообще что-то сделать. Это, если говорить кратко, визуальная доска для задач Outlook, которая позволяет мышкой по монитору закинуть новую задачу на то время и в ту степень важности выполнения задания, которая лучше всего для неё подходит.
Естественно, несмотря на то, что на сайте заявлено, что Inbox Zero использовался при разработке этого расширения, непосредственного отношения к расширению этот способ не имеет. Возможно, разработчики имели в виду, что применяли эту методику, когда работали над софтом. Ну тогда так и надо писать. Посмотрим, какие ещё методики заявлены как годные к использованию с этим расширением.
Eisenhower matrix
Список задач «всё что нужно сделать» -> Стратегическое планирование задач
Через несколько месяцев работы над проектом мы поняли, что действовали согласно четко спланированному хз. ХЗ что делали, ХЗ что и получилось. Для того, чтобы выполнение списка дел привело к РЕЗУЛЬТАТАМ, нужно сначала свои дела стратегически спланировать. Тут на помощь приходит Матрица Эйзенхауэра. Считается, что этот метод был предложен американским президентом Дуайтом Д. Эйзенхауэром, а также что это одна из наиболее простых и эффективных методик стратегического планирования задач. Суть в том, что дела делятся по принципу важности и срочности и – главное правило – не все важные дела срочные, не все срочные дела важные. Чтобы это увидеть наглядно, используется матрица:
Визуальный принцип положен и в основу TaskCracker – и это пожалуй, главное что позволяет разобраться с аутлучными задачами максимально эффективно: список не даёт общей картины и не позволяет планировать последовательность выполнения задач стратегически. Визуальное представление задач позволяет быстро увидеть свою загруженность и мышкой раскидать задачи по приоритетам и нужным временным интервалам.
Однако самой матрицы Эйзенхауэра как таковой в расширении нет - есть её переработанный на усмотрение разработчиков вариант, где дела действительно делятся по принципу срочности (вертикально: от наиболее важных к наименее), а далее они разделяются на текущие, завтрашние и запланированные на следующую неделю. Кроме того, в матрице TaskCracker"а есть место для просроченных задач и задач, для которых время пока не назначено. Если бы не это последнее, я бы сказала, что планировать в софте неудобно. Конечно, это последнее позволяет держать «на виду» даже те задачи, которые пока по плану не раскиданы. Однако нетрудно заметить, что ячейки для текущих задач такие же по размеру, как ячейка для задач на всю (!) следующую неделю и точно такая же, как - для задач без даты. Это грозит тем, что при большом количестве задач все они в визуальное отражение просто-напросто не поместятся. Справедливости ради, конечно, каждая ячейка вместительна, да и графический дизайн вычищен достаточно сильно. Однако не предупредить о подобной проблеме не только пользователей, но и самих разработчиков - нельзя.
Методика Стивена Кови
Следующий метод был описан Стивеном Кови в 1989 году в его книге «Семь привычек высокоэффективных людей» (“The 7 Habits of Highly effective people”) и, позднее - в его второй книге «Главное внимание главным вещам» (“First Things First”). Задачи делятся по важности и срочности, используется визуальная матрица, которая на этот раз получила название Urgent\Important matrix или «матрица распределения времени».
Здесь та же проблема: матрица заявлена на сайте, но в продукте использована матрица, описанная выше. Проблема с размером ячеек остаётся на повестке дня.
После того, как задачи распределены стратегически при помощи одной из матриц, самое время приступить к выполнению задач по порядку, как это предлагает GTD техника.
Визуальная доска задач
Естественно, в Outlook у нас есть только список задач, поэтому для того чтобы его стратегически спланировать – что делать? Выписывать всё на лист бумаги? Рисовать на доске? В принципе, удивительно, как Microsoft сам не внедрил подобную вещь: визуальное представление для аутлучных задач, в котором можно не только видеть задачи на виртуальной «доске» но и перетаскивать их так, чтобы раскидать по разным дням недели и приоритетам. Ведь, по сути, TaskCracker - всего лишь ещё один кастомизированный View, коих уже в самом Outlook"е несколько - вот только все они исключительно списком. В пользу того, что TaskCracker - это всего лишь ещё одно представление для задач, визуальное - говорит и то, что задачи из других представлений отражаются в расширении сразу с приоритетами и датами, так, как они у вас уже распределены по приоритетам в Outlook, а каждая манипуляция мышью в TaskCracker присваивает задаче приоритет и срочность, которая затем отражается во всех прочих views. Это экономит время.Это простенькое приложение устанавливается за 5-10 секунд и сразу готово к работе, как только вы перезапустите Outlook. После этого в Outlook появится специальная кнопка – TaskCracker – нажав на которую, вы увидите все свои задачи в виде визуальной матрицы где сразу видно загрузку на конкретный день, легко заметны пробелы в планировании – и они, в принципе, так же легко ликвидируются, если перетащить задачу при помощи мыши.
По словам разработчиков, софтина сделана так, что позволяет сочетать сразу несколько наиболее популярных техник повышения производительности – это все методики, упомянутые выше - Inbox Zero, Матрица Эйзенхауэра, методика Стивена Кови, а также методика, о которой речь пойдёт ниже – GTD. Если первая имеет к работе с расширением отношение только косвенное, то матрицы, хотя и нашли в софте отражение, то, как минимум, подверглись значительному пересмотру. В принципе это не плохо, потому что на удобстве работы с расширением отразилось скорее в лучшую сторону, но с другой стороны, после прочтения информации на сайте, я всё же ожидала, что деление на Urgent\Important будет в расширении отражено как-то более четко. Всё же это градация по двум признакам, в то время как в софте сохранён аутлучный принцип - High\Medium\Low importance. Для той же GTD это не удобно: когда я готова к работе, для меня все задачи делятся не на три, а на две группы: это я сделаю сейчас, а это - потом.
GTD
Спланировал –> Сделал
Методика, обнародованная Дэвидом Алленом в 2001 году. Достаточно в связи с чем объяснять подробно, что это такое, вероятно, не нужно. Суть в том, чтобы, грубо говоря, иметь список дел и делать их одно за другим. Я не случайно говорю об этом в последнюю очередь, потому что после того, как в TaskCracker’е задачи распределены по времени и приоритетности – можно перейти в режим обычного просмотра задач – то есть выбрать один из стандартных листов Outlook. Все изменения которые вы сделали в визуальном представлении будут отражены в любом другом, как я уже и говорила выше. Осталось только начать делать задачи одну за другой. Если при упоминании на сайте о GTD в виду имелось именно это, тогда, пожалуй, соглашусь.Распределение моих задач при помощи TaskCracker’а у меня заняло около 10 минут. Первое и главное что было удобно - при перетаскивании мыши - соответствующие дата и приоритетность задачи назначаются сами, их не надо вбивать вручную. Как ни крути, визуальное представление меня подкупило и удобством и чистым дизайном. Но недостатки, описанные выше всё равно остаются - и разработчикам по прежнему есть куда расти. Добавить метки
Оптимизация действий
Во время работы над созданием нового списка сообщений мы отталкивались от того, как именно люди читают электронные письма. Но не только сам процесс просмотра и чтения был важен для нас. Также нас интересовало то, как происходит обработка писем. Мы проанализировали насколько могли, что чаще всего делают люди с письмами после их прочтения.
Конечно же, зачастую люди удаляют письма, которые они прочитали или просмотрели, а точнее три четверти действий с электронными письмами после прочтения – их удаление. В основном удаляют с помощью клавиатуры, хотя использование мыши тоже популярно. В новом Outlook мы поместили кнопку “удалить” прямо в списке сообщений. Когда вы просматриваете ленту сообщений, можно по ходу удалять письма без предварительного их выделения, а только одним кликом.
Стоит напомнить о том, что список сообщений в Outlook оснащен кнопками для выделения писем, а также для их распределения по категориям. Хотя оказалось, что последней функцией мало кто пользуется. Поэтому мы убрали за ненадобностью эту кнопку и перенесли функцию категоризации в меню, также для этого действия можно использовать Quick Step. Тем, кто пользуется этой функцией, не стоит переживать, так все категории по-прежнему остаются в списке.
Наш анализ показал, что многие пользователи предпочитают отмечать непрочитанными сообщения, которые имеют для них особую важность, чтобы потом опять к ним вернуться. Поэтому MS Outlook-2013 имеет возможность менять статус писем в папке с входящими.
Интерфейс для сенсорных дисплеев
Следует отметить, что в версии для аппаратов с сенсорным дисплеем, например, для планшетов, вы не увидите кнопки для быстрого удаления, для отметки или изменения статуса письма в самом списке сообщений. Дело в том, что то, как люди работают с обычными компьютерами с мышкой и с сенсорными экранами с помощью пальцев, имеет существенные отличия. Следовательно, это должно отражаться на интерфейсе нашей программы.
Функция Quick Response
Одной из новых функций Outlook 2013, которая нашла позитивный отклик среди пользователей, является Quick Response, то есть функция быстрого ответа на письма. Смысл в том, что можно отвечать на входящие, не покидая папки, а прямо по мере работы с письмами. Это значительно облегчает вашу работу с почтой, так как теперь не нужно открывать новое окно, чтобы ответить на письмо, а также чтобы отредактировать сам текст письма или прикрепить документ.
Черновики
Основываясь на отзывах и пожеланиях пользователей, мы добавили дополнительную кнопку «черновики» к Quick Response, чтобы вы всегда могли отслеживать, на какие письма вы начали отвечать, но не закончили само письмо. Когда вы начинаете отвечать на письмо, появляется индикатор , то есть «черновик», он исчезает, когда вы либо отправляете ответ, либо удаляете письмо. Этот индикатор показывает, что вам все еще нужно закончить работу над письмом. Достаточно удобно: вы и не забудете ответить на письма, на которые хотели, а также не нужно лишний раз проверять папку с черновиками или все открытые окна, чтобы найти незавершенные письма. Когда вы кликаете на разговор, который содержит данный индикатор, программа автоматически возвращает вас к письму, которое вы не дописали.
Календарь
Многие из нас пользуются календарем, чтобы планировать встречи и совещания. Также набрали популярность напоминания, с помощью которых вы не упустите из виду даже мелочи.
Изучив то, как пользователи работают с календарями, мы пришли к выводу, что очень часто необходимо не только понимать, какие встречи и мероприятия назначены на сегодня, но и видеть свои задачи в перспективе на неделю и даже на месяц. Для этого превосходно подходит Month View, с помощью которого можно планировать задачи на будущее и ставить себе необходимые напоминания. Просто кликните на день в календаре и создайте запись.
Приятной работы с новым MS Outlook-2013 !
Microsoft Outlook 2013/2010/2007. Планирование деятельности и документооборот
Производитель : Специалист
Курс научит эффективно использовать рабочее время, сократить ежедневную рутинную работу, автоматизировать и ускорить обмен информацией.
Организация собраний, работа с входящей и исходящей документацией больше не будут для Вас утомительной работой.
Цель курса :
Подготовка опытных пользователей с четким практическим пониманием того, как можно более эффективно использовать электронную почту, управлять своим временем, решать задачи и обрабатывать входящую информацию с использованием Microsoft Outlook.
По окончании курса Вы будете уметь :
- профессионально работать с электронной почтой, минимизировать время на создание сообщений путем использования подписей и шаблонов Outlook
- работать с вложениями, использовать возможности голосования по электронной почте, контролировать доставку и прочтение сообщений, устанавливать оповещения и отметки
- работать с большим потоком входящей корреспонденции: использовать правила для сообщений и папки поиска
- эффективно планировать свою деятельность, используя календарь, список задач, заметки, записи в дневнике
- планировать и контролировать работу коллектива, владея процедурами назначения задач и приглашений на собрания
- работать со списком контактных лиц, создавать, пополнять и использовать адресные книги
- эффективно обрабатывать большие объемы информации, используя средства поиска, сортировки, группировки, назначения категорий
- сохранять базу данных Outlook, выполнять архивацию данных, синхронизацию с мобильными устройствами
- осуществлять импорт данных из других программ в Microsoft Outlook
- использовать Outlook совместно с Microsoft Exchange Server, настраивать учетные записи для работы с электронной почтой Интернет
- знать отличия Outlook 2010/2007 от ранних версий, преимущества и недостатки различных версий, уметь без потерь переходить с одной версии программы на другую
SpoilerTarget">Спойлер: Программа курса
Центр компьютерного обучения «Специалист» при МГТУ им.Н.Э.Баумана.
Программа курса Microsoft Outlook 2013/2010/2007. Планирование деятельности и документооборот
Тема Ак. часовМодуль 1. Обновленный интерфейс. Использование электронной почты для эффективного обмена информацией. Организация входящей информации.
4
- Первый запуск Microsoft Outlook 2013/2010/2007.
- Элементы окна программы. Новая область папок Outlook 2013. Работа с областью папок. Обзор основных отличий от ранних версий Outlook.
- Настройка папки по умолчанию при запуске Outlook
- Новая возможность Outlook 2013 – измените порядок отображения папок
- Новый элемент интерфейса Outlook 2013 - Панель навигации
- Изменение содержимого панели навигации
- Использование электронной почты для эффективного обмена информацией
- Создание сообщения, ответ, пересылка, использование копии и скрытой копии сообщения, изменение формата сообщений
- Новая функция Outlook 2013 - Использование команд в списках сообщений
- Параметры отслеживания сообщений и голосования по электронной почте
- Статистика опросов по электронной почте
- планирование времени отправки сообщений
- настройка переадресации ответов
- Установка срока действия сообщения
- Получение уведомлений о доставке и прочтении сообщений
- Новая возможность Outlook 2013 – быстрые действия с помощью команд в списках сообщений.
- Быстрые ответы с помощью встроенных ответов.
- Отметка сообщений к исполнению. Настройка напоминаний
- Работа с прикрепленными файлами
- Создание подписей
- Создание визитных карточек
- Добавление электронной визитной карточки в подпись сообщений
- Создание и использование шаблонов сообщений
- Работа с адресными книгами. Добавление контактов в адресную книгу. Создание списков рассылки
- Организация входящей информации.
- Быстрые действия - автоматизируйте работу.
- Условное форматирование. Умейте выделить главное
- Использование области «Избранные папки»
- Управление сообщениями электронной почты с помощью правил, работа с Мастером правил
- Папки поиска. Использование. Создание пользовательских папок поиска
- Фильтр нежелательной почты
Модуль 2. Организация рационального планирования как фактор экономии времени. Персональная деятельность в Календаре. Технология постановки задач как инструмент управления временем. Использование дневника, заметок.4
- Outlook как оптимальное решение в практическом планировании. Использование календаря
- Обновленный интерфейс
- Новый элемент интерфейса Outlook 2013 - панель прогноза погоды
- Работа с панелью прогноза погоды
- Настройка параметров календаря
- изменение масштаба временной шкалы, изменение параметров рабочей недели
- добавление, удаление и изменение часовых поясов
- Новая возможность Outlook 2013 – быстрый обзор календарных планов
- Создание разовых и повторяющихся встреч и событий. Установка оповещений
- Создание и работа с несколькими календарями
- Планирование собраний
- Процедура планирования собрания, приглашение участников
- Ответ на приглашение. Анализ ответов на приглашение
- Изменение информации о собрании после отправки приглашений, отмена собрания
- Работа с задачами
- Создание разовой и повторяющейся задачи. Отображение задач в календаре
- Обновление задачи, выполнение задачи
- Назначение задач
- Понятие назначения задачи и владения задачей
- Прием и отклонение задачи, переадресация поручения
- Контроль выполнения задач
- Рассылка отчета о состоянии задачи
- Настройте личную систему планирования. Успевайте выполнить главное
- Использование категорий для эффективного планирования. Организация встреч, задач в проекты.
- Создание пользовательских категорий.
- Жесткие и гибкие задачи, сортировка.
- Систематизация планирования с помощью пользовательских полей.
- Выбор и изменение представлений. Создание пользовательских представлений.
- Использование дневника
- Создание записей в дневнике
- Материализуйте мысли и идеи. Использование заметок
- Создание и редактирование заметок
- Пересылка заметок по электронной почте
Модуль 3. Работа с большими объемами информации. Преимущества использования Outlook 2013/2010/2007 совместно с Microsoft Exchange Server. Контакты, адресная книга Outlook.4
- Создание подпапок, перемещение элементов между папками, функция автосоздания элементов
- Назначение категорий, работа с главным списком категорий
- Практическое применение категорий: организация задач в проекты, личные и деловые контакты
- Сортировка, группировка, фильтрация
- Расширенный поиск элементов. Правила поиска. Эффективный поиск элементов.
- Настройка панелей инструментов и панели Outlook 2013/2010/2007
- Использование и настройка страницы "Outlook сегодня".
- Печать различных элементов, настройка параметров печати
- Преимущества использования Outlook 2013/2010/2007 совместно с Microsoft Exchange Server
- Использование “Заместителя” Автоответ на сообщения электронной почты
- Установка параметров отправки сообщений. Использование глобального списка адресов
- Совместное использование расписания, списка контактов, списка задач с помощью общих папок
- Настройка разрешений для общих папок
- Предоставление общего доступа к календарю Outlook 2013/2010/2007
- Открытие папок других пользователей
- Использование контактов. Новое представление Outlook 2013/2010 “Люди”
- Новая функция Outlook 2013 - Просматривайте сразу все данные о контакте
- Создание контакта. Заполнение стандартных полей. Использование информации о контакте. Создание пользовательских полей.
- Создание визитной карточки
- Пересылка контактов по электронной почте
- Использование папки «Контакты» в качестве адресной книги
Модуль 4. Резервное копирование информации. Импорт - экспорт данных. Электронная почта Интернет. Настройка учётных записей. Переход на Outlook 2013/2010/2007 с ранних версий4
- Принципы хранения информации в Outlook 2013/2010/2007. Резервное копирование и перенос базы данных Outlook на другой компьютер
- Импорт – экспорт данных Outlook в другие программы пакета Microsoft Office
- Архивация информации в Outlook 2013/2010/2007
- Синхронизация Outlook с мобильными устройствами IPad, IPhone, Android, Windows Phone
- Возможности электронной почты Интернет. Общие принципы регистрации бесплатного адреса E-mail
- Понятие «Web – почта». Отличия от использования почтового клиента
- Настройка учетной записи Outlook 2013/2010/2007 для работы с электронной почтой Интернет
- Обзор отличий Outlook 2013/2010/2007 от предыдущих версий. Переход на Outlook 2013/2010/2007 с ранних версий
- Тестирование на сайте specialist.ru
Аудиторная нагрузка в классе с преподавателем 16 +8
бесплатно
Общая учебная нагрузка, включая консультации и самостоятельные занятия 72
