Заметьте:
Союз that в таких предложениях может быть опущен.
Если же в главном предложении глагол-сказуемое стоит в одном из прошедших времен, то в дополнительном придаточном предложении происходит сдвиг времен, т. е. согласование времен, которое заключается в следующем.
- 1. Если действие глагола придаточного предложения относится к настоящему времени, т. е. выражает одновременность действия с глаголом-сказуемым главного предложения, то глагол придаточного предложения употребляется в Simple Past/ Past Indefinite или Past Continuous (в зависимости от того, какое действие имеет место: действие-факт, действие-констатация факта - употребляется Simple Past, действие в развитии - Past Continuous).
Не said
(that) he worked
(was working
) in Minsk.
Он сказал, что работает
в Минске.
[Работает относится к настоящему времени, т. е. к тому времени, когда он говорил. Сдвиг времен, т. е. согласование времен, заключается в том, что глагол, который относится к настоящему времени (работает ), выражается через Simple Past или Past Continuous - (worked или was working).]
Заметьте:
- 1. Модальный глагол must в значении приказания в придаточном предложении остается без изменения, в значении же необходимости используется оборот have to в прошедшем времени - had to.
Не said
that I must
study English well. Он сказал, что я должен
хорошо учить английский язык.
Не said
that I had
to see the doctor. Он сказал, что я должен
(мне необходимо) сходить к врачу.
2. Модальный глагол can подчиняется правилам согласования времен, так как имеет форму прошедшего времени could.
I knew
that he could speak
English well. Я знал, что он может хорошо говорить по-английски.
I didn’t know that he could play chess. Я не знал, что он умеет играть в шахматы.
- 2. Если действие глагола придаточного предложения относится к прошедшему времени, т. е. предшествует действию, выраженному глаголом-сказуемым главного предложения, то глагол-сказуемое придаточного предложения употребляется в Past Perfect или Past Perfect Continuous .
He said
(that) he had worked
in Minsk.
Он сказал
, что работал
в Минске.
(Работал относится к прошедшему времени и предшествует тому времени, когда он сказал. Он мог сказать, например, вчера, а работал в Минске в прошлом году. Поэтому глагол работал является действием, которое предшествует
действию основного глагола (said - сказал), и выражается через Past Perfect - had worked - согласно правилу согласования времен).
Не said
(that) he had been working
in Minsk for 10 years.
Он сказал, что (он) работал в Минске уже в течение десяти лет (предшествующее действие в процессе).
- 3. Если действие, выражаемое глаголом придаточного предложения, относится к будущему времени, то этот глагол употребляется в одной из форм Future-in-the-Past (будущего в прошедшем).
Не said
(that) he would work
in Minsk.
Он сказал, что (он) будет paботать
в Минске.
(Будет работать - действие, которое относится к будущему времени по отношению к глаголу-сказуемому главного предложения - сказал. Он мог сказать вчера, а будет работать в Минске в следующем году. Согласно правилу согласования времен употребляется Future-in-the-past.)
Не said (that) he would be offered this job.
Он сказал, что ему предложат эту работу.
- 4. Если дополнительное придаточное предложение является сложным предложением, то все глаголы, входящие в него, подчиняются правилу согласования времен.
I thought
(that) she knew
(that) he had graduated
from the college.
Я думал, что она знает, что он закончил институт.
- 5. Если в дополнительном придаточном предложении передается ряд последовательных действий в прошедшем времени, то первое действие выражается через Past Perfect, остальные - через Past Indefinite.
Не told me that in July he had written an application, then he passed his entrance exams and he was admitted to the college on the 1st of August.
Он сказал мне, что в июле он написал заявление, затем сдал вступительные экзамены и 1-го августа (он) был принят в институт.
Таблица согласования времен в английском языке:
Сказуемое главного предложения выражено |
Сказуемое придаточного предложения выражено |
Перевод сказуемого придаточного предложения |
|
|---|---|---|---|
| Simple Past (Past Indefinite) |
Past Indefinite Past Continuous (одновременность) |
перевод выражается | настоящим временем |
| Past Perfect (предшествование) |
перевод выражается | прошедшим временем | |
| Future in the Past (будущее) |
перевод выражается | будущим временем |
Эта таблица поможет вам переводить предложения с русского языка на английский и с английского на русский.
- Допустим, нам необходимо перевести на английский язык предложение Он сказал, что получил письмо. Смотрим: сказуемое главного предложения в прошедшем времени (= Simple Past), сказуемое придаточного предложения тоже выражает действие в прошедшем времени, которое совершилось раньше действия, выраженного в главном предложении. Значит, смотрим в таблице колонку с обозначением (предшествование) = Past Perfect. Переводим: Не said (that) he…, затем употребляем глагол получать - to receive в Past Perfect: had received и заканчиваем предложение: had received a letter. Bee предложение: He said (that) he had received a letter.
- Допустим, нам необходимо перевести на русский язык предложение She said that she had written a letter. Определяем, что в главном предложении глагол-сказуемое стоит в Past Indefinite, следовательно, в придаточном предложении соблюдено правило согласования времен: глагол had written стоит в Past Perfect. Смотрим на таблицу: стрелка указывает на «прошедшее время». Переводим: Она сказала, что написала письмо.
Вряд ли ты хочешь быть старым и немощным. Но Старость это не морщины. Это в первую очередь замедление процессов восстановления. Это как с червивым яблоком. Если гниль видна снаружи, то внутри она появилась уже давно. На младенцах все заживает быстро. Но с 15 лет эти процессы замедляются. А значит, по сути, старение начинается в районе […]
Я пробежал уже 5 марафонов. Лучший результат 3 часа 12 минут. Чтобы так пробежать я бегал по 70 км в неделю на протяжении 3 месяцев. Так что мне пришлось искать способы быстрого восстановления. Ведь тренировался я 5 раз в неделю. А с больными мышцами провести эффективную тренировку невозможно. Так что сейчас я расскажу про способы, […]
Твоё тело состоит из множества органов и рецепторов. Но пользоваться ими нигде не учат. Тебя учат читать и писать. Но как и почему работает твое тело – эту науку в школе не изучают. Что же – давай исправим это. Научись использовать своё тело так как это задумано природой. И тогда оно станет более здоровым, а […]
Многие недооценивают важность сна. А зря. Вот печальная статистика из документального фильма Неспящие в Америке. То есть многие твои проблемы в жизни могут решиться если ты начнешь просто высыпаться. И это во многом зависит от того как быстро ты можешь уснуть. Если у тебя бессонница и проблема с засыпанием, то и сон будет плохим. Поэтому […]
Чем больше ты болеешь, тем проще заболеть опять. Потому что телу приходится быстрее тратить свои жизненные силы на восстановление. А значит болея, ты живешь год за три. Так что чем меньше болезней, тем дольше ты сохранишь молодость и красоту и тем позже начнешь стареть. Эти 10 секретов от всегда здоровых людей помогут тебе в этом. […]
Твой успех в любом деле на 100 % зависит от твоего текущего состояния. Если энергии в теле мало, его атаковали лень и сонливость, то больших успехов в данный момент времени не достичь. Лучше потратить 20 минут на приведение себя в чувство и уже заряженным энергией выходить на бой с проблемой. Так что выбирай любой из […]
Твой внешний вид может все испортить. Или наоборот добавить тебе дополнительных очков при приеме на работу или еще где. Но что делать, если тебе нужно похорошеть за неделю. Ведь даже если ты начнешь правильно питаться, бросишь курить и начнешь заниматься спортом, то за такое короткое время большого эффекта не достичь. Поэтому используй эти рекомендации. Они […]
Если тебе знакомы эти переживания, это видео для тебя. Без жизненной энергии ты будешь мало успевать. А без действий достичь успеха невозможно. Так что убери эти причины нехватки энергии из своей жизни. Ты мало отдаешь энергии Чем больше ты двигаешься физически, тем больше у тебя энергии. Чем чаще сидишь на месте, тем меньше бодрости. Физическая […]
Ошибка большинства работодателей заключается в том, что они путают два понятия — «суммированный учет» и «режим рабочего времени». Хотя суммированный учет — это не режим рабочего времени, а способ ведения учета рабочего времени, способ выполнения требования, содержащегося в («Понятие рабочего времени. Нормальная продолжительность рабочего времени») о том, что работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.
Понятие режима рабочего времени определяется в , где особенно следует обратить внимание на норму, которая звучит в императивном порядке: «режим рабочего времени должен предусматривать…». Далее перечисляется все то, что должно быть прописано у работодателя в Правилах внутреннего трудового распорядка или, если режим рабочего времени для работника отличается от установленных правил (например, это совместитель или работник, с которым договорились о неполном рабочем времени), в трудовом договоре:
- продолжительность рабочей недели (пятидневная с двумя выходными днями, шестидневная с одним выходным днем, рабочая неделя с предоставлением выходных дней по скользящему графику, неполная рабочая неделя);
- работа с ненормированным рабочим днем для отдельных категорий работников;
- продолжительность ежедневной работы (смены), в том числе неполного рабочего дня (смены);
- время начала и окончания работы;
- время перерывов в работе;
- число смен в сутки;
- чередование рабочих и нерабочих дней, которые устанавливаются правилами внутреннего трудового распорядка, трудовым договором.
Гибкий режим рабочего времени
Гибкий режим рабочего времени — это единственный режим рабочего времени, который позволяет уйти от прописывания продолжительности ежедневной работы и времени начала и окончания рабочего дня. Согласно при работе в режиме гибкого рабочего времени начало, окончание или общая продолжительность рабочего дня (смены) определяется по соглашению сторон. Работодатель обеспечивает отработку работником суммарного количества рабочих часов в течение соответствующих учетных периодов (рабочего дня, недели, месяца и других).
Чередование выходных дней и рабочих дней, продолжительность недели будут определяться в Правилах трудового распорядка. Изменять график в одностороннем порядке в данном случае нельзя. Для изменения графика нужно либо спрашивать согласия работника, либо обосновывать это изменениями организационных или технологических условий труда.
Уточнения по гибкому режиму рабочего времени дает («Об утверждении Рекомендаций по применению режимов гибкого рабочего времени на предприятиях, в учреждениях и организациях отраслей народного хозяйства»): «Режим ГРВ — это форма организации рабочего времени, при которой для отдельных работников или коллективов подразделений предприятия допускается (в определенных пределах) саморегулирование начала, окончания и общей продолжительности рабочего дня. При этом требуется полная отработка установленного законом суммарного количества рабочих часов в течение принятого учетного периода (рабочего дня, недели, месяца и др.)».
Несмотря на то, что в Трудовом кодексе ни слова не сказано о том, что при гибком графике рабочего времени нужно обязательно вести суммированный учет, само по себе понятие гибкого графика рабочего времени предполагает введение работодателем суммированного учета рабочего времени, так как он не сможет обеспечить отработку нормы за определенный день и будет устанавливать учетный период — неделю, месяц или др.
Сменная работа
В ситуации с суммированным учетом рабочего времени нередко путают такие понятия, как «сменный режим работы» и «рабочая неделя с предоставлением выходных дней по скользящему графику». Стоит иметь в виду, что это два разных режима рабочего времени.
Ст. 103 ТК РФ определяет сменную работу как работу в две, три или четыре смены, которая «вводится в тех случаях, когда длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность ежедневной работы, а также в целях более эффективного использования оборудования, увеличения объема выпускаемой продукции или оказываемых услуг».
Самое главное условие при сменной работе — это сменяемость работников (одна смена / бригада сменяет другую). При сменном режиме работодатель обязан знакомить работника с графиком смены не позднее чем за один месяц до его введения в действие. Работа в течение двух смен подряд запрещается.
Суммированный учет: основные правила
Нестандартный режим рабочего времени, гибкий режим рабочего времени, скользящее предоставление выходных дней, сменный режим предполагают ведение суммированного учета рабочего времени.
Основной документ, на который необходимо в данном случае опираться, - . Она дает ответ на вопрос - в каких случаях допускается введение суммированного учета? Когда не может быть соблюдена установленная для данной категории работников (включая работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда) ежедневная или еженедельная продолжительность.
Смысл суммированного учета рабочего времени заключается в том, чтобы выбрать некий учетный период, чтобы по итогам этого учетного периода продолжительность рабочего времени не превышала нормального числа рабочих часов.
Для учета рабочего времени работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, Трудовой кодекс устанавливает учетный период три месяца, однако есть оговорка: у работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, в силу особенностей технологического процесса или по сезонным причинам можно увеличить такой учетный период на период больше трех месяцев, но при наличии отраслевого соглашения и коллективного договора и не более чем до одного года.
Нормальное число рабочих часов за учетный период определяется исходя из установленной для данной категории работников еженедельной продолжительности рабочего времени. Для работников, работающих неполный рабочий день (смену) и (или) неполную рабочую неделю, нормальное число рабочих часов за учетный период соответственно уменьшается.
Какая продолжительность рабочего времени будет у сотрудника, работающего по графику «сутки через трое»? В данном случае нужно исходить из общепринятой нормы: нормальная продолжительность рабочего времени не превышает 40 часов в неделю. Работодатель установливает некий учетный период, внутри которого эти часы распределяются как угодно, главное — по итогам учетного периода выйти на норму по часам. При этом, если работодатель берет не общепринятую продолжительность рабочего времени — 40 часов в неделю, а, например, 39-часовую рабочую неделю, то ему придется создавать свой производственный календарь.
В озвучены правила, по которым определяется норма рабочего времени: «продолжительность рабочей недели (40, 39, 36, 30, 24 и т.д. часов) делится на 5, умножается на количество рабочих дней по календарю пятидневной рабочей недели конкретного месяца и из полученного количества часов вычитается количество часов в данном месяце, на которое производится сокращение рабочего времени накануне нерабочих праздничных дней».
Судебная практика показывает, что суть суммированного учета рабочего времени заключается в корректировке продолжительности отработанного времени внутри учетного периода (месяца, квартала или года), если оно отклоняется от установленной нормы, то есть переработка в одни дни компенсируется недоработкой в другие (Постановление ФАС Центрального округа от 03.07.2006 по делу N А62-5389/2005).
Суммированный учет рабочего времени, согласно ст. 104 ТК РФ, ведется в соответствии с установленными Правилами внутреннего трудового распорядка.
Таким образом, для введения суммированного учета необходимо следовать определенному алгоритму:
- определить продолжительность учетного периода;
- определить норму часов за учетный период исходя из установленной для данной категории работников еженедельной продолжительности рабочего времени;
- составить график;
- установить порядок определения сверхурочных часов;
- установить порядок оплаты сверхурочной работы и работы в выходные/нерабочие праздничные дни.
Суммированный учет: оплата сверхурочной работы
Евгения Конюхова, ведущий эксперт-консультант по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству, объясняет в видеосюжете, как оплачивается сверхурочная работа.
Суммированный учет: оплата праздничных или выходных
Если рабочий день работника попадает на нерабочий праздничный день, то в табеле рабочего времени проставляется код «РВ», несмотря на то, что этот рабочий день предусмотрен графиком работника. В этом случае на работника также распространяется положение об оплате работы в повышенном размере.
Если работник привлекался к работе в свой выходной или в нерабочий праздничный день сверх месячной установленной ему нормы или сверх нормы в соответствии с учетным периодом, тогда такая работа будет подлежать оплате согласно . Также работник может взять другой день отдыха.
Если внутри учетного периода работодатель уже оплатил нерабочие праздничные дни, то по окончании учетного периода ему не нужно оплачивать их как сверхурочную работу. В дается разъяснение по этому случаю: «Поскольку правовая природа сверхурочной работы и работы в выходные и нерабочие праздничные дни едина, оплата в повышенном размере одновременно как на основании статьи 152 ТК РФ, так и ст. 153 ТК РФ будет являться необоснованной и чрезмерной».
Существует множество определений тайм-менеджмента. Каждый автор, который пытается раскрыть указанную тему, привносит что-то новое в определение указанного понятия. Однако смысловая нагрузка указанного понятия все же остается одинаковой. «Тайм-менеджмент»» как процесс, направленный на осознанное и ответственное использование своего времени (делового, личного и др.), позволяющий ставить осмысленные цели и достигать их за минимальные промежутки времени.
Тайм-менеджмент можно определить как планирование, организацию распределения и контроль за использованием рабочего времени в организации и собственного времени руководителя с целью повышения эффективности работы отдельных подразделений и организации в целом.
В силу того, что рыночная экономика стала развиваться в России не так давно, а, также учитывая менталитет русских людей в России, тайм-менеджмент имеет свои особенности. Планы приходится постоянно пересматривать, цели, стоящие перед менеджером не всегда ясны и последовательны. Множественность целей в сочетании с существованием разных групп и интересов часто приводит к противоречиям. Невозможность постановки ясных и непротиворечивых целей приводит к нарушению на самой первой ступени самоменеджмента. Следовательно, затрудняются процессы планирования и принятия решений (возникают неожиданные задачи, невозможно однозначно расставить приоритеты).
В нашей стране велик удельный вес затрат времени на выполнение рутинной работы в бюджете времени руководителей. Это говорит о проблемах с делегированием у российских менеджеров. Многие из них не делегируют рутинную работу либо из-за того, что подчиненные и так загружены работой, либо из-за того, что считают, что сами выполнят эту работу лучше. В результате руководителю не хватает времени на действительно важные, перспективные задачи. Еще одна особенность в использовании рабочего времени заключается в том, что в российских компаниях более распространены дружеские отношения между коллегами. Многие предпочитают начинать рабочий день с неформального общения с коллегами, а не с важнейших дел; обсуждение условий контракта может плавно перейти в дружескую беседу. В Росси сложился образ руководителя, как человека, у которого постоянно нет времени, и чем больше ему недостает времени, тем значительнее он кажется. Некоторые руководители с восторгом заявляют, что они работают по 12-13 часов в сутки, выражая этим преданность своему делу. Объективно же, это говорит лишь о том, что человек не может расставить приоритеты и правильно организовать свое время. В основном то, насколько эффективно руководитель распоряжается своим временем, зависит от его личности, от того, хочет ли он упорядочить свою деятельность, последовательно внедряя в работу правила и принципы самоменеджмента, т.к. для этого не требуется никаких сверхъестественных усилий ни для русского руководителя, ни для человека любой другой страны.
«Тайм-менеджмент» включает в себя следующие элементы:
1. Постановка целей: умение выделять из многого - самое важное, навык превращения проблем в реалистичные рабочие задачи с соподчинением второстепенных целей - главной, использование ответственных формулировок, создание адекватной мотивации и постановки четких критериев достижения цели.
2. Нацеленность на результат: «Кто хочет добиться, ищет возможности, кто не хочет - рассказывает об обстоятельствах». В нацеленность на результат входит разумная гибкость, позволяющая подстраиваться под изменения ситуации, выдерживая, тем не менее, курс на поставленные задачи, житейская сообразительность, позволяющая преодолевать разнообразные помехи и адекватно использовать для продуктивной деятельности даже маленькие отрезки рабочего времени, и умение бороться с традиционными поглотителями рабочего времени.
3. Способы и техники хронометража - знание основных приемов эффективного учета собственного рабочего времени: подбор оптимальной подробности хронометража, удобная форма записи, умение снимать протест против самоконтроля, оптимальная частота анализа и схемы анализа собственного рабочего времени.
4. Способы и техники планирования - умение ставить приоритеты, понимание принципа Парето и знакомство с системой постановки жизненных целей Б.Франклина, метод Альпы, матрица Эйзенхауэра и АВС анализ, знание правил составления списка дел, использование мелкого и среднего времени.
5. Техники самоорганизации в работе - тактика использования внешней поддержки и негативной стимуляции, организация окружения: «напоминалки», штрафы и положительное подкрепление, способы формирования позитивного эмоционального настроя.
6. Работа с информацией - навык адресного поиска, умение работать с текстом, выделяя главные тезисы от второстепенной информации, знание особенностей поисковых систем в Интернете, представление информации в виде, приемлемом для заказчика.
7. Организация рабочего места - пространственная организация рабочего места, оперативная работа с бумагами, способы удобного хранения корреспонденции, ликвидация помех в работе.
8. Работа с органайзером - знание особенностей бумажных и электронных органайзеров, выбор оптимальной модели, правила ведения записей в органайзере, освоение работы с органайзером.
9. Распределение времени и обязанностей: умение говорить «Нет», ощущение права давать задания и обращаться за помощью, забота о своевременном отдыхе, бережность в использовании чужого времени и понимание уместности делегирования, способность договариваться с сотрудниками и вышестоящими.
10. Умение организовывать людей и ситуации: понимание уместности формального и «человеческого» подхода, привычка разбираться прежде чем реагировать, тактика использования просьб и требований, умение играть на интересах и встраивать собственные задачи в цели других людей.
11. Эффективное руководство: умение налаживать контакт с сотрудниками, использование индивидуального подхода, навык позитивного подхода, адресность и продуманность поручений, умение ставить конкретные и посильные задачи, требовательность к исполнительской дисциплине, использование образцов и другие способы фонового обучения сотрудников.
12. Организация совещаний и работы групп - навык постановки четкой цели собрании и формулировки повестки дня, знание типовых препятствий в эффективной организации совещаний и умение их преодолевать, умение работать с личными амбициями участников.
Многие исследователи, которые занимаются изучением проблем организации рабочего времени, выделяют следующие причины дефицита рабочего времени:
1. Постоянная спешка. В состоянии постоянной спешки руководитель не успевает сосредотачиваться на той задаче, которую он выполняет в данный момент. Он идет по тому пути, который первым пришёл на ум, вместо того, чтобы подумать о других, возможно более рациональных способах решения данной задачи.
2. Отсутствие четкого распределения работ по степени их важности. При этом руководитель начинает заниматься наиболее легкими и приятными, не столь важными делами. В результате у него не хватает времени на решение ключевых, перспективных задач.
3. Постоянные доработки дома. Труд управляющего относится в определенной мере к интеллектуальной деятельности, поэтому трудно разделить умственные процессы, связанные с этой деятельностью на осуществляемые в рабочее и свободное время. Это приводит к проникновению рабочего времени в свободное. При этом работник не успевает отдыхать, что сказывается на его работоспособности и здоровье.
4. Большой поток рутинных дел, часто срочных, работа над которыми занимает много времени.
5. "Воры времени" - непредвиденные и обусловленные недостаточным планированием дела. Наиболее крупные воры времени - это телефонные звонки, незваные посетители, дела, за которые руководитель берется потому, что не может отказать в просьбе.
6. Суетливость. Это результат плохой организованности дня, а также иногда зависит от импульсивности и особенностей человека.
7. Слабая мотивация труда. Следствием является низкая производительность, что порождает хроническую нехватку времени.
Анализ использования времени поможет выявить временные потери, показать сильные и слабые стороны практикуемого рабочего стиля. Такой анализ просто необходим, если не известно на что вообще расходуется время, не известно сколько времени требует выполнение тех или иных дел, не известно, какие факторы стимулируют или ограничивают работоспособность. Чтобы анализировать проблему, нужен достоверный учет времени. Самый эффективный способ учета времени - это ведение записей. Наиболее целесообразно вести записи в процессе работы, т.к. делая это вечером, можно что-то упустить. Степень детализации записей должна быть такой, чтобы можно было судить о важности и необходимости каждого вида работ. Для получения наиболее объективной картины делать записи нужно в течение недели (или дольше, если необходимо). В листке... надо фиксировать не только внешние помехи, но и случаи, когда инициатором нарушения хода трудового дня был сам руководитель. Сильные стороны использования рабочего времени нужно выделить и применять в повседневной работе. Для слабых же сторон нужно выработать стратегию по преодолению их. Прежде всего, каждую работу нужно проанализировать с помощью следующих вопросов:
Была ли работа необходима? (если более 10 % рабочего времени было потрачено не на необходимую работу, это говорит о проблемах с делегированием и определением приоритетов);
Были ли оправданы затраты времени? (если более 10% рабочего времени составляли дела, затраты времени на которые не оправданы, нужно проанализировать причины, по которым расход времени был слишком велик и постараться учитывать их в будущей работе);
Было ли целесообразно выполнение работы? (если более 10% рабочего времени пошло на задачи, выполнение которых было нецелесообразно, значит нужно уделить внимание планированию, организации, самореализации);
Был ли сознательно определен временной интервал для выполнения работы? (если более 10% рабочего времени было потрачено на задачи, временной интервал выполнения которых определялся спонтанно, значит, существуют проблемы с планированием рабочего времени).
Чем подвижнее и изменчивее внешняя среда, тем больше необходимость планирования как средства разработки определенной линии поведения в этой среде. Американскими исследователями установлена высокая положительная корреляция между планированием и успехом в жизнедеятельности человека. И действительно, человек, четко представляющий, что и когда ему необходимо сделать, имеет очевидные преимущества перед тем, кто вынужден беспорядочно переходить от одного вопроса к другому, не замечая, что львиная доля времени тратится на решение второстепенных задач, которые можно было бы перепоручить подчиненным.
Планирование осуществляется поэтапно, сначала на продолжительный период времени (несколько лет), затем этот период разбивается на более мелкие временные промежутки. Чем меньше отрезок времени, тем более детальным должен быть план. После того как составлен план на несколько ближайших лет, составляется план на год, а затем квартальный план, который служит инструментом контроля за годовым бюджетом. На основе показателей квартального плана составляется план на месяц и подекадные планы, включающие конкретные количественные показатели, которых необходимо достичь за предстоящий период. Последним этапом в планировании рабочего времени является дневной план, который представляет собой наиболее важную ступень планирования. Он представляет собой список конкретных заданий, которые необходимо выполнить в течение дня, а также предполагает разбивку дел на группы по их значимости и выделение задач, исполнение которых необходимо делегировать.
Принципы и правила планирования своего рабочего времени:
1. Соотношение (60:40).
Опыт показывает, что лучше всего составлять план лишь на определенную часть рабочего времени (на 60%).
События, которые трудно предусмотреть, отвлекающие моменты ("поглотители" времени) не могут быть запланированы целиком без остатка.
2. Сведение задач воедино - план действий.
Чтобы составить хороший план расхода времени, важно всегда иметь представление о предстоящих делах. Целесообразно разделить их на долго-, средне- и краткосрочные задачи, установить их приоритетность и действовать в соответствии с нею.
3. Регулярность - системность - последовательность. Над планами времени нужно работать регулярно и системно, последовательно доводя до конца начатое дело.
4. Реалистичное планирование. Т.е. планировать нужно только такой объем задач, с которым руководитель реально может справиться.
5. Восполнение потерь времени. Восполнять потери времени лучше по возможности сразу, например лучше один раз дольше поработать вечером, чем в течение следующего целого дня нагонять утраченное накануне.
6. Фиксация результатов вместо действий.
Фиксировать в планах нужно результаты или цели, а не просто какие-либо действия, чтобы усилия были изначально направлены непосредственно на достижение цели. Это поможет избежать внеплановой деятельности.
7. Установление временных норм.
Опыт показывает, что на работу, как правило, тратится столько времени, сколько его имеется в распоряжении. Поэтому следует задавать точные временные нормы, предусматривать в плане ровно столько времени на то или иное дело, сколько оно действительно требует.
8. Срок исполнения.
Чтобы избежать промедления и откладывания дел, следует устанавливать точные сроки исполнения для всех видов деятельности.
9. Переработка - перепроверка.
План нужно постоянно перерабатывать и перепроверять с точки зрения того, могут ли те или иные задачи быть выполнены полностью.
10. Согласование временных планов. Чтобы успешнее претворять свои планы в жизнь, руководителю необходимо согласовывать их с планами других людей (секретарши, начальника, подчиненных, коллег).
Постановка цели - важнейший этап в планировании, поскольку ясно сформулированная цель служит концентрации усилий на важных направлениях. Постановка цели требует выразить в виде четких намерений и в точных формулировках наши явные и скрытые потребности, интересы, желания или задачи, а также сориентировать наши действия и поступки на эти цели, и их выполнение.
Постановка цели означает взгляд в будущее. Ориентацию и концентрацию наших сил и активности на том, что должно быть достигнуто. Таким образом, цель описывает конечный результат. Речь идет не о том, что человек делаете, а о том для чего он это делает. Цели представляют собой вызов и побуждают человека к действиям. Без целей отсутствует критерий Оценки, по которому можно было бы измерить трудозатраты. Цели, кроме того, являются еще и масштабом для оценки достигнутого. Даже самый лучший метод работы ничего не стоит, если заранее четко и однозначно не определить то, чего человек хочет добиться.
Цели являются «подстрекателями» действий, мотивами, определяющими человеческую активность. Если какой-либо индивидуум поставил себе цель, то вследствие этого возникает такое состояние напряжения, которое действует как движущая сила и которое исчезает лишь тогда, когда цель достигнута.
Чтобы поставить цели, надо думать о будущем. Традиционное мышление в рамках частных задач чревато тем, что человек может потеряться в мелочах. Мышление в масштабах целей способствует тому, что частности подчиняются целому. Становится ясно, в каком направлении двигаться, и каким должен быть конечный результат.
Постановка целей - перманентный процесс, поскольку цели не задаются раз и навсегда. Они могут изменяться с течением времени, например если в процессе контроля за реализацией выясняется, что прежние представления были в сущности неверными или что запросы оказались завышенными или заниженными.
Постановка целей означает сознательное осуществление своих действий в соответствии с руководящей линией или ориентиром. Фундаментальное значение при этом имеет осознание того, куда человек хочет прийти и куда попасть не хочет (т. е. самоопределение), чтобы не оказаться там, куда его хотят привести другие. Цели служат концентрации сил на действительно ключевых направлениях.
Знать свои цели и последовательно к ним стремиться означает концентрировать свою энергию на действительно важных делах, вместо того чтобы понапрасну тратить свои силы.
Осознание своих целей может означать значительную самомотивацию для работы. Случайные успехи хороши, но редки. Запланированные успехи лучше, поскольку они управляемы и случаются чаще.
Предпосылка планирования - а значит, и успеха - заключается в точном знании того, что, когда, в каких масштабах необходимо достичь. Постановка цели является безусловной предпосылкой планирования, принятия решений и ежедневной работы.
Многие исследователи в области «тайм-менеджмента» выделяют следующие правила постановки целей:
1. Масштабы целей.
Цели в менеджменте определяются периодом планирования. Если составляется план на перспективу, то и цели здесь устанавливаются наиболее общие, стратегические. В них отражаются наиболее важные, глобальные результаты, которых должен достичь человек, чтобы выполнить поставленные перед ним задачи.
При составлении плана на период 3-5 лет цели формулируются более конкретно и многие из них имеют совершенно определенные количественные характеристики. Эти цели могут касаться повышения благосостояния самого человека, например, приобретение квартиры, автомобиля, устройство ребенка в престижное учебное заведение.
Наиболее конкретными являются цели, которых необходимо достичь в пределах выполнения более короткого промежутка времени. В этом случае разрабатываются совершенно определенные задания и устанавливаются показатели, которых необходимо достичь.
С приближением горизонта планирования к конкретному дню рамки целей сужаются. Занимаясь определением целей на тот или иной период, человек одновременно занимается и планированием времени, устанавливая, в какие именно временные промежутки должен быть достигнут каждый конкретный результат.
2. Ясность, конкретность и измеримость целей.
Самый простой способ обеспечить эффективное достижение цели - представить ее так, чтобы она поддавалась количественному измерению. Найти личные жизненные цели и дать им определение означает придать своей жизни направление. Это позволит создать условия для объективной оценки хода работ, а также тех мероприятий, которые предпринимаются человеком для достижения данной цели. Одним из методов конкретизации целей является их письменная регистрация, которая способствует тому, что зачастую фиксируются более или менее смелые представления и желания. Таким образом, человек приучается постоянно заниматься своими целями и уточнять их. В письменном виде цели к тому же визуально запечатлеваются и менее подвержены опасности забвения. Если цели четко определены, то они автоматически приобретают обязательный характер: зафиксированные на бумаге, они побуждают к перманентному анализу, перепроверке и ревизии.
3. Достижимость целей.
Цели, которые руководство ставит перед организацией и ее сотрудниками, должны соответствовать имеющимся в наличии финансовым, производственным и прочим ресурсам. В противном случае организация, слишком высоко поднявшая планку, может оказаться в катастрофическом положении.
4. Взаимно поддерживающие цели.
Цели не должны противоречить друг другу, а напротив, должны друг друга поддерживать, чтобы достижение одной цели не мешало достижению других. Это позволяет эффективнее контролировать процесс выполнения поставленных задачи при возникновении каких-либо проблем быстро найти и устранить причину.
Для того, чтобы добиться успеха необходимо научиться правильно выбирать цели. У каждого человека есть одна основная, важнейшая цель, которая разбивается на множество небольших промежуточных целей низшего уровня, достижение которых обеспечивает достижение цели более высокого уровня и, в конечном счете, высшей цели. Нужно устанавливать ясные согласованные между собой цели, которые могут быть обращены в непосредственные действия, чтобы их можно было непосредственно планировать. Четко определенные, зафиксированные на бумаге цели автоматически приобретают обязательный характер, побуждают к постоянному анализу, перепроверке и ревизии.
Чтобы чего-то добиться и иметь успех, необходимо потратить время и средства. Необходимы определенные методы и тщательная диспозиция, чтобы по возможности хорошо и в приемлемое время достичь поставленной цели:
Каких целей Вы хотите достичь?
Согласуются ли они между собой?
Существуют ли так называемая высшая цель и определенные промежуточные цели на пути к главной?
Знаете ли Вы, что Вы сами можете сделать для этого (сильные стороны) и над чем Вам еще надо работать (слабые стороны)?
Нахождение личных целей может осуществляться посредством следующих четырех ступеней.
(1) Разработка общих представлений о жизненных устремлениях.
(2) Дифференциация во времени жизненных целей.
(3) Разработка путеводных представлений в профессиональной сфере.
(4) Инвентаризация целей.
Существуют правила организации рабочего дня, которые можно разделить на 3 группы:
правила начала дня, основной части дня и конца дня.
Правила начала дня.
1. Начинать день с позитивным настроением. Старайтесь для каждого дня находить какое-нибудь позитивное начало, поскольку тот настрой, с которым вы приступите к решению предстоящих задач, имеет важное значение для достижения успеха. Каждое утро задавайте себе три вопроса:
1. Как этот день может приблизить меня к достижению целей?
2. Что я должен сделать, чтобы получить от него как можно больше радости?
3. Что я могу сегодня сделать для сохранения своего образа жизни (для поддержки своего здоровья)?
Создание положительного настроя не занимает обычно более двух минут. Дайте себе эти две минуты перед началом «стандартной утренней программы».
2. Хорошо позавтракать и без спешки - на работу. Не выспавшись, без завтрака, как можно скорей на работу - такой старт может просто испортить день! Не говорите, что у вас нет времени для неспешного завтрака, ведь это - вопрос установления приоритетов (для того чтобы выспаться и успеть плотно позавтракать, нужно просто раньше ложиться).
3. Начинать работу в одно и то же время. Это элемент самодисциплины, способствующий мобилизации сил.
4. Перепроверять планы дня. Воспользуйтесь методом АБВ-анализа или принципом Эйзенхауэра. Установлено, что десятиминутная подготовка к рабочему дню позволяет экономить до двух часов рабочего времени. Так что выиграйте эти два часа! Кроме того, составляя план рабочего дня, учитывайте следующее правило: планировать нужно не более 60% вашего времени, а 40% - это резервный фонд для неожиданных и неотложных дел.
5. Приступать к делу без раскачки. Следует категорически отказаться от такого «утреннего ритуала», как многоразовые приветствия, пространные обсуждения последних новостей и т. д. (Вспомните о поглотителях времени). Социальные контакты, конечно, нужны, да и вы - не робот. Однако их можно перенести на менее напряженное время, например, обеденное и послеобеденное.
6. Вначале - ключевые задачи. Начинать рабочий день следует с задач группы А, все остальные дела могут подождать. Не стоит в первую очередь просматривать корреспонденцию - во входящей деловой почте речь редко идет о делах, которые имеют высший приоритет и должны быть выполнены немедленно.
7. Согласовывать план дня с секретарем. Секретарь, если он у вас есть, является важнейшим вашим партнером, когда речь идет о создании оптимальных условий для деятельности. Ему вы должны посвятить первое время рабочего дня, даже если это - пара минут. Секретарь должен быть в курсе ваших дел. Согласуйте с ним все сроки, приоритеты и планы дня. Хороший секретарь удваивает эффективность работы своего шефа, а плохой - уменьшает ее наполовину.
Правила планирования середины дня.
1. Подготовьте к работе письменный стол. Уберите со стола все ненужные для решения задач группы А бумаги. На рабочем столе должно находиться одновременно не более шести документов. Это психологически оправданно: во-первых, лишние бумаги поглощают время, а во-вторых, порядок на столе стимулирует порядок в мыслях.
2. Устанавливайте сроки. Иногда задания поручаются и вам, ведь вы тоже чей-то подчиненный. Так вот, сроки, установленные для решения задачи, очень часто принимаются безоговорочно, даже если они плохо укладываются в ваши планы. А надо стараться приспосабливать их к своим интересам и «выторговывать время». Короче говоря, просите вдвое больше времени, чем необходимо для решения данной задачи; это часто получается легче, чем вы думаете. Что же касается поручения дел подчиненным, то советую вам давать им примерно на треть меньше времени, чем, по вашему мнению, необходимо для решения задачи. Если этого хватит, вы сэкономите время, если нет, вы все равно не проиграете.
3. Избегайте действий, вызывающих обратную реакцию. Многие руководители склоняются к тому, чтобы заниматься все новыми и новыми делами, проблемами и идеями, и тем самым вызывают соответствующую реакцию на свои действия, а она может оказать влияние на временной распорядок. Например, очень часто, поучаствовав один раз (из чистого интереса) в каком-либо совещании, руководитель получает дополнительные, не предусмотренные его планом обязанности. Ему могут что-то поручить, включить в состав рабочей группы и т. д. Поэтому лучше всего все действия (письма, телефонные разговоры, согласование сроков и т. д.) перепроверять с точки зрения их необходимости и опасности ответной реакции.
4. Отклоняйте дополнительно возникающие неотложные проблемы. На каждом предприятии, в каждом подразделении возникают разного рода неотложные обстоятельства или непредвиденные ситуации. Следует помнить, что отвлечение на так называемые срочные обстоятельства приводит на время к забвению запланированных важных дел. Стоит ли делать это - решайте в каждом конкретном случае в зависимости от обстоятельств.
