Hur multitasking kan förstöra även den mest framgångsrika verksamheten. Farlig multitasking Erfarenhet av multitasking

Vissa anställda anger i sitt CV som en av de viktiga affärskvaliteter"förmågan att multitaska", och vissa arbetsgivare kallar det samma sak när man skapar ett porträtt av en idealisk kandidat. Men i verkligheten kan att försöka multitaska förstöra din hälsa och förstöra din karriär.

Farlig missuppfattning

Managementgurun Peter Drucker skrev i en av sina artiklar: "Jag har aldrig träffat en ledare som kunde utföra mer än två uppgifter samtidigt och förbli effektiv." Men myten om att du kan multitaska och förbli effektiv på något sätt kvarstår fortfarande. Och även trots försäkringar från forskare som hävdar att multitasking är onaturligt och under inga omständigheter mänsklig hjärna inte kan arbeta med två uppgifter samtidigt, det finns fortfarande de som är redo att argumentera med dem, vilket bevisar motsatsen. "Du tror att du gör flera saker samtidigt, men i verkligheten sätter du uppgifter i en viss ordning och bestämmer vilken du ska göra vid en viss tidpunkt", säger Jordan Grafman, chef för kognitiv neurovetenskap vid National Institute of Neurological Störningar och stroke (NINDS).

David Meyer, chef för Brain Research Laboratory, kognitiva förmågor and Human Activities vid University of Michigan, hävdar att multitasking saktar ner arbetet (med en faktor två eller mer) och ökar risken för fel. Enligt honom stör byte och avbrott vår förmåga att bearbeta information och minskar produktiviteten avsevärt. "Folk kanske tycker annorlunda, men det är en myt", säger han. "Det är omöjligt att övervinna hjärnans medfödda begränsningar."

De som tror att mänskliga förmågor är obegränsade och systematiskt missbrukar sina hjärnor med multitasking, slutar med att betala med sin egen hälsa. Vanan att hoppa från uppgift till uppgift, inte bara på jobbet, utan även utanför det, resulterar i att hjärnan blir överupphetsad. En person tappar koncentrationsförmågan, han börjar få problem med att sova, huvudvärk och andra åkommor. Faktum är att han gradvis förlorar sin arbetsförmåga. Vad är det här för karriär...

Multitasking och multitasking

David Meyer identifierar tre typer av människor som riskerar att falla offer för multitasking. De första är de som livet tvingar att arbeta i en onaturlig rytm. Sådana människor försöker göra flera saker samtidigt (till exempel prata i telefon och titta igenom tidningar), och tror att detta är det enda sättet att vara konkurrenskraftig. Den andra är de som multitaskar utan att inse det. Sådana personer kan till exempel sluta halvvägs skriva en rapport för att kolla sin e-post en gång till. De hoppar från en uppgift till en annan utan att tänka på att detta minskar effektiviteten.

Den tredje typen av människor är de som är stolta över sin "förmåga att multitaska". "Många människor har missuppfattningen att de är bra på det", säger Meyer. "Men problemet är att allas hjärnor är byggda på samma sätt, och det fungerar inte på det sättet." I verkligheten kan ingen effektivt utföra mer än en svår uppgift vid en given tidpunkt."

Även om vetenskapsmän ger övertygande bevis för skadorna av multitasking, har människor det allt svårare att undvika det. Paradoxalt modern teknik Istället för att förenkla våra liv komplicerade de det ännu mer. Institutet för framtiden (IFTF) genomförde en studie som undersökte upplevelserna hos anställda på Fortune 1000-företag. Den fann att varje anställd fick i genomsnitt 178 meddelanden per dag och avbröts minst tre gånger på en timme. Det är tydligt att detta inte ökar produktiviteten. Jonathan Speer, chefsanalytiker på analysföretaget Basex, uppskattar att avbrott hos anställda kostar den amerikanska ekonomin 650 miljarder dollar årligen.

Överlevnadsteknik

Om du anser dig vara en rimlig person ligger det i din makt att organisera din arbetsprocess på ett sådant sätt att du skyddar dig från den destruktiva multitasking. Dra nytta av flera enkla tips för att förenkla livet.

Försök att ständigt "lagra" i ditt huvud bara de mest nödvändiga sakerna, och använd "externt lagringsmedium" för resten. Vi pratar inte om de senaste tekniska innovationerna. Följ exemplet med Albert Einstein, som en gång sa att han inte tänker på vad som kan skrivas ner på papper. Ta med dig ett anteckningsblock eller ställ in påminnelser i din Outlook-kalender - välj det som är bekvämare för dig.

Skriv listor med uppgifter och ordna slutförandet. Försök att uppskatta hur mycket tid varje kommer att ta och jämför det med den faktiska tiden som spenderas. Gruppera uppgifter, försök att inte bli distraherad medan du slutför dem och vidta åtgärder för att undvika att bli distraherad av andra. Kontrollera din e-post inte var femte minut, utan med vissa tidsintervall. Till exempel en gång i timmen. Om möjligt, aktivera röstbrevlådan på din telefon. Försök att förhandla om "kontorstid" med dina kollegor. De flesta frågor du ställs om under dagen är inte så viktiga eller brådskande. Du har bara en hälsa, ta hand om den.

Material som används för att förbereda artikeln

Multitasking har hyllats mycket av många projektledare som hemligheten till att nå framgång i rekordfart. Men genom åren har detta påstående avfärdats.

Publicerade studier som syftar till att motbevisa de påstådda fördelarna med multitasking uppmanar näringslivet att faktiskt vända multitasking-processen ut och in för att avgöra om det är en allierad eller en fiende? Hur mycket kan detta påverka personliga yrkesegenskaper? Multitasking kan också skada en företagsenhet, oavsett om det är ett familjeföretag eller ett TOP-listat företag.

Tror du fortfarande att du kan få mycket arbete gjort med ditt projekt när du samtidigt svarar på e-post, är på en konferens och hjälper en kollega att förstå en rapport de fått? Läs vidare så tittar vi på 7 möjliga nackdelar med multitasking.

1. Tappa fokus

Arbetare och arbetsgivare som ofta jonglerar mellan olika uppgifter och projekt får problem med att skilja de viktigaste uppgifterna från de oviktiga.

De sprider sin tid och uppmärksamhet så tunt att de misslyckas med att extrahera viktig nyckelinformation och erfarenhet från varje uppgift de arbetar med. Och även om många projektuppgifter är repetitiva och till och med något administrativa, kan de långsiktiga effekterna av multitasking hindra dig från att hålla dig fokuserad och samlad.

Oavsett om du är i telefon med en klient eller kollar dina meddelanden på e-post, dela upp din tid i små block med specifika uppgifter och bocka av dem på din lista en i taget.

2. Minnesförlust

Multitasking kan vara en av de mest aktiva aktiviteterna i din hjärna. Detta kan leda till överstimulering av kognitiv funktion, vilket i slutändan kan leda till minnesförlust.

Graden av nedgång i minneskänslighet kan kompletteras av andra predisponerande faktorer som ålder, miljö och befintliga hälsotillstånd. Om du inte är projektorienterad, distraherad av ständig kommunikation med påträngande kollegor, pratar i telefon om ämnen som inte är relaterade till projektet eller surfar på sociala nätverk, då kommer det att vara svårt, eller nästan omöjligt, att återvända till där du slutade. Med för många yttre stimuli som händer på en gång kan hjärnan inte tydligt skilja mellan vad som verkligen är viktigt för ditt projekt och vad som är ett slumpmässigt kattfoto.

3. Minskad prestanda

Konkurrens i näringslivet handlar i grunden om att den som presterar bättre vinner. Framgången för ett projekt beror också på projektledarens prestation och personliga egenskaper. För att bli framgångsrik måste du ta bort så många ineffektiviteter, eller "buggar", som möjligt från dina affärsprocesser för att få ut det mesta av din tid och dina teammedlemmar.

Sömlös verksamhet i affärsprocesser kan dock inte uppnås med ett lat team. Om dina anställda inte presterar på sin optimala nivå är det oftast ett problem med multitasking. De kan gömma sig bakom tanken att om man jonglerar med många projekt samtidigt, ökar deras produktivitet direkt. Det är dags att sätta stopp för detta! Att växla mellan uppgifter kan vara kontraproduktivt för framsteg.

4. Desorganisation

Teammedlemmar börjar slutföra en ny uppgift medan befintliga uppgifter fortfarande finns på den oavslutade att göra-listan. Som ett resultat ökar deras arbetsbelastning under hela veckan. Nya uppgifter kommer som ytterligare förvärrar eftersläpningen av uppgifter som behöver slutföras.

Ett kontor utan dokument är inte realistiskt för de flesta (eller ens önskvärt). Uppgifter har med sig anteckningar, papperslappar, utskrifter och så vidare. Att lägga till fler dokument i den här situationen skapar en rörig arbetsyta, vilket i slutändan leder till förlorad produktivitet.

5. Motstridiga resultat

Multitasking kan fungera genom att visa vissa vinster, men det har också risken att ge inkonsekventa resultat. Faran är att människor inte riktigt har kapacitet att avgöra vikten av varje uppgift och prioritera därefter.

Vid någon tidpunkt kommer du att leda projektteammedlemmar genom att rikta in dig på fel objekt eller uppgifter från alla större aspekter av projektet. Efemära indikatorer på framgången för det framtida projektet skapas.

6. Ökade stressnivåer.

Även om du kanske inte nödvändigtvis känner det direkt, kan vanan att byta uppgift lägga till ytterligare stress till din redan hektiska arbetsvecka.

Som tidigare nämnt får hjärnan mycket input vid multitasking, så den tröttnar snabbare och har mer hög risk utbrändhet. Till exempel deltagande i viktigt telefonsamtal och att samtidigt försöka göra ett kalkylblad för en kommande presentation kan sätta dubbel press på dig.

7. Ökade utgifter.

De ekonomiska konsekvenserna av multitasking kan orsaka förödelse för din övergripande verksamhets chanser att överleva. Enligt en KRONOS-rapport förlorar faktiskt innovativa brittiska företag cirka 60 miljarder pund om året på grund av tid som slösas bort av arbetare som utför onödiga uppgifter.

Detta beror på bristen på kreativitet och den genomgripande karaktären av distraktioner på arbetsplatsen. När anställda tappar fokus når deras företag inte upp till sina finansiella mål. Detta kan påverka din förmåga att uppnå projektmål, eller leverera dina projekt inom budget.

För att undvika att behöva göra flera saker, se till att ditt projektteam har en plan som vägleder alla varje steg på vägen tillräckligt för att få jobbet gjort effektivt.

Uppmuntra ditt team att planera sin dagliga arbetsbelastning så att de inte behöver jonglera med flera uppgifter på en dag eller vecka. Detta kommer inte bara att hjälpa ditt projekt som helhet, utan enskilda projektmedlemmar kommer också att dra nytta av ökat fokus på sin utveckling och övergripande hälsa.

Multitasking anses vara en indikator på en arbetares produktivitet, kompetens och flexibilitet. De som snabbt kan växla från en uppgift till en annan, från en rapport till ett möte och tillbaka igen, anses vara en tillgång för företaget.

Förmåga att multitaska - ett av kraven för en kandidat för många, många arbetsgivare, vilket enkelt bekräftas av arbetsbeskrivningar på headhunter. Tyvärr, verkligheten av multitasking - inte en så användbar färdighet.

Varje dag försöker vi göra flera saker samtidigt. Men multitasking-läget fungerar väldigt annorlunda: vi blir mindre produktiva, men upplever mer stress.

Hur multitasking stör din produktivitet

Låt oss säga att du måste ta itu med tre enkla uppgifter: rita 20 cirklar på papper, koppla ihop 20 gem till en kedja och lägg 20 mynt i en hög.

Ha en tävling med din kollega eller vän. En av er kommer att lösa varje problem i följd: först cirklarna, sedan gemen och slutligen mynten. Den andra måste växla mellan dessa uppgifter: rita 3-4 cirklar, anslut 3-4 gem, vik 3-4 mynt - och gå tillbaka till cirklarna.

Resultatet kan förutsägas i förväg. Jobbet kommer att slutföras snabbare av en person som inte byter mellan uppgifter, utan slutför var och en innan han går vidare till nästa.

Anslut gem och rita cirklar - inte den vanligaste arbetsbelastningen (såvida du inte är lärare i dagis). Låt oss överväga en situation som vi kan stöta på i vardagen.

Anta att vi gör en presentation samtidigt som vi tittar på vårt VKontakte-konto eller pratar i telefon. Troligtvis kommer vi efter en halvtimme att märka att tiden har flugit någonstans, och bara ett par bilder är klara från hela presentationen.

Ju fler enheter och sociala mediekonton vi har, inklusive professionella, desto svårare är det för oss att fokusera på att arbeta med ett av dem. Alla prylar och applikationer är designade för att kräva din uppmärksamhet och åtgärder som standard. « Svara » , « Klicka på länken » , « öppna applikationen » , « sätt på mig » . Och gör allt på samma gång.

Om du lyssnar på musik medan du arbetar, kommer din uppmärksamhet att vandra.

Vad kommer att hända med tiden om vi inte blir distraherade av budbärare och sociala nätverk, utan tyst gör en presentation medan vi lyssnar på musik? Forskare har dåliga nyheter för oss igen.

Om vi ställs inför flera oberoende stimuli av olika modaliteter (till exempel en presentation som involverar våra handlingar och upptar den visuella kanalen, och musik, som upptar den auditiva kanalen), sjunker vår prestation.

Försöker göra en presentation med musik, vi är långsammare att uppfatta informationen som ska visas på bilden, vi gör misstag med designen och blandar oftare ihop siffrorna. Dessutom, ju äldre en person blir, desto sämre klarar han av två saker samtidigt. Med åldern minskar reaktionshastigheten och sannolikheten för fel ökar.

Varför är det så? Vår hjärna bryr sig inte om vi gör flera saker eller tar in information från flera källor. I båda fallen behöver hjärnan tid för att bearbeta signalen.

Forskarna Ophir, Nass och Wagner visade att multitasking personer som regelbundet engagerar sig med flera mediekällor och personer som inte multitaskar överdrivet mycket bearbetar information på olika sätt.

Det är svårare för den förra att skära bort oviktiga stimuli och inte reagera på dem. De är mindre benägna att ignorera irrelevant information. "Multi-tasking"-personer är lättare att engagera sig i sidouppgifter som inte är viktiga för att uppnå huvudmålet än "single-tasking"-personer.

Hur hjärnan fungerar vid multitasking

Mekanismerna för korttidsminnet är enkla och inte « skärpt » för multitasking. När vi försöker ordna uppgifter i en viss ordning (jag ringer medan jag ringer, skriver färdigt ett brev och pratar sedan) kopplar vi bort från omgivningen. Vi måste dela upp vårt fokus i flera delar. Men det är problemet: uppmärksamhetens fokus är inte delad.

Det spelar ingen roll vilka metaforer som förespråkare för multitasking använder. Den mänskliga hjärnan fungerar annorlunda än en dator.

Datorn är speciellt designad för multitasking. Till exempel, operativ system Windows kan köra flera processer och program samtidigt utan att förlora kvalitet eller prestanda.

Microsoft Excel kommer inte att börja göra fel på grund av att webbläsaren är öppen och i den - klipp från youtube. Men den mänskliga hjärnan börjar växla mellan dessa två uppgifter och förlorar tid både på att byta och för att fördjupa sig i en ny fråga.

Vår hjärna kan bara koncentrera sig på en sak i taget. Om vi pratar om om korta uppgifter, rutin, välkända handlingar - multitasking fungerar eftersom vi inte behöver dela vår uppmärksamhet.

Om du har tillräckligt med erfarenhet kan du skala potatis samtidigt som du ser en välkänd tv-serie. Problem börjar när åtminstone en av uppgifterna visar sig vara viktig. Till exempel om du kommunicerar med en kund eller analyserar data, samtidigt som du kommunicerar med kollegor i en företagsbudbärare.

Multitasking distraherar uppmärksamheten och stör koncentrationen.

För- och nackdelar med multitasking

Göra flera saker samtidigt - ett mycket stressigt sätt att leva ditt liv och bygga en karriär. Människor som multitaskar faktiskt byter från en uppgift till en annan snabbare, men de får också mindre gjort.

Det finns bevis för detta uttalande. Artikel i « tidning om experimentell psykologi» rapporterade att eleverna löste ett matematiskt problem 40 % långsammare när de ombads byta till andra problem under processen.

Amerikanska forskare fann att personer som ständigt bytte från en uppgift till en annan gjorde 1,5 gånger fler fel än experimentella deltagare som kunde fokusera på en uppgift under lång tid.

Konsekvenser av multitasking

Kognitiv överbelastning

När vi multitaskar måste vi anstränga oss mer mentalt för att bearbeta all inkommande information. När det är mycket inkommande information tar det längre tid att bearbeta.

Felaktig prestationsbedömning

Människor som anser sig mångsysslare skapar ofta medvetet sådana förutsättningar för sig själva att arbeta. Men de kan inte objektivt utvärdera deras effektivitet.

Tonåringar och barn klarar sig sämre med kognitiv överbelastning, så de bör undvika multitasking. Även om vi tror att de av naturen är bättre lämpade för detta.

Minskad arbetseffektivitet

De flesta uppgifter som kommer till oss på kort tid - distraktion. I huvudsak är multitasking en tränad distraktion, inte ett hjälpmedel.

Som psykologerna Finley, Benjamin och McCarley visade i sin studie kan människor inte på ett adekvat sätt bedöma hur mycket produktiviteten kommer att sjunka vid multitasking.

Problem med koncentration och uppmärksamhet

I ett försök att möta jobbkraven försöker människor utveckla multitasking, även om de inte var naturligt benägna till det. Tyvärr utvecklas multitasking till nackdel för andra arbetsfärdigheter.

Col Newport, författare till en bok om hur man fokuserar på jobbet i en distraherande miljö, säger att multitasking minskar vår förmåga att koncentrera sig. Samtidigt är koncentrationsförmågan en av de viktigaste färdigheterna för att utföra komplext arbete.

Förlust av glädje från jobbet

Neuroforskarna Loh och Kanai fann att människor som multitaskar med media har lägre densitet grå materia i hjärnans främre cingulära cortex.

Den främre cingulate cortex är involverad i motivations- och belöningsmekanismer och är aktiv när vi behöver anstränga oss mentalt eller fokusera. Ju lägre densitet av grå substans i den främre cingulate cortex - desto mindre glädje finns i arbete som kräver koncentration och mental ansträngning.

Risk för liv

Om du är i ett distansmöte och kör bil kommer du inte att kunna fokusera på vägen. Detta ökar sannolikheten för en olycka.
Flera studier har visat att om en förare använder en telefon på vägen ökar risken för bilolyckor flera gånger.

Varför fortsätter vi multitasking?

Människor som multitaskar tar nästan en och en halv gånger längre tid att slutföra en uppgift. Varför då « multitaskers » fortsätta att träna på det?

Multitasking ser imponerande ut

Om du observerar en person som tränar multitasking kommer det att verka som att han har allt under kontroll samtidigt. Dessutom bidrar multitasking till att skapa bilden av en upptagen och eftertraktad person.

Samhället är övertygat om att multitasking - norm

Meddelanden från tv, radio, tidningar, vänner, böcker, artiklar låter så här: « Du kan hantera det » . Faktum är att mer än 90 % av människorna inte är fysiologiskt utrustade för att koncentrera sig på mer än en uppgift under långa perioder.

Att göra en sak i flera timmar är tråkigt

Multitasking-läge - ett sätt att ge dig själv en omskakning, där det verkligen inte finns tid för tristess.

Den irrationella tron på att multitasking hjälper dig att få fler saker gjorda

När en person tar sig an flera saker samtidigt verkar det som att han får mer gjort. Det är lätt att hamna i den mentala fällan: « Jag har mycket att göra. Jag borde dubbla eller tredubbla mina ansträngningar » . Men denna övertygelse hjälper inte, utan utmattar.

Hur man slutar multitasking

Om du har identifierat problemet och vill lösa det, här är fem steg du kan ta för att hjälpa dig att sluta utföra multitasking utan att förlora produktivitet.
Inse att multitasking - det är ett val vi kan ändra.

Gör dina prioriteringar

I multitasking-läge kan primära problem försvinna i bakgrunden, eftersom anställda ständigt är upptagna - de reagerar på alla inkommande signaler och distraheras ständigt från viktigare och värdefullare saker.

Bestäm vilka uppgifter som inte kan skjutas upp eller delegeras, och slösa inte tid och energi på multitasking. Ställ in en avisering « stör inte » till dina budbärare och börja jobba utan att bli distraherad av meddelanden och frågor.

Planera din dag och vecka

Planering hjälper:

Motivera dig själv att uppnå mål;
Minska stressnivåer (på grund av förutsägbarhet);
Eliminera behovet av att lagra alla uppgifter i korttidsminnet.

Ta 5-10 minuter i början och slutet av dagen för att planera för nästa dag och bestämma vad du behöver göra.

Använd planeringsassistenter. Trello-tavlor eller Todoist-appen hjälper dig att schemalägga uppgifter för dagen eller veckan.

Analysera dina handlingar

Ställ dig själv frågor regelbundet:

Är det jag gör användbart för min karriär och mitt företag?
Fördelar jag min arbetsbörda rätt över dagen?
Vilka förändringar eller verktyg hjälper mig att bli mer produktiv och samtidigt frigöra mig?

Lär dig att koncentrera dig

Träna meditation och använd appar. Förmågan att fokusera är en färdighet som håller oss från multitasking och räddar oss från stress.

Vad händer om jag inte kan sluta multitasking?

Hur man hanterar stor mängd uppgifter utan stress över att inte kunna slutföra någon av dem? Rätt svar - Ju färre uppgifter du gör på en gång, desto bättre.

Men vad händer om vi ständigt är distraherade? Du försöker skriva ett brev till en kund, men de ringer dig. Och du kan inte längre koncentrera dig helt, eftersom telefonen ringer väldigt irriterande och du måste svara. Ett sätt att hantera en sådan situation kallas « Mentalt fullbordande » .

Hur tekniken fungerar « Mentalt fullbordande »

Du arbetar - skriver en artikel eller ett arbetsbrev. Telefonen ringer och du måste svara. Säg till dig själv mentalt: « Jag förstår att nu är mitt arbete på ett sådant stadium och är avslutat på ett sådant stadium » . Spara filen eller mejlet och lyft upp telefonen.

Medan du pratar med din samtalspartner, gå inte tillbaka till ditt tidigare arbete. Koncentrera dig helt på samtalet. Försök att ha en framgångsrik konversation: gör anteckningar, ställ förtydligande frågor till din samtalspartner.

Så fort du avslutat samtalet lägger du på luren och inser att samtalet är över. Du har slutfört den här uppgiften. Återgå till föregående uppgift så snabbt som möjligt utan att byta till något helt annat.

Det är viktigt att ge sig själv tid att mentalt slutföra alla uppgifter och även tankar. Detta kommer att öka din energi, koncentrationsnivåer och struktur.

Och ändå lär sig riktiga proffs att inte ta på sig flera uppgifter samtidigt. Följ deras råd: sakta ner, engagera dig i arbetet, börja och avsluta det. I det långa loppet kommer du att uppskatta hur användbar denna färdighet är. Du kommer att kunna utföra dina uppgifter snabbare och bättre.

Var hälsosam och effektiv!

Göra flera saker samtidigtär allas ständiga följeslagare HR-specialister. Även om HR-chefens funktionalitet endast innebär att rekrytera personal, kommer multitasking att vara närvarande i alla fall. Om en person inte kan arbeta i läget göra flera saker samtidigt, kommer han att försöka agera en efter en, sätta prioriteringar och försöka klara av att slutföra all nödvändig funktionalitet inom en viss tid. Men grejen är att på jobbet HR-specialist det finns en konstant mänskliga faktorn och det kommer med största sannolikhet inte att vara möjligt att arbeta enligt ett förplanerat scenario. För att passa in det som planeras i arbetsdagens ram är det viktigt att kunna arbeta i en göra flera saker samtidigt. Låt oss titta på de grundläggande reglerna som hjälper dig att framgångsrikt hantera detta problem.

Planerar din arbetsdag

Jag ska ge ett exempel på prioritering för HR-specialist, som arbetar på produktionsplatsen som ensamstående.

Tillsättande av lediga tjänster ”lagerchef” och ”skiftledare”.
Massrekrytering av personal (produktionsarbetare).
Personalbokhantering (anställning, uppsägning, överföring av anställda).
Utveckling av lokala föreskrifter, föreskrifter och Arbetsbeskrivningar.
Upprättande av rapporter för ledning.
Utveckling av ett bedömningsprogram för linjepersonal.
Utveckling av utbildningsmaterial för linjepersonal.
Utveckling av ett motivationssystem för produktionsanställda.
Meddelande från den federala migrationstjänsten om tillträde av utländska arbetstagare.
Genomföra anpassningsaktiviteter för nyanlända.

För att prioritera korrekt är det nödvändigt att sätta upp mål för att uppnå vilka arbetsuppgifterna för medarbetaren är inriktade på. Ju starkare mål påverkar verksamhetens resultat, desto mer prioriteras den eller den uppgiften. Förutom att sätta upp mål är det viktigt att bedöma de risker som organisationen står inför om en viss uppgift inte slutförs. Det är dessa två faktorer som är avgörande vid prioriteringarna.

Prioritera arbetsuppgifter utifrån mål och risker

Uppgift	Mål	Risker	Prioritet	Uppgiftsstatus
Stängning av lediga tjänster ”Lagerchef” och ”Skiftsansvarig”	Oavbruten drift av affärssystemet	Felfunktion affärsutveckling, ekonomiska förluster	Hög	Brådskande
Massrekrytering (produktionsarbetare)	Effektiv produktionsprocess	Felfunktion affärsutveckling, ekonomiska förluster	Hög	Brådskande
Personalbokhantering (anställning, uppsägning, överföring av anställda)	Personalredovisning, efterlevnad av arbetslagar	Osystematiserade personaljournaler, böter vid inspektioner för bristande efterlevnad av arbetslagstiftningen	Genomsnitt	Nuvarande
Utveckling av lokala föreskrifter, föreskrifter och arbetsbeskrivningar	Reglering av processer, efterlevnad av arbetslagar	Oreglerade processer, böter vid inspektioner för bristande efterlevnad av arbetslagar	Genomsnitt	Nuvarande
Rapportering för ledningen	Tillhandahåller mätbara prestationsindikatorer	Det finns inga betydande risker	Låg	Nuvarande
Utveckling av ett bedömningsprogram för linjepersonal	Identifiering av inkompetenta medarbetare, bildande av en intern personalreserv	Dålig kvalitet på arbetet av inkompetent personal	Hög	Brådskande
Utveckling av utbildningsmaterial för linjepersonal	Öka kompetensen och, som ett resultat, kvaliteten på de anställdas arbete	Dålig kvalitet på arbetet av outbildad personal	Hög	Nuvarande
Utveckling av ett motivationssystem för produktionsanställda	Öka intresset och, som ett resultat, kvaliteten på de anställdas arbete	Låg kvalitet på arbetet av omotiverad personal	Hög	Brådskande
Meddelande från den federala migrationstjänsten om tillträde av utländska arbetstagare	Lagstiftning efterlevs	Böter för bristande efterlevnad av migrationslagar	Hög	Brådskande
Genomföra anpassningsaktiviteter för nyanlända	Förbättra den interna företagskommunikationen och kvaliteten på medarbetarnas arbete	Det kan bli en ökning av omsättningen och en försämring av kvaliteten på den nyanställdes arbete. Det finns inga betydande risker	Genomsnitt	Nuvarande

Som vi kan se finns det inga brådskande uppgifter i tabellen och aktuella uppgifter är lika fördelade. När du planerar din dag är det viktigt att ägna maximal tid åt att lösa akuta problem, samtidigt som du lämnar en liten marginal för att lösa aktuella problem.

Varje uppgift måste delas in i processer. Även om uppgiften är global och kräver en betydande tid, blir det mycket lättare att genomföra den.

Att lära sig byta

Förmågan att byta är nödvändig för att behålla koncentrationen, det vill säga fokusera på uppgiften och intresset för det arbete som utförs. Det är monotona handlingar som minskar uppmärksamhetens stabilitet. När du byter från en uppgift till en annan måste du tänka på följande punkter:

Kontrast av processdynamik.
Tidsfaktor.

Processen du byter till måste skilja sig i dynamik från huvudprocessen: detta är nyckelregeln för konstruktivt arbete. Till exempel, gillar HR-direktör du är upptagen med att ta fram regelverk som du har avsatt en viss tid för, säg två timmar. Halvvägs i processen kan du byta till en annan, mer livlig uppgift, som att genomföra telefonintervjuer med kandidater. Det är också lämpligt att byta till en aktivitet som är enklare och mer intressant för dig: det är psykologiskt lättare och att byta, förutom att ha en konstruktiv effekt på din uppmärksamhet, kommer att uppfattas som vila och lättnad för hjärnan.

När det gäller tidsfaktorn bör det noteras att omkopplaren bör vara tidsbegränsad, det vill säga huvudaktiviteten från vilken du bytte till en sekundär bör förbli så. Låt oss säga att din huvudsakliga uppgift idag är att övervaka arbetsmarknaden efter nivå lön. Du har satt en tidsgräns för dig själv för att slutföra denna funktionalitet: tre timmar. Byt till en annan sekundär uppgift varje timme och avsätt 15-20 minuter för att slutföra den. Det kommer alltså att ta dig fyra timmar att slutföra huvuduppgiften och flera sekundära uppgifter, istället för de tre som du budgeterat för huvuduppgiften. Men din produktivitet kommer att öka avsevärt och, förutom det stora blocket analytiskt arbete, kommer du att kunna utföra ett antal andra funktionella uppgifter utan att förlora kvaliteten på arbetet.

Utföra olika handlingar samtidigt

Naturligtvis, i verkligheten, är det orealistiskt att göra flera saker samtidigt: i alla fall gör du en sak, byter omedelbart till en annan. Men för att utföra uppgifter som är obetydliga när det gäller arbetskostnader är det fortfarande möjligt att utföra flera åtgärder samtidigt. Till exempel, medan du pratar i telefon, kan du analysera och signera dokument, eller, medan du kommunicerar med en kollega, se e-post.

Huvudsaken är att de processer som du utför parallellt är mer mekaniska än taktiska och kräver ingen betydande mental ansträngning från dig. Genom att dagligen utveckla din förmåga att göra flera saker parallellt kan du avsevärt öka din produktivitet och optimera tiden som spenderas under arbetsdagen.

Neutralisera tidsslöseri

Tidsätare, eller kronofager, är en kraftfull negativ faktor som distraherar en specialist och tar bort hans tidsresurser. Låt oss titta på typiska tidsfördrivare och möjliga sätt att hantera dem.

Sociala nätverk, underhållningsinnehåll. Internet i arbetsprocessen bör endast användas för arbete. Detta är en icke förhandlingsbar regel. Om vi tänker mer globalt är sociala nätverk först och främst utbyte av information. Överskott av information leder till stress och nervös överbelastning. På jobbet får du redan Ett stort antal information. Och om du lägger till strömmen av ändlösa online-skräp som vi konsumerar, kan du helt enkelt glömma produktiviteten. Gör det till en regel att inte gå på sociala medier på jobbet. Gör detta på vägen hem, på kvällen, om utan sociala nätverk inte tillräckligt.
Personliga samtal. Kommunikation med vänner och familj via telefon under arbetsdagen är bäst att hålla till ett minimum. Först och främst slösar du dyrbara pengar på dem. arbetstid. För det andra är personliga samtal en kraftfull distraktion, varefter det är svårt för dig att göra dig redo för arbete: du fortsätter att tänka på dina personliga angelägenheter och problem som behöver lösas. För det tredje ska jag berätta en hemlighet för dig, sådana samtal irriterar ledningen väldigt mycket. Vet hur du arbetar på jobbet: personliga samtal och SMS är bäst att lämna till lunchrasten, då du lugnt kan diskutera allt som rör din privatliv.
Kronofa människor. Det finns människor som inte arbetar själva och inte ger till andra. De kommer, tittar in i dina ögon och börjar sprida sina tankar i trädet och diskuterar triviala saker i timmar. Uppmuntra inte deras pratsamma. Vet hur man säger nej och avslutar samtalet taktfullt. Annars kan sådan kommunikation bli regelbunden. Om du ser att en kollega missbrukar din gästfrihet, avsluta den här dialogen, eller snarare, monologen, med alla tillgängliga medel. Börja skriva ett mejl. Säg en fras för att avsluta konversationen: "Jag hörde dig", "Jag förstod dig", "Tack, allt är klart." Hänvisa till brådskande ärenden.

Ge dig själv vila i tid

Tyvärr har regelbundna vilopauser idag blivit mycket sällsynta. Vi äter, dricker, lyssnar på musik utan att titta upp från datorskärmen. Vila utan avbrott från arbetet är inte vila, utan tillfredsställelse av fysiologiska behov. Jag läste en gång i en vetenskaplig tidskrift att om en person lider av sömnlöshet finns det ingen anledning att oroa sig: huvudsaken är att ligga i sängen, kroppen kommer att uppfatta detta som sömn. Det är samma sak på jobbet: om vi sitter framför en dator kommer inte ens en utsökt lunch att uppfattas som vila: vår stackars kropp kommer att tro att arbetet fortsätter.

Att arbeta utan raster är en kraftfull stressfaktor. Du måste gå ut minst varannan timme, dricka te och stänga av skärmen. Även tio minuters vila kan ha en gynnsam effekt på en anställd, särskilt om han arbetar under tidspress.

Koppla av från jobbet efter arbetsdagens slut

Precis som du stänger av din dator i slutet av arbetsdagen är det viktigt att kunna koppla bort din egen hjärna från arbetsprocessen. Utan att stänga av vilar du inte utan bläddrar hela tiden igenom arbetsproblem i huvudet som behöver lösas.

Hur glömmer man arbetsproblem tills nästa arbetsdag börjar? För det första, träna inte dina kollegor och chefer att störa dig på helger och kvällar. För det andra, lämna olösta ärenden på jobbet. Skriv ner alla dina uppgifter och lämna dem på ditt skrivbord. På så sätt behöver du inte ha allt du behöver göra i huvudet. En sista sak: ta inte ditt arbete hem. Om det finns ett akut behov av att slutföra vissa uppgifter är det bättre att komma till kontoret på en ledig dag än att släppa in arbete i ditt personliga utrymme. Vet hur man skiljer arbete från ditt personliga liv, harmoni är en viktig komponent i varje personlighet, även om den personen är en oförbätterlig arbetsnarkoman och en ambitiös karriärist.

Är du fortfarande övertygad om att nyckeln till framgång är förmågan att multitaska? Det är dags att skingra denna illusion. Oxford-forskare studerade hjärnans reaktioner och bevisade att multitasking bara orsakar skada. Att försöka göra flera saker samtidigt tröttar ut oss. Koncentrationsförmågan blir lidande, tröttheten ökar och, mest obehagligt, hjärnan förstörs. Redaktörerna för sajten har samlat intressant information om farorna med multitasking och funktionerna med monotasking (single-tasking).

Att skingra myter om multitasking

Om man ser sig omkring verkar det som att vi lever i en värld av supermän. Människor tittar samtidigt på filmer, pratar i telefon, kollar e-post och tittar på sociala medier i ögonvrån. Flera uppgifter utförs per tidsenhet. Men detta är en illusion. Om vi gör flera saker samtidigt tappar vi koncentrationen, så vi gör ingenting riktigt bra.

När vi försöker omfamna det oerhörda får vi dåliga vanor som negativt påverkar arbetsproduktiviteten. Vi själva provocerar fram ökad oro, stress och neuroser. Problemet är att den mänskliga hjärnan inte är designad för multitasking. Forskare har bevisat detta experimentellt.

Fram till nyligen trodde man att unga människor som växer upp i multitasking-förhållanden uppfattar information bättre. Det beror på att barn studerar, kommunicerar och gör saker utan att ta fram hörlurarna och samtidigt umgås på sociala nätverk. Så enkelt är det inte. Forskare undersökte förmågorna hos två åldersgrupper - 18-21 år och 35-39 år.

Det visade sig att om det bara finns en uppgift, så klarar unga människor verkligen av det 10% snabbare än mogna människor. Men denna fördel går förlorad så fort ämnena gör flera saker. Dessutom minskar minskningen av hastigheten för att slutföra uppgifter oavsett hur komplexa uppgifterna är. Det visar sig att det bara finns ett sätt att utföra arbete snabbt och effektivt – utan att bli distraherad av något annat.

4 skäl att inte multitaska

Multitasking är en myt. Faktum är att hjärnan ständigt måste byta från en sak till en annan. Så länge en person är pigg och aktiv kommer detta ganska lätt. Men varje gång måste du anstränga dig mer och mer för att inte tappa koncentrationen. Avgiften för detta är för hög.

1. Betydande minskning av hastigheten på arbetets slutförande

Att byta uppmärksamhet har en katastrofal effekt på uppgiftens slutförande. Forskning har visat att kontorsanställda lägger upp till 28 % av sin tid på att återställa koncentrationen. Det betyder att ett telefonsamtal, meddelande eller till och med tryck på en extra knapp räcker för att öka varaktigheten av en uppgift med en tredjedel.

Det visar sig, arbetet kommer att gå mycket snabbare om du planerar din tid klokt och gör saker en efter en. Samtidigt kommer kvaliteten att förbli hög.

2. Minskad hjärnaktivitet är ett slag mot kreativiteten

Om vi pratar om analytiker och människor från kreativa yrken, så kan de absolut inte arbeta i multitasking-läge. Detta minskar hjärnans aktivitet i allmänhet. Dessutom glöms nya tankar och idéer omedelbart bort så snart en person byter uppmärksamhet. Kreativiteten sjunker, en kreativ kris uppstår och det hela slutar med ett kraftigt slag mot självkänslan.

3. Kvaliteten på arbetet och enkla glädjeämnen är i fara

Minskningen av hastigheten för olika arbeten som utförs samtidigt är uppenbar. Men är detta verkligen så viktigt när det kommer till enkla vardagliga handlingar? Det visar sig att det också är viktigt. Om du läser, käkar en macka och dricker te samtidigt kommer du inte att njuta av boken, maten eller drycken. Allt som återstår är en känsla av missnöje. Genom att göra flera saker samtidigt gör du egentligen ingenting och berövar dig själv livets enkla glädjeämnen.

4. Kronisk trötthet, stress och neurotiska störningar

När du oroar dig för multitasking, din allmän nivåångest. Det är så du vänjer dig vid överdriven nervositet. Uppgifter som påbörjats men inte slutförts är en kraftfull stressfaktor. Kroppen reagerar med minskad aktivitet. Fler eftersläpningar ackumuleras, ångesten ökar och produktiviteten sjunker. Det är en ond cirkel av multitasking.

Tips för monotasking - enkel och effektiv single-tasking

Skriv ner det. Planera skriftligt. När en uppgift väl är nedtecknad på papper behöver du inte tänka på den.

Gör dina prioriteringar. Gör saker i ordning efter brådska och vikt.

Tänk på tiden. Tilldela varje punkt i planen exakt så mycket tid som är nödvändigt för dess genomförande.

Resten. Planera inte bara dina uppgifter, utan även dina pauser mellan dem.

Kontrollera din e-post enligt ett schema. Detta gäller även för sociala nätverksflöden och telefonmeddelanden.

Om du kan, stäng av telefonen och alla ljudvarningar medan du arbetar. Kom ihåg att varje samtal ökar uppgiftens varaktighet med en tredjedel. Det kommer att ta dig minst 15 minuter att återfå koncentrationen. Det är bättre att slutföra uppgiften och sedan kontrollera din telefon, e-post och svara på viktiga meddelanden.