Деякі працівники вказують у резюме як один з важливих ділових якостей"вміння працювати в багатозадачному режимі", а деякі роботодавці називають його ж, складаючи портрет ідеального кандидата. Однак насправді спроби працювати в багатозадачному режимі здатні підкосити ваше здоров'я та занапастити кар'єру.
Небезпечна помилка
Гуру менеджменту Пітер Друкер в одній зі своїх статей писав: "Я ніколи не зустрічав керівника, який, виконуючи більше двох завдань одночасно, міг би залишатися при цьому ефективним". Однак міф про те, що можна працювати в багатозадачному режимі та зберігати ефективність, чомусь досі живий. І навіть незважаючи на запевнення вчених, які стверджують, що мультизадачність протиприродна, і за жодних умов людський мозокне здатний одночасно працювати над двома завданнями одночасно, як і раніше, знаходяться ті, хто готовий з ними сперечатися, доводячи протилежне. «Вам здається, що ви робите кілька справ відразу, але насправді ви маєте завдання в певному порядку і вирішуєте, яку з них зробити в конкретний момент часу», - стверджує Джордан Графман, керівник напряму когнітивної нейронауки Національного інституту неврологічних розладів та інсульту (NINDS ).
Девід Мейєр, директор лабораторії з вивчення мозку, пізнавальних здібностейта діяльності людини при університеті Мічігану, стверджує, що мультизадачність призводить до уповільнення у виконанні роботи (в два і більше рази) і збільшує шанси на помилку. За його словами, перемикання та переривання заважають нашій здатності обробляти інформацію, суттєво знижують продуктивність. «Люди можуть думати інакше, але це міф, – каже він. – Неможливо подолати вроджені обмеження мозку».
Ті, хто вважає, що людські можливості безмежні та планомірно ґвалтують свій мозок багатозадачністю, в результаті розплачуються власним здоров'ям. Звичка перескакувати із завдання на завдання не тільки на роботі, а й за її межами в результаті призводить мозок до стану перезбудження. Людина втрачає здатність до концентрації уваги, у неї починаються проблеми зі сном, головний біль та інші недуги. Фактично він поступово втрачає працездатність. Яка тут кар'єра...
Багатозадачність та багатозадачники
Девід Мейєр виділяє три типи людей, які ризикують стати жертвою багатозадачного режиму. Перші – ті, кого життя змушує працювати у протиприродному ритмі. Такі люди намагаються зробити кілька справ одночасно (наприклад, говорять по телефону та переглядають папери), вважаючи це єдиним способом бути конкурентоспроможними. Другі – ті, хто працює в мультизадачному режимі, не усвідомлюючи цього. Такі люди, наприклад, можуть кинути на півдорозі написання звіту, щоб ще раз перевірити пошту. Вони перескакують з одного завдання на інше, не замислюючись про те, що це знижує ефективність.
Третій тип людей – це ті, хто пишається своєю «здатністю до багатозадачності». «Багато людей оманливо вважають, що вони в цьому хороші, – каже Мейєр. - Але проблема в тому, що мозок у всіх однаково влаштований і він так не працює. Насправді ніхто не може ефективно виконувати більш ніж одну складне завданняу заданий час».
Незважаючи на те, що вчені наводять переконливі докази шкоди багатозадачності, людям стає важче уникнути її. Парадоксальним чином сучасні технологіїзамість того, щоб спростити наше життя, ще більше його ускладнили. Інститут майбутнього (IFTF) провів дослідження, в ході якого вивчив досвід працівників компаній, що входять до рейтингу Fortune 1000. З'ясувалося, що кожен із них у середньому отримує 178 повідомлень на день і переривається щонайменше тричі протягом години. Зрозуміло, що продуктивність від цього підвищується. За оцінками головного аналітика дослідницької компанії Basex Джонотана Спіра, переривання співробітників обходяться американській економіці $650 млрд щорічно.
Технологія виживання
Якщо ви вважаєте себе людиною розумною, у ваших силах організувати робочий процес таким чином, щоб захистити себе від згубної багатозадачності. Скористайтеся кількома простими порадамизі спрощення життя.
Постарайтеся постійно «зберігати» у голові лише найнеобхідніше, а решту використовувати «зовнішні носії пам'яті». Мова зовсім не про чергові технологічні новинки. Наслідуйте приклад Альберта Ейнштейна, який якось сказав, що не тримає в думці того, що може бути записано на папері. Носити з собою блокнот або встановлювати нагадування в календарі Outlook - виберіть те, що вам зручніше.
Пишіть списки завдань та розставляйте порядок виконання. Спробуйте прикинути, скільки часу потрібно на кожну, та порівняйте з реальними витратами часу. Групуйте завдання, під час їх виконання спробуйте не відволікатися самі та вживіть заходів, щоб вас не відволікали інші. Перевіряйте пошту не кожні п'ять хвилин, а в певні часові рамки. Наприклад, раз на годину. Якщо така можливість, увімкніть автовідповідач на телефоні. Спробуйте домовитися з колегами про «прийомний годинник». Більшість питань, з якими до вас звертаються протягом дня, не такі вже важливі та термінові. А здоров'я у вас одне, бережіть його.
Під час підготовки статті використані матеріали
Багатьма керівниками проектів багатозадачність була високо оцінена як секрет досягнення успіху на рекордних швидкостях. Але за минулі роки це твердження було розвіяне.
Опубліковані дослідження, спрямовані на спростування заявленої переваги багатозадачності, закликають ділове співтовариство фактично вивернути процес багатозадачності навиворіт, щоб визначити, чим цей режим є союзником чи ворогом? Наскільки це може вплинути на особисті професійні якості? Багатозадачність, також може завдати шкоди суб'єкту господарювання, незалежно від того, сімейний це бізнес або компанія з ТОП-списку.
Ви все ще думаєте, що можете виконати велику роботу за вашим проектом, якщо ви одночасно відповідаєте на електронні листи, перебуваючи на конференції та допомагаючи колегі розібратися в отриманому звіті? Читайте далі і ми розглянемо 7 можливих недоліків багатозадачності.
1. Втрата фокусу
Працівниками та роботодавцями, які часто перемикаються на різні завдання та проекти, зрештою виникають проблеми з відокремленням першочергових завдань від неважливих.
Вони розпорошують свій час і увагу настільки, що не можуть отримати важливу ключову інформацію та досвід кожного завдання, над яким вони працюють. І хоча багато завдань за проектом є повторюваними і навіть дещо адміністративними, довгострокові наслідки багатозадачності можуть завадити вам залишатися сфокусованим і зібраним.
Говорите ви телефоном з клієнтом або перевіряєте ваші повідомлення в електронною поштою, розділіть свій час на невеликі блоки для вирішення конкретних завдань та перевіряйте їх за вашим списком по одному.
2. Втрата пам'яті
Багатозадачність може бути однією з найактивніших діяльностей вашого мозку. Це може призвести до надмірної стимуляції пізнавальної функції, що, зрештою, може призвести до втрати пам'яті.
Темп зниження сприйнятливості пам'яті може бути доповнений іншими сприятливими факторами, такими як вік, довкілля, та існуючі умови здоров'я. Якщо ви не орієнтовані на проект, відволікаєтеся на постійні комунікації з нав'язливими колегами, спілкуєтеся по телефону на тему, не пов'язану з проектом або сидите в соціальних мережах, то буде складно, або практично неможливо, повернутися до того місця, де ви були перервані. Маючи занадто багато зовнішніх подразників, які виникають одночасно, мозок не може чітко розрізняти між тим, що дійсно важливо для вашого проекту, а що випадкове фото котиків.
3. Зниження продуктивності
Конкуренція у бізнесі в основному зводиться до того, що перемагає той, хто працює краще. Успіх проекту також залежить від продуктивності та особистих якостей менеджера проекту. Щоб бути успішним, вам потрібно видалити якнайбільше недоліків або “помилок”, з ваших робочих бізнес процесів, для того, щоб отримати максимальну віддачу від вашого часу та членів команди.
Безшовні операції в бізнес-процесах, однак, не можуть бути досягнуті з лінивою командою. Якщо ваші співробітники не працюють на оптимальному рівні, найчастіше це проблема багатозадачності. Вони можуть прикриватися міркуваннями щодо того, що жонглювання багатьма проектами одночасно, безпосередньо збільшить їх продуктивність. Настав час покласти цьому кінець! Перемикання між завданнями може бути контрпродуктивним для прогресу.
4. Неорганізованість
Члени команди починають виконувати нове завдання, тоді як існуючі завдання все ще перебувають у списку недороблених справ. В результаті їхнє навантаження протягом тижня збільшується. Приходять нові завдання, які ще більше погіршують невиконані завдання, які мають бути виконані.
Офіс без документів – це реально більшість людей (чи навіть бажано). Завдання приносять із собою записки, папірці, роздруківки тощо. Додавання більшої кількості документів у таку ситуацію створює захаращене робоче місце, що в кінцевому підсумку перетворюється на втрату продуктивності.
5. Суперечливі результати
Багатозадачність може працювати, показуючи певні досягнення, але вона також має ризик отримання суперечливих результатів. Небезпека полягає в тому, що люди насправді не повною мірою мають здібності для визначення важливості кожного завдання і виставлення пріоритетів відповідним чином.
У якийсь момент, ви керуватимете членами проектної команди, орієнтуючись на неправильні пункти або завдання з усіх основних аспектів проекту. Створюються ефімерні показники успішності майбутнього проекту.
6. Підвищений рівень стресу.
Ви не обов'язково відчуваєте це відразу ж, звичка перемикання між завданнями може створити додатковий стрес для вашого вже напруженого робочого тижня.
Як вже згадувалося раніше, мозок отримує багато вхідних даних при багатозадачності, тому він втомлюється швидше та має більше високий ризиквигоряння. Наприклад, участь у важливих телефонних переговорівта одночасна спроба зробити таблицю для майбутньої презентації може чинити подвійний тиск на вас.
7. Збільшення витрат.
Фінансові наслідки багатозадачності можуть розхитати шанси виживання вашого бізнесу загалом. Насправді, згідно з доповіддю KRONOS, інноваційні британські компанії зазнають збитків у розмірі близько £60 млрд на рік через втрату часу на працівників, які виконують непотрібні завдання.
Причиною цього є відсутність творчості та повсюдний характер відволікань на робочому місці. Коли співробітники втрачають фокус, їхні компанії не вписуються у відповідні фінансові показники. Це може вплинути на вашу здатність для досягнення цілей проекту або реалізувати ваші проекти в рамках бюджету.
Щоб уникнути необхідності працювати в багатозадачному режимі, переконайтеся у вашій команді проекту є план, який спрямовує всіх на кожному етапі шляху, достатньою мірою, щоб виконати роботу ефективно.
Заохочуйте свою команду, щоб вона планувала свої щоденні навантаження, так що їм не доведеться виконувати безліч завдань в один день чи тиждень. Це не тільки допоможе вашому проекту в цілому, але й окремі учасники проектної команди також матимуть вигоду з підвищення уваги до їх розвитку та покращення загального стану здоров'я.
Багатозадачність вважається показником продуктивності, компетентності та гнучкості працівника. Тих, хто здатний швидко перемикатися з однієї справи на іншу, від звіту до наради та назад, вважають надбанням компанії.
Вміння працювати в умовах багатозадачності - одна з вимог до кандидата у багатьох і багатьох роботодавців, що легко підтверджують опис вакансій на headhunter. На жаль, насправді багатозадачність - не настільки корисна навичка.
Щодня ми виявляємо, що намагаємось робити одночасно кілька справ. При цьому режим багатозадачності працює зовсім інакше: ми стаємо менш продуктивними, але відчуваємо сильніший стрес.
Як багатозадачність заважає працездатності
Припустимо, вам потрібно впоратися з трьома простими завданнями: намалювати 20 кружечків на папері, з'єднати 20 скріпок у ланцюжок і скласти 20 монет у стопку.
Влаштуйте змагання з вашим колегою чи другом. Один з вас буде послідовно справлятися з кожним завданням: спочатку кружечки, потім скріпки і наприкінці монети. Другий повинен перемикатися між цими завданнями: намалював 3-4 кружечки, поєднав 3-4 скріпки, склав 3-4 монети. - і повертаєшся до кружечок.
Результат можна передбачити заздалегідь. З роботою швидше впорається людина, яка не перемикається між завданнями, а завершує кожну перед тим, як перейти до іншої.
З'єднувати скріпки та малювати кружечки - не найчастіше робоче навантаження (якщо тільки ви не вихователь у дитячому садку). Давайте розглянемо ситуацію, з якою ми могли б зіткнутися у повсякденному житті.
Припустимо, ми робимо презентацію, паралельно поглядаючи на свій акаунт у вконтакті або розмовляючи по телефону. Швидше за все, через півгодини ми зауважимо, що час кудись вибіг, а з усієї презентації готова лише пара слайдів.
Чим більше у нас девайсів та акаунтів у соцмережах, включаючи професійні, тим складніше нам зосередитися на роботі з одним із них. Всі гаджети та програми влаштовані так, щоб за умовчанням вимагати вашої уваги та дій. « Відповідай на дзвінок » , « клікни на посилання » , « відкрий додаток » , « включи мене » . І зроби все це водночас.
Якщо ви слухаєте музику під час роботи, увага розсіюється.
А що трапиться з часом, якщо ми не відволікатимемося на месенджери та соцмережі, а мовчки робитимемо презентацію, одночасно слухаючи музику? Вченим для нас знову погані новини.
Якщо ми стикаємося з кількома незалежними стимулами різної модальності (наприклад, з презентацією, яка передбачає наші дії і займає зоровий канал, і з музикою, яка займає аудіальний канал), то наша продуктивність падає.
Намагаючись робити презентацію під музику, ми повільніше сприймаємо інформацію, яку мають відобразити на слайді, помиляємось із оформленням та частіше плутаємо цифри. Причому чим старшою стає людина, тим гірше вона справляється з двома справами одночасно. З віком знижується швидкість реакції і збільшується ймовірність помилки.
Чому так? Нашому мозку все одно робити кілька справ або сприймати інформацію з декількох джерел. І в тому, і в іншому випадку мозку потрібен час на обробку сигналу.
Дослідники Офір, Насс і Вагнер показали, що багатозадачні люди, які регулярно працюють з кількома медіа-джерелами, і люди, які не зловживають багатозадачністю, по-різному обробляють інформацію.
Першим складніше відсікти незначні стимули і не реагувати на них. Вони з меншою ймовірністю проігнорують незначну інформацію. «Багатозадачних» людей простіше змусити займатися сторонніми завданнями, не важливими для досягнення основної мети, ніж «однозадачних».
Як працює мозок у режимі багатозадачності
Механізми короткочасної пам'яті прості та не « заточені » під багатозадачність. Намагаючись вибудувати завдання в певному порядку (я дзвоню, поки продзвонюю, дописую листа, після чого розмовляю), ми відключаємося від оточення. Нам доводиться дробити фокус на кілька частин. Але в тому й проблема, що фокус уваги не дробиться.
Не має значення, які метафори використовують прихильники багатозадачності. Мозок людини працює не так, як комп'ютер.
Комп'ютер спеціально створений для багатозадачності. Наприклад, операційна система Windows може одночасно виконувати кілька процесів та програм, не втрачаючи при цьому ні як роботу, ні у продуктивності.
Microsoft Exel не почне робити помилки через те, що відкритий браузер, а в ньому - кліп з youtube. Але людський мозок починає перемикатися між цими двома завданнями, витрачаючи час як на перемикання, так і на занурення у нове питання.
Наш мозок здатний сконцентруватися лише на одній справі раптово. Якщо йдетьсяпро короткі завдання, рутину, добре знайомі дії - багатозадачність працює, адже нам не доводиться подрібнювати увагу.
Якщо досвіду достатньо, можна чистити картоплю одночасно із переглядом добре знайомого серіалу. Проблеми починаються, коли як мінімум одне із завдань виявляється важливим. Наприклад, якщо ви спілкуєтеся з клієнтом або аналізуєте дані, паралельно спілкуючись із колегами у корпоративному месенджері.
Багатозадачність розсіює увагу та заважає зосередженості.
Плюси та мінуси багатозадачності
Багатозадачність - дуже стресогенний спосіб прожити своє життя та побудувати кар'єру. Люди, які практикують багатозадачність, справді швидше перемикаються від однієї справи до іншої, але при цьому встигають менше.
Це твердження має докази. Стаття у « Журнал про експериментальної психології» повідомляє, що студенти вирішували математичне завдання на 40% повільніше, якщо у процесі їх просили перемикатися на інші завдання.
Американські дослідники виявили, що люди, які постійно перемикалися з одного завдання на інше, робили в 1,5 рази більше помилок, ніж учасники експериментів, здатні довго фокусуватись на одному завданні.
Наслідки багатозадачності
Когнітивне навантаження
При роботі в умовах багатозадачності нам доводиться прикладати більше розумових зусиль, щоб обробити всю інформацію, що входить. Коли вхідної інформації багато, на обробку потрібно більше часу.
Неправильна оцінка ефективності роботи
Люди, які вважають себе багатозадачними, часто свідомо створюють такі умови для роботи. Але об'єктивно оцінити свою ефективність вони не в змозі.
Підлітки та діти гірше справляються з когнітивним навантаженням, тому їм слід уникати багатозадачності. Навіть якщо ми вважаємо, що за своєю природою вони до цього краще пристосовані.
Зменшення ефективності роботи
Більшість завдань, що до нас за короткий проміжок часу - відволікаючий фактор. По суті, багатозадачність – це тренована відволікання, а не допомога.
Як показали психологи Фінлі, Бенджамін і МакКарлі у своєму дослідженні, люди не здатні адекватно оцінити, наскільки продуктивність впаде під час роботи в режимі багатозадачності.
Проблеми з концентрацією та увагою
Прагнучи відповідати вимогам вакансій, люди намагаються розвинути багатозадачність, навіть якщо від природи були до неї не схильні. На жаль, багатозадачність розвивається на шкоду іншим робочим якостям.
Кол Ньюпорт, автор книги про те, як сфокусуватися на роботі в середовищі, що відволікає, розповідає, що багатозадачність знижує нашу здатність концентруватися. У цьому вміння концентруватися - одне з найважливіших навичок до виконання складної роботи.
Втрата радості від роботи
Нейробіологи Лох і Канаї виявили, що люди, які практикують багатозадачність у роботі з медіа, мають меншу щільність. сірої речовиниу передній поясній корі головного мозку.
Передня поясна кора задіяна у механізмах мотивації та винагороди, і виявляє активність, коли нам потрібно докласти уявного зусилля або зосередитись. Чим менша щільність сірої речовини в передній поясній корі - тим менше радості від роботи, що вимагає концентрації та розумових зусиль.
Ризик для життя
Якщо ви віддалено берете участь у нараді і ведете машину, ви не зможете зосередитися на дорозі. Це підвищує ймовірність аварії.
Декілька досліджень показали, що, якщо водій користується телефоном у дорозі, ризик автомобільних аварій збільшується в кілька разів.
Чому ми продовжуємо робити кілька справ одночасно
Людям, які практикують багатозадачність, потрібно майже в півтора рази більше часу на завершення завдання. Чому тоді « багатозадачники » продовжують її практикувати?
Багатозадачність виглядає ефектно
Якщо спостерігати за людиною, яка практикує багатозадачність, здасться, що в неї під контролем всі питання одночасно. До того ж, багатозадачність допомагає створювати імідж зайнятої та затребуваної людини.
Суспільство переконане, що багатозадачність - норма
Меседжі від телебачення, радіо, журналів, друзів, книг, статей звучать так: « Ви з цим впораєтеся » . Насправді, понад 90% людей фізіологічно не пристосовані тривалий час концентруватися більш ніж на одному завданні.
Робити одну справу кілька годин нудно
Режим багатозадачності - спосіб влаштувати собі струс, в якому вже точно не до нудьги.
Ірраціональне переконання, що багатозадачність допомагає зробити більше справ
Коли людина хапається одразу за кілька справ, здається, що вона більше встигає. Легко потрапити в ментальну пастку: « Я мушу зробити дуже багато. Мені варто подвоїти чи потроїти зусилля » . Але це переконання не допомагає, а вимотує.
Як відмовитися від багатозадачності
Якщо ви усвідомили проблему і хочете її вирішити, пропонуємо застосувати п'ять кроків, які допоможуть позбавитися багатозадачності без втрати ефективності.
Усвідомте, що робота в режимі багатозадачності -
Це вибір, який ми можемо змінити.
Розставте пріоритети
У режимі багатозадачності першочергові питання можуть відходити другого план, оскільки співробітники постійно зайняті - вони реагують на будь-який вхідний сигнал, постійно відволікаючись від найважливішого і цінного справи.
Визначте, які завдання не можна відкласти або делегувати, і не витрачайте сили та час на багатозадачність. Поставте повідомлення « не турбувати » на ваші месенджери і приступайте до справи, не відволікаючись на повідомлення та запитання.
Плануйте ваш день та тиждень
Планування допомагає:
- Замотивувати себе досягнення цілей;
- - знизити рівень стресу (за рахунок передбачуваності);
- Позбутися необхідності зберігати всі завдання в короткочасній пам'яті.
Закладіть 5-10 хвилин на початку та наприкінці дня, щоб скласти план на наступний день та визначити, що ви повинні зробити.
Використовуйте помічники для планування. Розписати завдання на день або тиждень допомагають дошки Trello або програму Todoist.
Аналізуйте свої дії
Регулярно ставте собі запитання:
- Чи корисно те, що я роблю, для моєї кар'єри та компанії?
- Чи правильно я розподіляю навантаження протягом дня?
- Які зміни чи інструменти допоможуть мені стати більш продуктивними, і при цьому мене розвантажать?
Вчіться концентрувати увагу
Практикуйте медитацію та роботу з програмами. Вміння зосереджуватись - навичка, яка утримує нас від переходу в режим багатозадачності та рятує від стресу.
Як бути, якщо я не можу відмовитись від багатозадачності
Як впоратися з великою кількістюзадач, не відчуваючи стрес від того, що ви не можете завершити жодну з них? Правильна відповідь - що менше завдань ви робите одночасно, то краще.
Але як бути, якщо нас постійно відволікають? Ви намагаєтесь написати лист клієнту, але вам дзвонять. І ви вже не можете повністю зосередитися, тому що телефон дзвонить дуже настирливо, і ви повинні відповісти. Впоратися з подібною ситуацією допомагає спосіб, який називають « Ментальне завершення » .
Як працює техніка « Ментальне завершення »
Ви працюєте – пишете статтю чи робочий лист. Телефонує телефон, і вам потрібно відповісти. Подумки скажіть собі: « Я розумію, що зараз моя робота знаходиться на такій стадії і завершена на стільки » . Збережіть файл або лист та візьміть телефон.
Поки розмовлятимете з співрозмовником, не повертайтеся до попередньої роботи. Повністю зосередьтеся на розмові. Намагайтеся успішно провести цю розмову: робіть нотатки, ставте співрозмовнику питання, що уточнюють.
Як тільки завершите розмову, покладіть слухавку та усвідомте, що дзвінок закінчився. З цим завданням ви впоралися. Якнайшвидше повертайтеся до попереднього завдання, не перемикаючись на щось зовсім інше.
Важливо дати собі час ментальне завершення всіх завдань і навіть думок. Це підвищить вашу енергію, рівень концентрації та впорядкованість.
І все-таки справжні професіонали привчаються не братися за кілька завдань одночасно. Дотримуйтесь їх порад: сповільніться, пориньте в роботу, почніть і завершіть її. У довгостроковій перспективі ви оціните, наскільки корисна ця навичка. Ви зможете виконувати свої завдання швидше та якісніше.
Будьте здоровими та ефективними!
Багатозадачність– це постійний супутник усіх HR-фахівців. Навіть якщо функціонал менеджера з персоналу передбачає лише підбір персоналу, багатозадачність, у будь-якому випадку, буде присутня. Якщо людина не здатна працювати в режимі багатозадачностіВін намагатиметься діяти по черзі, розставляючи пріоритети і намагаючись встигнути виконати весь необхідний функціонал протягом певного часу. Але річ у тому, що у роботі HR-фахівцяприсутній постійний людський факторі працювати за заздалегідь розпланованим сценарієм, швидше за все, не вдасться. Для того, щоб вмістити заплановане у рамки робочого дня, важливо вміти працювати в режимі багатозадачності. Розглянемо основні правила, які допоможуть успішно справлятися з цією проблемою.
Плануємо свій робочий день
Наведу приклад розміщення пріоритетів для HR-фахівцящо працює на виробничому майданчику в єдиній особі.
- Закриття вакансій «завідувач складом» та «начальник зміни».
- Масовий підбір персоналу (робітники виробництва).
- Кадрове діловодство (прийом, звільнення, переведення працівників).
- Розробка локальних нормативних актів, регламентів та посадових інструкцій.
- Складання звітності керівництва.
- Розробка програми оцінки для лінійного персоналу.
- Розробка навчальних матеріалів для лінійного персоналу.
- Розробка системи мотивації для працівників виробництва.
- Повідомлення УФМС про прийом іноземних працівників.
- Проведення адаптаційних заходів для новачків.
Для того, щоб правильно розставити пріоритети, необхідно встановити цілі, на досягнення яких спрямовані завдання співробітника. Чим сильніше цілі впливають на результат бізнесу, тим пріоритетнішим стає те чи інше завдання. Крім постановки цілей, важливо оцінити ризики, які загрожують організації у разі невиконання того чи іншого завдання. Саме ці два фактори є визначальними під час розміщення пріоритетів.
Визначення пріоритетності завдань залежно від цілей та ризиків
|
Завдання |
Ціль |
Ризики |
Пріорі-тетність |
Статус завдання |
|
Закриття вакансій «Завідувач складом» та «Начальник зміни» |
Безперебійна робота бізнес-системи |
Збій у функціо- вання бізнесу, фінансові втрати |
Висока |
Термінова |
|
Масовий підбір персоналу (робітники виробництва) |
Ефективний виробничий процес |
Збій у функціо- вання бізнесу, фінансові втрати |
Висока |
Термінова |
|
Кадрове діловодство (прийом, звільнення, переведення працівників) |
Облік кадрів, дотримання трудового законодавства |
Несистематизований облік кадрів, штрафи у разі перевірок за недотримання трудового законодавства |
Середня |
Поточна |
|
Розробка локальних нормативних актів, регламентів та посадових інструкцій |
Регламентування процесів, дотримання трудового законодавства |
Нерегламентовані процеси, штрафи у разі перевірок за недотримання трудового законодавства |
Середня |
Поточна |
|
Складання звітності для керівництва |
Надання вимірних показників роботи |
Істотних ризиків немає |
Низька |
Поточна |
|
Розробка програми оцінки для лінійного персоналу |
Виявлення некомпететних працівників, формування внутрішнього кадрового резерву |
Низька якість роботи некомпетентного персоналу |
Висока |
Термінова |
|
Розробка навчальних матеріалів для лінійного персоналу |
Підвищення компетентності та як наслідок – якості роботи співробітників |
Низька якість роботи ненавченого персоналу |
Висока |
Поточна |
|
Розробка системи мотивації для працівників виробництва |
Підвищення зацікавленості та як наслідок – якості роботи співробітників |
Низька якість роботи незамотивованого персоналу |
Висока |
Термінова |
|
Повідомлення УФМС про прийом іноземних працівників |
Дотримання законодавства |
Штрафи за недотримання міграційного законодавства |
Висока |
Термінова |
|
Проведення адаптаційних заходів для новачків |
Поліпшення внутрішньокорпоративних комунікацій та якості роботи співробітників |
Можливе підвищення плинності та погіршення якості роботи нового співробітника. Істотних ризиків немає |
Середня |
Поточна |
Як ми можемо побачити, надстрокові завдання у таблиці відсутні, термінові та поточні завдання розподілені порівну. Плануючи свій день, важливо приділяти максимальну кількість часу вирішенню термінових завдань, при цьому залишаючи невеликий запас часу для вирішення поточних завдань.
Будь-яке завдання необхідно поділити на процеси. Навіть якщо завдання глобальне і потребує значних тимчасових витрат, то набагато легше його реалізувати.
Вчимося перемикатися
Вміння перемикатися необхідно для збереження концентрації уваги, тобто зосередженості на завданні та інтересу до роботи. Саме однакові дії знижують стійкість уваги. У процесі перемикання з одного завдання на інше необхідно враховувати такі моменти:
- Контраст динаміки процесів.
- Тимчасовий фактор.
Процес, на який ви перемикаєтеся, повинен відрізнятись за динамікою від основного процесу: це ключове правило конструктивної роботи. Наприклад, як директор з персоналуви зайняті розробкою регламенту, на який відвели собі певний час, скажімо, дві години. На середині процесу ви можете перейти на інше, більш живе завдання, наприклад, провести телефонні інтерв'ю з кандидатами. Також бажано перемикатися на більш легку та цікаву для вас діяльність: це психологічно легше, і перемикання, окрім конструктивного впливу на вашу увагу, буде сприйнято як відпочинок та розвантаження для мозку.
Щодо тимчасового чинника слід зазначити, що перемикання має бути обмежене у часі, тобто основна діяльність, з якою ви переключилися на другорядну, повинна залишатися такою. Припустимо, ваше сьогоднішнє основне завдання – моніторинг ринку праці за рівнем заробітних плат. ви визначили собі час виконання даного функціоналу: три години. Щогодини перемикайтеся на інше, другорядне завдання, виділяючи на його виконання 15-20 хвилин. Таким чином, на виконання основної та кількох другорядних завдань у вас піде чотири години, замість трьох, які ви заклали на основне завдання. Але ваша продуктивність істотно зросте і, крім великого блоку аналітичної роботиВи зможете виконати ще ряд функціональних обов'язків без втрати якості роботи.
Виконуємо одночасно різні дії
Звичайно, насправді робити кілька справ одночасно нереально: у будь-якому випадку, ви робите одну справу, миттєво перемикаючись на іншу. Але для виконання незначних по трудомістких завдань все ж таки можливо одночасно виконувати кілька дій. Наприклад, розмовляючи телефоном, можна розбирати та підписувати документи, або, спілкуючись із колегою, - переглядати електронну пошту.
Головне, щоб процеси, які ви виконуєте паралельно, були механічнішими, ніж тактичними, і не вимагали від вас значних розумових зусиль. Щодня розвиваючи у собі здатність робити кілька справ паралельно, ви зможете значно підвищити свою продуктивність та оптимізувати тимчасові витрати протягом робочого дня.
Нейтралізуємо пожирачів часу
Пожирачі часу, або хронофаги - це потужний негативний фактор, що працює на відволікання фахівця і забирає його тимчасові ресурси. Розглянемо типових пожирачів часу та можливі способи боротьби з ними.
- Соціальні мережі, розважальний контент.Інтернет у робочому процесі має використовуватися лише для роботи. Це правило, яке не вимагає обговорення. Якщо міркувати більш глобально, соціальні мережі - це передусім обмін інформацією. Надлишок інформації веде до стресів і нервових навантажень. На роботі ви й так отримуєте велика кількістьінформації. І якщо додати до неї потік нескінченного сміття, яке ми споживаємо, про продуктивність можна просто забути. Візьміть за правило не заходити до соціальних мереж на роботі. Робіть це дорогою додому, увечері, якщо без соціальних мережне обійтися.
- Особисті дзвінки.Спілкування з друзями та рідними телефоном протягом робочого дня краще звести до мінімуму. По-перше, ви витрачаєте на них дорогоцінне робочий час. По-друге, особисті розмови – це потужний відволікаючий фактор, після якого вам складно налаштуватися на роботу: ви продовжуєте обмірковувати свої особисті справи та проблеми, які необхідно вирішити. По-третє, скажу вам по секрету, подібні розмови дуже дратують керівництво. Вмійте працювати, перебуваючи на роботі: особисті дзвінки та sms краще залишити на обідню перерву, коли можна спокійно обговорити все, що стосується вашої особистого життя.
- Люди-хронофаги.Є такі люди, які самі не працюють та іншим не дають. Прийдуть, заглянути в очі і почнуть розтікатися думкою по дереву, обговорюючи годинами дрібниці. Не заохочуйте їх балакучість. Вмійте говорити ні, тактовно закінчувати розмову. Інакше таке спілкування може стати регулярним. Якщо ви бачите, що колега зловживає вашою гостинністю, закінчуйте цей діалог, а, точніше, монолог будь-якими доступними способами. Почніть писати електронний лист. Вимовте фразу, яка завершує розмову: «Я вас почув», «Я вас зрозумів», «Дякую, все ясно». Зішліться на невідкладні справи.
Даємо собі своєчасний відпочинок
На жаль, сьогодні регулярні перерви на відпочинок стали великою рідкістю. Ми їмо, п'ємо, слухаємо музику, не відриваючись від монітора комп'ютера. Відпочинок без відриву від роботи-це відпочинок, а задоволення фізіологічних потреб. Якось в одному науковому журналі я прочитала, що, якщо людина страждає на безсоння, хвилюватися не варто: головне, лежати в ліжку, організм сприйме це як сон. Так і в роботі: якщо ми сидимо перед комп'ютером, навіть смачний обід не сприймуть як відпочинок: наш бідний організм думатиме, що робота триває.
Робота без перерв – це потужний стресовий фактор. Потрібно хоча б кожні дві години виходити надвір, пити чай, вимикати екран монітора. Навіть десять хвилин відпочинку здатні благотворно діяти на співробітника, особливо якщо він працює в режимі цейтноту.
Відключаємось від справ після закінчення робочого дня
Так само, як ви вимикаєте комп'ютер після закінчення робочого дня, важливо вміти відключати власний мозок від робочого процесу. Без відключення ви не відпочиваєте, постійно прокручуючи в голові робочі питання, які потрібно вирішити.
Як забути про робочі питання до початку наступного трудового дня? По-перше, не привчайте колег та керівників турбувати вас у вихідні та вечорами. По-друге, залишайте невирішені справи на роботі. Запишіть свої завдання і залиште на робочому столі. Таким чином, вам не доведеться пам'ятати все те, що потрібно виконати. І останнє: не беріть роботу додому. Якщо є гостра необхідність виконати якісь завдання, краще прийти до офісу у вихідний день, аніж впускати роботу у свій особистий простір. Вмійте відокремлювати роботу від особистого життя, гармонія – це важлива складова будь-якої особистості, навіть якщо ця особа невиправний трудоголік та амбітний кар'єрист.
Ви, як і раніше, переконані, що запорука успіху — здатність працювати в режимі багатозадачності? Настав час розвіяти цю ілюзію. Оксфордські вчені досліджували реакції мозку та довели, що мультизадачність лише шкодить. Намагаючись виконувати кілька справ одночасно, ми виснажуємо себе. Страждає здатність до концентрації уваги, підвищується стомлюваність і, найнеприємніше, руйнується мозок. Редакція сайт зібрала цікаві відомості про шкоду багатозадачності та особливості монотаскінгу (однозадачності).
Розвіюємо міфи про роботу в режимі багатозадачності
Якщо озирнутися довкола, то здасться, що ми живемо у світі суперменів. Люди одночасно дивляться фільми, розмовляють телефоном, перевіряють пошту і краєм ока встигають заглядати у стрічки соцмереж. За одиницю часу виконується кілька завдань. Але це ілюзія. Роблячи одночасно кілька справ, ми втрачаємо концентрацію, тому нічого не виконуємо по-справжньому якісно.
Намагаючись осягнути неосяжне, ми набуваємо шкідливих звичок, які негативно позначаються на продуктивності роботи. Ми самі провокуємо підвищену тривожність, стреси та неврози. Проблема в тому, що людський мозок не пристосований до роботи в режимі багатозадачності. Вчені довели це експериментальним шляхом.
Досі вважалося, що молодь, яка росте в умовах багатозадачності, краще сприймає інформацію. Це зумовлено тим, що діти навчаються, спілкуються та виконують справи, не виймаючи навушників і одночасно зависаючи у соцмережах. Все не так просто. Вчені досліджували здібності двох вікових груп - 18-21 року та 35-39 років.
Виявилося, що якщо завдання одне, то молодь справді справляється з нею на 10% швидше за зрілих людей. Але це перевага втрачається, щойно випробувані працюють у режимі багатозадачності. Причому зниження швидкості виконання справ знижується незалежно від складності завдань. Виходить, що швидко і якісно виконувати роботу можна лише одним способом — не відволікаючись ні на що інше.
4 причини не виконувати кілька справ одночасно
Одночасне виконання завдань – це міф. Насправді мозку доводиться постійно перемикатися з однієї справи на іншу. Поки людина бадьора і активна, це дається досить легко. Але з кожним разом доводиться докладати більше зусиль, щоб не втрачати концентрацію. Плата за це надто висока.
1. Істотне падіння швидкості виконання роботи
Переключення уваги катастрофічно позначається на виконанні завдань. Внаслідок досліджень з'ясувалося, що офісні працівники витрачають до 28% часу на відновлення концентрації уваги. Це означає, що одного телефонного дзвінка, повідомлення або навіть натискання зайвої кнопки достатньо, щоб на третину збільшити тривалість виконання завдання.
Виходить, робота піденабагато швидше, якщо грамотно спланувати час та виконувати справи по черзі. При цьому якість залишиться на висоті.
2. Зниження мозкової активності – удар по творчості
Якщо йдеться про аналітиків та людей творчих професій, то їм категорично не можна працювати в режимі багатозадачності. Це знижує мозкову активність загалом. До того ж думки і ідеї, що виникають, миттєво забувають, як тільки людина перемикає увагу. Падає креативність, виникає творча криза, а закінчується все сильним ударом по самооцінці.
3. Під загрозою якість роботи та прості радості
Зниження швидкості різної роботи, що виконується одночасно, очевидне. Але чи так це важливо, якщо йдеться про прості побутові дії? Виявляється, також важливо. Якщо одночасно читати, жувати бутерброд та пити чай, ви не отримаєте задоволення ні від книги, ні від їжі, ні від напою. Залишиться лише почуття незадоволеності. Виконуючи кілька справ одночасно, ви нічого до ладу не робите і позбавляєте себе простих життєвих радощів.
4. Хронічна втома, стрес та невротичні розлади
Коли ви турбуєтеся про виконання кількох справ, зростає загальний рівеньтривожність. Так ви самі привчаєте себе до зайвої знервованості. Розпочаті, але не закриті завдання — потужний фактор стресу. Організм реагує спадом активності. Накопичується більше невиконаних справ, занепокоєння зростає, а продуктивність падає. Це хибне коло багатозадачності.
Поради щодо монотаскингу — простої та ефективної однозадачності
Записуйте.Плануйте у письмовій формі. Щойно завдання зафіксовано на папері, про неї можна не думати.
Розставляйте пріоритети.Виконуйте справи у порядку терміновості та важливості.
Враховуйте час.Виділяйте на кожен пункт плану рівно стільки часу, скільки потрібно для його реалізації.
Відпочивайте.Плануйте не лише справи, а й перерви між ними.
Перевіряйте пошту за графіком.Це стосується також стрічок соцмереж, телефонних повідомлень.
Якщо ви можете, вимикайте телефон та всі звукові сповіщення на час роботи. Пам'ятайте, кожен дзвінок підвищує тривалість виконання завдання на третину. Вам потрібно не менше 15 хвилин, щоб повернути концентрацію уваги. Краще впорайтеся із завданням, а потім перевірте телефон, пошту та дайте відповідь на важливі повідомлення.
