Практична робота Планування робочого часу у програмі Microsoft Office Outlook. Угруповання завдань за категоріями

Багато людей ведуть списки справ у паперовому чи електронному вигляді. В Outlook можна об'єднувати кілька списків в один, а також отримувати нагадування та відстежувати хід виконання завдань.

Створення завдання

Виберіть створити елементи _гт_ завданняабо натисніть клавіші CTRL+SHIFT+K.

У полі Темавведіть ім'я завдання. Ви можете залишити ім'я коротше, а потім додати інформацію в тексті завдання.

Якщо завдання має певний час початку та завершення, вкажіть їх у полях Дата початкуі Термін.

Задайте важливість завдання у полі Важливість.

Якщо вам потрібне спливаюче нагадування, встановіть прапорець Нагадуваннята вкажіть дату та час.

Створення завдання з елемента Outlook

Ви можете створити завдання з будь-якого елемента Outlook, наприклад, з повідомлення електронної пошти, контакту, елемента календаря або нотатки.

Виконайте одну з наведених нижче дій.

Перетягування електронної пошти до списку справ

Перетягніть елемент на піктограму завдання в області навігації.

Порада:Щоб додати елемент як вкладення в нове завдання замість вставки тексту в текст завдання, клацніть елемент правою кнопкою миші та перетягніть його до списку завдань, а потім виберіть команду Копіювати як завдання із вкладенням.

Створення завдання у списку справ

Щоб створити завдання у списку справ, виконайте одну з наведених нижче дій.

У списку справ виберіть поле введіть нову назву завдання, а потім введіть опис завдання. Натисніть клавішу ENTER для завершення дії. Завдання з'явиться у списку справ із поточною датою.

У списку справ двічі клацніть поле введіть нове завданнявідкрити нове вікно завдання. У цьому вікні можна ввести додаткові відомості про завдання.

Порада:Щоб увімкнути та відобразити завдання у списку справ, на вкладці Вигляд у групі Макетнатисніть кнопку списоксправ і виберіть пункт завдання. Додаткові відомості про список справ можна знайти у розділі

Багато людей досі використовують паперовий блокнот та ручку для складання списків справ та різноманітних завдань та нагадувань. У деяких випадках це справді чудовий спосіб, проте часто не зайвим буде скористатися сучасними рішеннями.

Поштовий клієнт Outlook 2016 дозволяє створювати та вести списки справ та завдань як особисто для себе, так і спільно з іншими користувачами. А система нагадувань робить його незамінним помічником щодня. Ведіть списки справ та завдань, виставляйте їм категорії та пріоритети, відсоток виконання та дедлайни. Ведіть спільні завданняі розсилайте електронну поштуучасникам. З можливостями Outlook 2016, можливо, ви скоро відмовитеся від використання звичайних стікерів з нагадуваннями.

Як використовувати завдання вOutlook 2016

Для початку відкрийте панель «Завдання», натиснувши відповідну піктограму в меню поштового клієнта. У списку «Мої завдання» окремо сортуватимуться «Список справ» та локальні «Завдання».

«Список справ» містить не лише список ваших завдань, а й події, які ви відзначили як «До виконання». «Завдання» – це завдання, які ви створили у секції «Завдань», у тому числі й у вкладках із листами чи календарем.

Створення нових завдань

Є кілька способів для створення завдань, а кожному завданню ви можете додати максимум додаткових деталей, або можете взагалі їх не чіпати, поставивши лише назву.

Найпростіший спосіб створити нове завдання, це перебуваючи в панелі завдань в області «Завдання» клацнути мишу на напис «Клацніть додасть елемент (Завдання)». Просто введіть назву нового елемента, і він буде створений. Далі можна створювати інші нові завдання. Як тренування створіть шість різних завдань за допомогою даного інструменту.

Примітка:Якщо у вас відображається список завдань на вкладках «Пошта» та «Календар», то там також можна швидко створити новий елемент, просто заповнивши поле «Введіть нове завдання» та натиснувши клавішу Enter. Якщо список завдань не відображається, його можна додати через стрічкове меню «Вид» – «Макет» – «Список справ» – «Завдання».

Щоб помітити завдання виконаного, достатньо клікнути на червоний прапорець навпроти її назви. Аналогічно можна клікнути не на прапорець, а на порожній чекбокс, де після цього з'явиться галочка, а назва завдання стане перекресленою.

Зробити це знову ж таки можна як на вкладці «Завдання», так і на інших. З тією різницею, що на вкладці «Завдання», ви продовжите бачити завершене завдання, навпроти якого з'явиться галочка, тоді як у «Пошті» та «Календар» таке завдання пропаде зі списку.

Зміна статусу завдання

Щоб внести зміни та доповнення до будь-якого завдання, просто натисніть на неї двічі. У вас відкриється нове вікно, в якому буде відображено всю інформацію про завдання – ви можете її додавати, змінювати, видаляти. Наприклад, додайте опис до вашого завдання, конкретизувавши який саме результат повинен вийти на виході. Після цього натисніть кнопку «Зберегти та закрити».

Це ж вікно ви побачите якщо створюватимете завдання не так, як це було описано вище, а після натискання на кнопку «Створити завдання» у стрічковому меню (розділ «Головна»). Це зручно, якщо окрім назви ви одразу знаєте терміни виконання, хочете використовувати різні статуси та категорії, пріоритет та нагадування.

Для початку у полі «Тема» введіть назву для нового завдання. Використовуючи календар, ви можете задати дату початку та дату виконання завдання (або використовувати лише один із цих елементів). Пункт «Стан» дозволяє вибрати зі списку, що випадає, одне з п'яти значень для статусу, наприклад, «Виконується» або «Завершено». "Важливість" буває трьох типів, а "% завершення" дозволяє контролювати процес виконання.

Проставивши галочку в чекбоксі «Нагадування», виберіть конкретну дату, коли вона має прозвучати, виберіть час. Також при необхідності можна вибрати вручну звуковий сигнал, натиснувши на піктограму з гучномовцем.

Нижня область призначена для текстового опису. Просто натисніть на ній один раз і почніть друкувати. Сюди можна помістити будь-яку інформацію, що стосується завдання.

Якщо у стрічковому меню у графі «Завдання» натиснути на піктограму «Докладно», можна також задати орієнтовну кількість годин на виконання завдання та кількість витрачених годин. Тут же можна вказати інформацію про витрати на виконання та назву Організації, з якою ви маєте справу. Для переходу до попереднього розділу з описом та нагадуванням у тому ж стрічковому меню натисніть на піктограму «Завдання», розташовану поряд з «Докладно».

Призначення завдання іншій людині

Якщо ви хочете призначити ту чи іншу задачу для виконання іншим користувачем, просто відкрийте її подвійним натисканням миші і у вікні, що з'явилося в стрічковому меню в графі «Завдання», виберіть піктограму «Призначити завдання».

У вас з'явиться форма, що нагадує електронний лист. У графі «Від» з випадаючого списку можна вибрати електронну скриньку, з якої ви відправлятимете завдання (якщо у вас налаштовано більше однієї поштової адреси). У полі «Кому» необхідно вказати відповідального за роботу над завданням (саме собою, він також має скористатися програмою Outlook). Далі за необхідністю ви можете використовувати будь-які додаткові елементи – дата початку та виконання, стан, важливість, опис.

Переконайтеся, що проставлені галочки в чекбоксах «Тримати оновлену копію цього завдання у списку завдань» та «Надсилати мені звіт про стан після завершення завдання». Так ви завжди будете в курсі того, що відбувається, якщо користувач по ходу роботи змінює статус - стан і відсоток завершення.

Щоб заповнити всі необхідні дані, натисніть кнопку «Надіслати». Якщо у вас раніше були встановлені персональні нагадування для цього завдання, то Outlook 2016 повідомить вас, що ви більше не відповідаєте за завдання і раніше встановлене нагадування відключено. Натисніть «Ок» – повідомлення буде надіслано.

Коли ви призначаєте завдання комусь іншому, іконка з чоловічком з'явиться автоматично поруч із звичайним значком завдання.

Використання категорій

Для кожного завдання можна використовувати категорії. Причому одне завдання може бути призначено кілька категорій. Для додавання категорії натискаємо на завдання подвійним клацанням миші та зі стрічкового меню у графі «Завдання» натискаємо кнопку «Вибрати категорію» – «Всі категорії».

За промовчанням категорії названі за кольором, яким вони позначені. Вибравши категорію, натисніть кнопку «Перейменувати» і назвіть її на свій розсуд. Також для зручності можна вибрати для категорії поєднання клавіш, використовуючи список, що випадає. Таким чином, надалі можна буде призначати завданням категорії не відкриваючи їх, а просто виділяючи їх у загальному списку та натискаючи поєднання клавіш, задане раніше.

Вибравши категорію, тиснемо Ок. Завдання має з'явитися кольорова смуга, на якій буде вказано ім'я (або імена) вибраних категорій. Відповідне позначення відображатиметься і в списках завдань.

Перегляд поточних завдань

Ви можете переглядати завдання, використовуючи різні інструменти. У стрічковому меню виберіть пункт «Вид» та натисніть кнопку «Змінити виставу» – у вас з'являться варіанти відображення ваших списків.

Як правило, за промовчанням вибрано «Простий список», де відображаються всі завдання з різною важливістю, на будь-яку дату, у тому числі вже виконані. Коли ж у вас кількість завдань йде не на один десяток, зробити зручну вибірку буває вкрай корисно.

При цьому роблячи вибірку, скажімо, по завданням на поточний день, тобто вибравши зі списку "Змінити уявлення" значення "Сьогодні", при необхідності ви також можете мати під рукою загальний список завдань. Для цього наведіть курсор на іконку «Завдання» в навігаційній панелі та у спливаючому вікні на кнопку в правому верхньому кутку – «Закріпити виноску огляду». Після її натискання у вас додасться панель зі списком всіх завдань, де за потреби можна швидко створювати нове завдання (аналогічна панель може відображатися в розділах «Пошта» та «Календар», про що вже говорилося вище).

Думаю, цю статтю оцінять менеджери проектів, менеджери, що працюють з клієнтами, і менеджери продукту, а також ті, хто шукає способи підвищити ефективність своєї роботи і використовує Outlook для планування. Якщо ви ще цього не робите, то, ймовірно, після цієї статті, вам захочеться - або остаточно захочеться - робити це. Отже, 5 нехитрих методів підвищити продуктивність vs. розширення TaskCracker для Outlook.

Усі хочуть керувати часом

Inbox Zero

Отримуємо завдання у пошту -> створюємо завдання у списку задач

Головне гасло Inbox Zero, як неважко здогадатися - швидко розправлятися з поштою, що входить, і, грубо кажучи, тримати поштову скриньку «порожнім». По роботі у вхідні сиплеться величезна кількість пошти – від керівництва, клієнтів, замовників, а також незліченних листів, де вас просто поставили в копію. Якщо все це сміття щоразу перебирати, перш ніж вирішити, що робити і з чого почати – зрозуміло, що часу ніколи не вистачить; тому перший крок підвищення ефективності – це відразу розкидати листи по задачам. Outlook дозволяє це зробити в рамках власного функціоналу, а вже далі можна використовувати різні розширення. Однак саме по собі розширення ніколи за вас працювати не буде, тому я і хочу розповісти якісь способи прискорити і покращити свою роботу можна використовувати, якщо у вас вже є додаток TaskCracker - і чи можна з цим додатком взагалі щось зробити. Це, якщо говорити коротко, візуальна дошка для задач Outlookяка дозволяє мишкою по монітору закинути нове завдання на той час і в той ступінь важливості виконання завдання, яка найкраще для неї підходить.

Звичайно, незважаючи на те, що на сайті заявлено, що Inbox Zero використовувався при розробці цього розширення, безпосереднього відношеннядо розширення цей спосіб немає. Можливо, розробники мали на увазі, що застосовувалицю методику, коли працювали над софтом. Ну, тоді так і треба писати. Подивимося, які ще методики заявлені як придатні для використання з цим розширенням.

Eisenhower matrix

Список завдань «все, що потрібно зробити» -> Стратегічне планування завдань

Через кілька місяців роботи над проектом ми зрозуміли, що діяли згідно з чітко спланованим ХЗ.ХЗ що робили, ХЗ що й вийшло. Щоб виконання списку справ призвело до РЕЗУЛЬТАТАМ, потрібно спочатку свої справи стратегічно спланувати. Тут на допомогу приходить Матриця Ейзенхауера. Вважається, що цей метод був запропонований американським президентом Дуайтом Д. Ейзенхауером, а також що це одна з найпростіших та найефективніших методик стратегічного планування завдань. Суть у цьому, що відносини діляться за принципом важливості і терміновості і – головне правило – в повному обсязі важливі справи термінові, в повному обсязі термінові справи важливі. Щоб це побачити наочно, використовується матриця:

Візуальний принцип покладено і в основу TaskCracker - і це мабуть, головне, що дозволяє розібратися з аутлучними завданнями максимально ефективно: список не дає загальної картини і не дозволяє стратегічно послідовність виконання завдань. Візуальне представлення задач дозволяє швидко побачити свою завантаженість і мишкою розкидати завдання пріоритетами і потрібними тимчасовими інтервалами.

Однак самої матриці Ейзенхауера як такої у розширенні немає - є її перероблений на розсуд розробників варіант, де справи дійсно діляться за принципом терміновості (вертикально: від найважливіших до найменш), а далі вони поділяються на поточні, завтрашні і заплановані наступного тижня. Крім того, в матриці TaskCracker є місце для прострочених завдань і завдань, для яких час поки не призначено. Якби не це останнє, я б сказала, що планувати в софті незручно. Звичайно, це останнє дозволяє тримати «на виду» навіть ті завдання, які поки що за планом не розкидані. Однак неважко помітити, що осередки для поточних завдань такі ж за розміром, як осередок для завдань на весь (!) наступний тиждень і такий самий, як для завдань без дати. , що за велику кількістьзавдань всі вони у візуальне відображення просто не помістяться. Заради справедливості, звичайно, кожен осередок місткий, та й графічний дизайн очищений досить сильно. Однак не попередити про подібну проблему не тільки користувачів, а й самих розробників не можна.

Методика Стівена Кові

Наступний метод був описаний Стівеном Кові в 1989 році в його книзі "Сім звичок високоефективних людей" ("The 7 Habits of Highly effective people") і пізніше - в його другій книзі "Головна увага головним речам" ("First Things First") . Завдання діляться за важливістю та терміновістю, використовується візуальна матриця, яка цього разу отримала назву Urgent\Important matrix або "матриця розподілу часу".

Тут та сама проблема: матрицю заявлено на сайті, але в продукті використано матрицю, описану вище. Проблема з розміром осередків залишається на порядку денному.

Після того, як завдання розподілені стратегічно за допомогою однієї з матриць, саме час розпочати виконання завдань по порядку, як це пропонує GTD техніка.

Візуальна дошка завдань

Звичайно, в Outlook у нас є лише список завдань, тому для того, щоб його стратегічно спланувати - що робити? Виписувати все на аркуш паперу? Малювати на дошці? В принципі, дивно, як Microsoft сам не впровадив подібну річ: візуальне уявлення для аутлучних завдань, в якому можна не тільки бачити завдання на віртуальній «дошці», а й перетягувати їх так, щоб розкидати по різних днях тижня та пріоритетів. Адже, по суті, TaskCracker - всього лише ще один кастомізований View, яких вже в самому Outlook'і кілька - ось тільки всі вони виключно списком. те, що завдання з інших уявлень відображаються в розширенні відразу з пріоритетами і датами, так як вони у вас вже розподілені за пріоритетами в Outlook, а кожна маніпуляція мишею в TaskCracker привласнює пріоритет і терміновість, яка потім відображається у всіх інших views. заощаджує час.

Ця простенька програма встановлюється за 5-10 секунд і відразу готова до роботи, як тільки ви перезапустите Outlook. Після цього в Outlook з'явиться спеціальна кнопка - TaskCracker - натиснувши на яку, ви побачите всі свої завдання у вигляді візуальної матриці де відразу видно завантаження на конкретний день, легко помітні прогалини в плануванні - і вони, в принципі, легко ліквідуються, якщо перетягнути задачу за допомогою миші.

За словами розробників, софтина зроблена так, що дозволяє поєднувати відразу кілька найбільш популярних технік підвищення продуктивності - це всі методики, згадані вище - Inbox Zero, Матриця Ейзенхауера, методика Стівена Кові, а також методика, про яку йтиметься нижче - GTD. Якщо перша має до роботи з розширенням відношення лише непряме, то матриці, хоч і знайшли в софті відображення, то, як мінімум, зазнали значного перегляду. В принципі це не погано, тому що на зручності роботи з розширенням позначилося швидше на краще, але з іншого боку, після прочитання інформації на сайті, я все ж таки очікувала, що поділ на Urgent\Important буде в розширенні відображено якось чіткіше. . Все ж таки це градація за двома ознаками, у той час як в софті збережений аутлучний принцип - High \ Medium \ Low importance. Для тієї ж GTD це не зручно: коли я готова до роботи, для мене всі завдання діляться не на три, а на дві групи: це я зроблю зараз, а це потім.

GTD

Спланував -> Зробив

Методика, оприлюднена Девідом Алленом у 2001 році. Достатньо у зв'язку з чим докладно пояснювати, що це таке, ймовірно, не потрібно. Суть у тому, щоб, грубо кажучи, мати список справ та робити їх одна за одною. Я не випадково говорю про це в останню чергу, тому що після того, як у TaskCracker'і завдання розподілені за часом та пріоритетністю – можна перейти в режим звичайного перегляду завдань – тобто вибрати один із стандартних аркушів Outlook. Всі зміни, які ви зробили у візуальному поданні, будуть відображені в будь-якому іншому, як я вже й говорила вище. Залишилося тільки почати виконувати завдання одне за одним. Якщо при згадці на сайті про GTD на увазі було саме це, тоді, мабуть, погоджуся.

Розподіл моїх завдань за допомогою TaskCracker у мене зайняв близько 10 хвилин. Перше і головне, що було зручно - при перетягуванні миші - відповідні дата і пріоритетність завдання призначаються самі, їх не треба вбивати вручну. Як не крути, візуальна вистава мене підкупила і зручністю і чистим дизайном. Але недоліки, описані вище, все одно залишаються - і розробникам, як і раніше, є куди рости. Додати теги

Оптимізація дій

Під час роботи над створенням нового списку повідомлень ми відштовхувалися від того, як люди читають електронні листи. Але не лише сам процес перегляду та читання був важливий для нас. Також нас цікавило те, як відбувається обробка листів. Ми проаналізували, наскільки могли, що найчастіше роблять люди з листами після їх прочитання.

Звичайно, часто люди видаляють листи, які вони прочитали або переглянули, а точніше три чверті дій з електронними листами після прочитання – їхнє видалення. В основному видаляють за допомогою клавіатури, хоча використання миші теж популярне. У новому Outlook ми помістили кнопку "видалити" прямо у списку повідомлень. Коли ви переглядаєте стрічку повідомлень, можна по ходу видаляти листи без попереднього виділення, а лише одним кліком.

Список повідомлень в Outlook оснащений кнопками для виділення листів, а також для їх розподілу за категоріями. Хоча виявилося, що останньою функцією мало хто користується. Тому ми прибрали за непотрібністю цю кнопку та перенесли функцію категоризації в меню, також для цієї дії можна використовувати Quick Step. Тим, хто користується цією функцією, не варто переживати, тому всі категорії, як і раніше, залишаються в списку.

Наш аналіз показав, що багато користувачів воліють відзначати непрочитані повідомлення, які мають для них особливу важливість, щоб потім знову до них повернутися. Тому MS Outlook-2013 має можливість змінювати статус листів у папці з вхідними.

Інтерфейс для сенсорних дисплеїв

Слід зазначити, що у версії для апаратів із сенсорним дисплеєм, наприклад, для планшетів, ви не побачите кнопки для швидкого видалення, позначки або зміни статусу листа в самому списку повідомлень. Справа в тому, що те, як люди працюють зі звичайними комп'ютерами з мишкою і сенсорними екранами за допомогою пальців, має суттєві відмінності. Отже, це має відбиватися на інтерфейсі нашої програми.

Функція Quick Response

Однією з нових функцій Outlook 2013, яка знайшла позитивний відгук серед користувачів, є Quick Response, тобто функція швидкої відповіді на листи. Сенс у тому, що можна відповідати на вхідні, не залишаючи папки, а прямо в міру роботи з листами. Це значно полегшує вашу роботу з поштою, тому що тепер не потрібно відкривати нове вікно, щоб відповісти на лист, а також відредагувати сам текст листа або прикріпити документ.

Чернетки

Грунтуючись на відгуках та побажаннях користувачів, ми додали додаткову кнопку чернетки до Quick Response, щоб ви завжди могли відстежувати, на які листи ви почали відповідати, але не закінчили сам лист. Коли ви починаєте відповідати на лист, з'являється індикатор , тобто «чернетка», він зникає, коли ви або відправляєте відповідь, або видаляєте лист. Цей індикатор показує, що вам все ще потрібно закінчити роботу над листом. Досить зручно: ви і не забудете відповісти на листи, на які хотіли, а також не потрібно зайвий раз перевіряти папку з чернетками чи все відкриті вікназнайти незавершені листи. Коли ви натискаєте на розмову, що містить цей індикатор, програма автоматично повертає вас до листа, який ви не дописали.

Календар

Багато хто з нас користується календарем, щоб планувати зустрічі та наради. Також набрали популярність нагадування, за допомогою яких ви не пропустите з уваги навіть дрібниці.

Вивчивши те, як користувачі працюють із календарями, ми дійшли висновку, що дуже часто необхідно не тільки розуміти, які зустрічі та заходи призначені на сьогодні, а й бачити свої завдання у перспективі на тиждень і навіть на місяць. Для цього чудово підходить Month View, за допомогою якого можна планувати завдання на майбутнє та ставити собі необхідні нагадування. Просто натисніть на день у календарі і створіть запис.

Приємної роботи з новим MS Outlook-2013 !

Практична робота № 2

ТемаурокуПрограма Microsoft Office Outlook

Планування робочого часу

Мета уроку

Навчити планувати робочий часза допомогою програми Microsoft Office Outlook

Вступна частина

Діяльність секретаря дуже різноманітна. Це і підготовка документів,і телефонні дзвінки, і організація прийому відвідувачів та багато іншого. Цядіяльність, пов'язана з вирішенням поточних питань, непомітна непосвяченій людині. Однак від того, наскільки успішно та оперативно вона здійснитьється, залежить ефективність роботи підприємства.У середовищі Outlookвсі заходи поділяються на наступні групи, про якіторих ви вже знаєте: зустрічі, збори, події, завдання, а також телефоннідзвінки.

Зустріч це захід, що стосується одного-двох осіб. Час зустрічі згоденвується між ними та резервується в календарі. Зустріч не вимагає залученняресурсів: спеціального приміщення, час підготовки, матеріальних витрат. Зустріч можна назвати і щоденну доповідь керівнику, і телефонний дзвінок, і прийом відвідувачів. Важливо те, що, як правило, це - невелика справа, з точки зоруня витрат часу на підготовку; воно планується на певний час і виявляєся одностороннім (виконується особисто секретарем) або двостороннім (розмова двохлюдина). Хоча зустріч і планується на певний час, її завжди можна переглянути.нести, якщо на даний моментвиникне інший, важливіший захід.

Збори, на відміну від зустрічі, вимагає запрошення кількох осіб та залученнячення додаткових ресурсів. Проведення зборів має узгоджуватися з усіма учасниками. Зборимає конкретну дату проведення, а також час початку та закінчення. Зібраня вимагає підготовки, пов'язаної зі складанням плану проведення, вибором місця та, звичайно ж, узгодженням з усіма учасниками.

Подія - це сукупність заходів, пов'язаних з єдиним змістом, прощо йдуть протягом тривалого часу. Подія передбачає складанняплану заходів та окремої підготовки кожного з них. Приклади подій: виставка-ярмарок, Олімпійські ігри, відпустку, семінар. Собития можуть бути щорічними, тобто відбуватися раз на рік у певний день(наприклад, день народження або річниця якоїсь події), і звичайними,тобто проходити один раз і тривати протягом одного або кількох днів.Рас посилання запрошеньна подію визначається його змістом. Наприклад, проведення семінару пов'язане із запрошенням учасників, а в день народження требабути готовим до того, що протягом усього дня будуть дзвонити та приходити відвідайтечи бажаючі привітати вашого співробітника. Якщо це день народження партнера,то, можливо, вам доведеться не раз протягом дня зателефонувати йому, щоб привітати

Завдання - це справа, яку треба виконати до певного терміну, пов'язану ззначними часовими витратами. Поточні завдання працівник виконує тоді, коли він не проводить зустрічі, збори, тобто умовно можна сказати «вільний». Завдання, які виконуєсекретар, - це складання та обробка документів, складання плану заходівприйняття, організаційні роботи та інші.

Для успішної роботи потрібно навчитися планувати свій робочий час. У середовищі Outlook для планування робочого часу призначено папку Календар

Завдання 1. Робота з папкою Календар

Ознайомтеся з інтерфейсом папки Календар.

Хід роботи

Відкрийте папку Календар

Знайдіть вікно Щоденника із зазначеною шкалою часу. Тут можна записати зустрічі, збори, події.

3. Змініть ціну поділу шкали часу.
Для цього:

клацніть правою кнопкою миші будь-де шкали;

у контекстному меню виберіть відповідний інтервал часу від 5 до 60 хвилин.

Знайдіть "Календар". За його допомогою можна переглянути заходи, заплановані на інші дати у поточному та наступних місяцях та роках. Червоною рамкою виділено поточну дату. Перегортайте календар на кілька місяців назад або вперед. Подивіться, чи немає дат, виділених жирним шрифтом.

Клацніть на будь-якій даті в календарі. Переконайтеся, що Щоденник відкрився на вказаній даті.

Форму подання Щоденника можна змінити. На панелі інструментів знайдіть кнопки День, Робочий тиждень, Тиждень, Місяць. По черзі клацніть на кожній кнопці і простежте, як зміниться уявлення щоденника.

Знайдіть у календарі Панель завдань. Вона має вигляд таблиці, у кожному рядку якої записується назва та деякі параметри задач.

Завдання 2. Планування зустрічі

Навчіться записувати у календар зустрічі.

Хід роботи

Відкрийте Щоденник на поточній даті.

Заплануйте найближчим часом «Обговорити з Капроновим Ю.І. план робіт».

Для цього:

клацніть на шкалі часу момент, розташований не раніше, ніж за півгодини від поточного часу;

запишіть тему зустрічі;

натисніть клавішу Enter.

Зустріч буде відзначена спеціальним піктограмою оповіщення. Програма автоматично за 15 хвилин до початку зустрічі видасть звуковий сигнал, що запобігатиме наближенню зустрічі.

Дочекайтеся звукового сигналу.

Змініть тривалість зустрічі.
Для цього:

наведіть вказівник миші на верхню або нижню межу запису про зустріч (покажчик миші змінить форму);

захопіть та перемістіть межу зустрічі.

5. Створіть ще кілька зустрічей з різними темамина найближчі дні, керуючись даними таблиці

Таблиця Розклад на тиждень
День тижня ЧасТема

Понеділок 9.00-9.30 Доповідь директору

Вівторок 13.00-14.30 Прийом з особистих питань

Середа 16.30-17.00 Підписати документи

Четвер 10.00-12.00 Комітет освіти

Завдання 3. Зміна параметрів зустрічі

Під час планування зустрічі можна зв'язати її з контактом. Тоді інформація про неї фіксуватиметься у відомостях про контакт. За цими відомостями завжди можна згадати, коли та які зустрічі відбулися з контактом, чому вони були присвячені. Під час планування зустрічі ви можете вказати параметри зайнятості. У програмі Outlook передбачені такі варіанти

Зайнятий Зустріч не може бути перенесена на інший час, і ви не хочете,

щоб вас турбували в цей час

Ви можете перенести зустріч на інший час, якщо виникне

більш невідкладна справа

Під питанням Ви не впевнені, що зустріч взагалі відбудеться

Немає на роботі Зустріч відбувається в іншому місці

Особливо важливо вказувати параметри зайнятості, якщо ви працюєте у групі та повідомляєте по мережі свої плани іншим учасникам. Ваші параметри зайнятості допоможуть планувати свій робочий час.

Навчіться зв'язувати зустріч із контактом, документом, встановлювати та скасовувати оповіщення, встановлювати параметри зайнятості.

Хід роботи

Відкрийте вікно параметрів зустрічі подвійним клацанням на темі або порожній
рядку в щоденнику

Розгляньте вкладку Зустріч.

Виконайте такі дії:

змініть тему зустрічі;

вкажіть місце зустрічі;

вимкніть прапорець оповіщення;

встановіть параметри зайнятості: зайнятий, вільний, під питанням, пет на роботі.

Зв'яжіть зустріч із контактом. Для цього клацніть на кнопці Контакти в нижній частині діалогового вікна і в списку контактів виберіть ім'я контактної особи, з якою запланована зустріч.

Завдання 4. Нотатки та вкладення

Зазвичай під час зустрічі обговорюються якісь ділові питання. Ви можете у вікні зустрічі зробити нотатки, примітки, які питання передбачається обговорити, пропозиції щодо обговорюваних тем та інше. Якщо до зустрічі готується документ, його можна або безпосередньо вставити у вікно зустрічі, або зв'язати з нею.

Навчіться робити нотатки та вкладення до зустрічі.

Хід роботи

Відкрийте вікно зустрічі

У текстовому полі для нотаток до зустрічі запишіть текст: «Обговорити терміни роботи, кількість учасників та коло питань».

Приєднайте до зустрічі створений та збережений на комп'ютері файл.
Для цього:

клацніть на кнопці Додати файл (або меню Вставка Файл);

у вікні огляду знайдіть потрібний файл і натисніть кнопку Вставити (значок файлу з'явиться у вікні).

4. Також можна вставити вміст файлу.
Для цього:

виберіть у меню Вставка пункт Об'єкт;

у діалоговому вікні встановіть перемикач Створити із файлу;

клацніть на кнопці Огляд та у діалоговому вікні виберіть ім'я файлу;

Закрийте діалогові вікна клацанням на кнопку ОК і переконайтеся, що вміст файлу з'явився в полі нотаток.

Завдання 5. Планування зустрічей, що повторюються

Діяльність секретаря є зустрічі, які періодично повторюються. Наприклад,доповідь директору провадиться на початку кожного робочого дня, підписання документів - наприкінці робочого дня, раз на тиждень проводяться наради, присвяченіні планування майбутньої роботи та звіту про виконану роботу. Усі перелічені види зустрічей можна назвати у календарі як повторюючіся. У цьому випадку вони будуть автоматично записані на заплановані дні.

Навчіться створювати зустріч, що повторюється.

Хід роботи

1. Створіть у календарі кілька зустрічей, яким потім буде надано ознаку повторення

День тижня Час Тема Ознака повторення

Понеділок 9.00-9.30 Перегляд пошти щодня

Понеділок 9.30-10.00 Доповідь директору щоденно

Понеділок 16.30-17.00 Підписання документів щоденно

Понеділок 10.00-11.00 Планерка щотижня

Вівторок 13.00-14.30 Прийом з особистих питань щотижня

П'ятниця 16.00-17.00 Підсумки роботи щотижня

2 Вкажіть ознаку повторення для зустрічі.

Для цього:

подвійним клацанням відкрийте вікно зустрічі;

на панелі інструментів натисніть кнопку Повторення

у діалоговому вікні Повторення зустрічі встановіть потрібні параметри повторення;

закрийте вікно зустрічі та знайдіть у календарі інші дати, на які автоматично буде записана зустріч, що повторюється.

Завдання 6. Планування зборів та подій

Збори передбачають запрошення кількох учасників. Програмне середовище Outlook дозволяє вибрати учасників з пайки Контакти та автоматично надіслати їм запрошення. Цей вид роботи безпосередньо пов'язаний з можливістю групової роботи у мережі. Подія – це захід на весь день.

Навчіться призначати збори та подію.

Примітка:

Якщо ви працюєте в мережі, запрошення будуть автоматично надіслані за вказаними в папці Контакти адресами

Хід роботи

Відкрийте зустріч, що повторюється Планерка

Клацніть на вкладці Доступність учасників. При переході на цю вкладку зустріч автоматично перетворюється на збори.

Щоб вибрати учасників та надіслати їм запрошення, натисніть кнопку Інші. Відкриється адресна книга.

Виберіть учасників зборів.

5. У сформованому списку клацніть значок надсилання запрошення поряд з кожним учасником і виберіть пункт надсилати або не надсилати запрошення.

6. При формуванні папки Контакти усі дати народження та річниці автоматично записуються у щоденник на відповідні дні як події. Такий запис потрібний день нагадає вам про необхідність привітати партнера, що є ознакою чемності в діловому спілкуванні. Подія вказується в заголовній частині аркуша щоденника. Перегляньте щоденник і переконайтеся, що в дні народження ваших співробітників і партнерів внесено відповідний запис

7 Створіть подію на весь день Семінар менеджерів.

Для цього:

подвійним клацанням відкрийте нову зустріч;

встановіть прапорець Цілий день;

Вкажіть інші параметри зустрічі: тему, місце, дату, час, учасників.

Завдання 7. Створення задачі

У вікні папки Календар розташовано Панель завдань. Завдання, на відміну від зустрічі, не має конкретної дати та часу виконання. Вона має лише певну дату початку та термін виконання. Завдання зберігаються в окремій папці з однойменною назвою. Панель завдань у календарі пов'язана з папкою Завдання

Ви можете встановити такі параметри завдання:

вказати тему завдання;

призначити дату початку та строк виконання;

відстежувати стадії завершеності: не розпочалася, виконується, завершена, відкладена, в очікуванні;

вказувати відсоток виконання завдання;

доручити завдання іншому виконавцю та контролювати виконання;

пов'язати завдання із контактом;

прикріпити файл або записати нотатки;

змінити уявлення про завдання у вікні.

Багато цих параметрів аналогічні параметрам зустрічі.

Навчіться створювати завдання та задавати їх параметри.

Хід роботи

Розгляньте інформацію про завдання у папці Календар та папці Завдання Вони багато в чому збігаються.

Перейдіть до папки Завдання.

Для створення завдання клацніть на рядку з написом «Клацніть додати елемент (Завдання)».

У такий спосіб ви можете задати тему, термін виконання та ще деякі параметри завдання. Запишіть тему «Наказ про затвердження графіка відпусток» і вкажіть термін виконання в календарі, що розкривається, а потім натисніть Enter .

Щоб ввести докладну інформацію про завдання, подвійним клацанням відкрийте вікно
параметрів задачі

Введіть дату початку, стан, відсоток завершеності завдання. Встановіть прапорець оповіщення.

Прикріпіть до завдання файл із наказом.

Створіть ще кілька завдань на найближчі 5 днів:

зібрати відомості про відпустки;

скласти план проведення семінару;

скласти список учасників семінару;

розіслати телефонограми учасникам семінару.

Завдання 8. Доручення завдання іншій особі та контроль виконання

Секретар як самостійно виконує завдання директора, а й може за його вказівкою доручити виконання завдання іншому співробітнику і здійснювати контроль виконання.

Програмне середовищеOutlookдозволяє доручити завдання будь-якій особі з папкиКонтакти. При дорученні завдання вона автоматично пересилається по мережі співпрацініку, який стає власником завдання. Доручена задача зберігається в татке секретаря, який таким чином має можливість контролювати її хідвиконання.

Навчіться доручати завдання іншим особам.

Хід роботи

Завдання 9. Зміна уявлення про завдання

Відомості про завдання представлені у вигляді таблиці. Заголовки стовпців вказують на параметри завдання, що відображаються. Програмне середовище дозволяє змінити представлення інформації про завдання. Для цього використовується пункт Поточне подання з меню Вигляд. Якщо вас з будь-яких причин не влаштовують уявлення, запропоновані програмою, ви можете самі встановити будь-яку кількість стовпців у таблиці, способи групування та сортування завдань.

Навчіться використовувати уявлення про завдання, запропоновані програмою, а також змінювати кількість стовпців у таблиці.

Хід роботи

Відкрийте папку Завдання.

У меню Вигляд виберіть пункт Поточне представлення та з додаткового меню один із видів представлення.

Перегляньте, як змінилося уявлення задачі.

Застосуйте інші види уявлення.

Клацніть правою кнопкою миші на рядку заголовків.

У контекстному меню виберіть Редагувати поточну виставу. Відкриється вікно відомостей про подання

Перегляньте вміст кнопок. Змінюйте подання, використовуючи діалогові вікна кнопок.

Завдання 10. Створення нотатки

Нотатка - Це невелика записка на згадку. Текст нотатки може бути найрізноманітнішим: думка, яку не хочетьсязабути; нагадування про щось собі або іншому співробітнику; новий анекдот, який при нагоді можна розповісти партнеру; цитата та багато іншого. У некомп'ютеризованому офісі іноді можна побачити таку картину. Повсюдиду - на столі, на телефоні, на стіні, на склі вікна, на письмовому приладі -розклеєні маленькі листочки з якимись записами. Це нотатки. Погодьтеся,що такий офіс може дати сторонній людині уявлення про сильну занятості співробітників, проте, дуже вже недбало виглядає. Нотатки у програмному середовищіOutlook- це електронний аналог паперового блокнота із відривними листками. Нотатки використовуються для запису запитань.наній та багато іншого, що зазвичай записується в паперовий блокнот. Крім того,у нотатках зручно зберігати відомості, які можуть знадобитися пізніше, наприкладзаходів, вказівок або тексту, який можна вставити в інші елементи або документи. Програмне середовищеOutlookмає спеціальну папку, в якій можна створитиі зберегти нотатку і при нагоді скористатися нею. Крім цих основнихможливостей можна: зв'язати нотатку з контактом; присвоїти їй категорію; надіслати поштою;надрукувати; змінити подання нотатки. Як бачимо, із заміткою можна робити дії, аналогічні діям зіншими елементами.

Можна працювати, залишивши нотатки відкритими на екрані. Внесені до нотатки зміни зберігаються автоматично. Тоді екран буде заповнений нотатками.

Навчіться створювати нотатку та працювати з нею.

Хід роботи

Відкрийте папку Нотатки.

Натисніть кнопку Створити. Відкриється вікно нотатки жовтого кольору

Запишіть у вікні текст нотатки.

Закрийте нотатку. Вона у вигляді піктограми з'явиться на робочому полі папки

Зв'яжіть нотатку із контактом.
Для цього:

подвійним клацанням на значку відкрийте нотатку;

відкрийте приховане меню нотатки;

виберіть пункт Контакти;

у списку контактів, що відкрився, виберіть потрібної людини.

При зв'язку нотатки з контактом інформація про це відображається на вкладці Дії контакту. Відкрийте у папці Контакти картку особи, з якою ви пов'язали нотатку.
Перейдіть на вкладку Дії та серед інших дій знайдіть згадку
про замітку.
Вивчіть інші можливості меню нотатки. Серед інших ви знайдете команду Переслати. Під час виконання команди відкривається стандартне вікно електронної пошти.

Контрольні питання

Чим відрізняються поняття зустріч, збори, подія, завдання?

Для чого призначена папка Щоденник у програмі Outlook?

Як виділяється у календарі поточна дата?

Як пов'язати заплановану зустріч із контактом?

Як вставити документ у вікно зустрічі?