Були б не більше ніж елементами стрункої теорії, якби їх не доповнювали спеціально розроблені загальнометодологічні та в рамках окремих технік практичні інструменти. Наслідуючи їх, застосовуючи їх у своєму повсякденному житті, кожен зможе набути не тільки корисних знань, а й створити власну систему постановки, оцінки та реалізації стратегічних цілей. Зібрані в цьому уроці рекомендації, поради, хитрощі, прийоми, а також сервіси та програми з тайм-менеджменту, взяті з різних джерел, але є універсальними інструментами і однаково стануть у нагоді як у плані управління часом, так і: тренування самодисципліни, характеру, ставлення до життєвим пріоритетамта цілям.
Поради від провідних фахівців у галузі тайм-менеджменту
Якщо й звертатися до когось за порадою, то до людини в цих справах, що розуміється. Та й те, повноцінно зрозуміти систему поглядів того чи іншого автора можна лише прочитавши і зрозумівши його праці. Ми ж поставили собі амбітне завдання виділити і коротко уявити наріжні камені окремих методик та технік.
Стівен Кові
Назвати С. Кови фахівцем у галузі тайм-менеджменту можна лише з поправкою на те, що управління часом для нього – елемент самовдосконалення, що в комплексі приводить людину до успіху. А ось у цьому глобальному напрямі він є гуру, тому нижче зібрані деякі рекомендації з розділу його книги «», присвяченого 3 навичці - визначення пріоритетів.
- Суть досвіду: спочатку робіть те, що потрібно робити спочатку. Іншими словами, ніколи не варто відкладати важливі справи на потім, хоч би якими складними і неприємними вони були. Пам'ятайте, кожна така справа наближає вас до мети, тому змусіть свої почуття працювати на результат. Усі, навіть самі успішні люди, Вимушені робити те, що не завжди їм подобається. Це неминучість.
- Ви повинні «залежати від своїх цінностей, а не від швидкоплинних імпульсів та бажань». Рух до мети вимагає мотивації та наполегливості, тому сама мета має бути пріоритетною та важливою, адже себе не обдуриш.
- Найкраща порадаз управління часом, на думку автора: «Організація та дії на основі пріоритетів».
- Термін «управління часом» не зовсім правильний. Потрібно вчитися керувати не часом, а собою.
- Дотримуйтесь принципу Р/РС балансу (результат/ресурси+засоби). Баланс має на увазі те, що жоден з цих напрямків не переважує інший. Простіше кажучи, мета має бути пропорційна витрачається на її досягнення зусиллям. І навпаки: не варто витрачати великі сили заради успіху у незначній справі.
- Використовуйте матрицю для визначення дійсно важливих справ і концентруйтеся на них, оскільки від цього залежить досягнення ваших глобальних цілей.
- Шукайте можливості та способи зробити ваше особисте та професійне життя простіше. Пробуйте, використовуйте, серед них можуть бути ті, які допоможуть позитивним змін у вашому житті.
GTD Девіда Аллена
Метод Д. Аллена корисний насамперед своїми порадами щодо фізичної організації робочого простору, а також рекомендаціями використовувати різні канцелярські та інші засоби для «звільнення» мозку від непотрібної інформації. Про те, яким має бути робоче місце, на думку автора GTD, . Розберемо ще деякі рекомендації:
Ведення картотеки. Більшість незначних затримок часу можна уникнути, широко використовуючи недорогі канцелярські засоби. При одночасної роботі з великою кількістюпроектів або вхідної інформації – організуйте картотеку. Для цього можна використовувати звичайні папки, які потрібно складати всю документацію та інші матеріали за проектом. Їх варто завести навіть для справ, де є лише 1 документ.
"43 папки". Простий і ефективний методдля організації справ. Знадобиться 43 папки: 12 на кожен місяць та 31 на кожен день. Їх функція - нагадувати про будь-які глобальні чи дрібні справи заплановані на кожен день. Припустимо, на початку травня в результаті переговорів ви домовилися наприкінці червня подати клієнту звіт і заздалегідь, за тиждень, з ним зателефонувати. З цією метою в «червневу» папку кладеться документ-«нагадування» про заплановану на цей місяць подію. Крім того, у папки відповідні 20 і 27 числу також містяться записи про дзвінок та здачу звіту. Щодня починається з ознайомлення із вмістом папки. На відміну від щоденника чи електронного органайзера, вони «застраховані» від збою, їх неможливо втратити або забути.
4 типи списків справ. Також Д. Аллен пропонує вдосконалену модель. Суть ідеї у диференціації завдань, виділенні пріоритетних напрямківта зручній структурі. Усього потрібно вести 4 списки:
- Наступні події. У цей список ви записуєте речі, які вам необхідно зробити у найближчій перспективі. Редагувати його, вносячи нові записи, потрібно щодня.
- Проекти. Ті підприємства, які є декількома пов'язаними субдіями, і на виконання яких потрібна не одна дія. Проекти потрібно контролювати щотижня, щоб мати змогу судити про хід реалізації.
- Відстрочені. У цьому списку зберігаються проекти, виконання яких комусь делеговано чи потребує впливу зовнішніх чинників. Їх також систематично слід перевіряти (як мінімум раз на тиждень).
- Колись/можливо. З назви списку зрозуміло, що це є список невизначених справ на майбутнє (пробігти марафон або завести блог).
Джулія Моргенстерн
Дж. Моргенстерн розпочинала свою кар'єру на посаді адміністратора і саме на ній набула необхідних навичок планування та організації. Тому вона впевнена, що управління часом полягає здебільшого у правильній організації діяльності. А для того, щоб вона була правильною, пропонує такі інструменти:
1. Оцінка. Починати варто не з застосування будь-яких методик, а з оцінки часу, що витрачається, і своїх дій. Що вам заважає займатися пріоритетними справами? Причин може бути кілька: технічні (відволікання на соцмережі, пошту, здійснення дзвінків під час на них невідведене), зовнішні обставини (стислі терміни, нереалістичні графіки, додаткові обов'язки), психологічні перешкоди (небажання чекати і пов'язані з цим хронічні запізнення, що створюються спеціально для кризи умови).
2. Тимчасові рамки. За словами Джулії, 90% її клієнтів, використовуючи списки справ, поряд з пунктами не записують час, потрібний на їх виконання. Це помилка: часові рамки потрібно ставити для будь-якого завдання.
3. Техніка 4D. Якщо через будь-яку причину ви не здатні виконати завдання, потрібно застосувати одну з таких дій:
- Видалити (delete). «Якщо щось не варто робити зараз, то можливо це не варто робити і пізніше». Це стосується насамперед до некваліфікованої діяльності. Відмовтеся від таких справ.
- Відкладіть (delay). Застосовуйте сортування: менш пріоритетні справи можна відкладати, звільняючи час більш важливі.
- Делегувати (delegate). До виконання окремих завдань можна залучити інших: колег, друзів, сім'ю.
- Зменшити (diminish). У деяких компаніях продуктивність значно покращилася після того, як щотижневі наради були замінені на 15-хвилинні. Це дозволило «вбити двох зайців»: зберегти час на безпосередню роботу, та й співробітників упродовж більш короткого відрізку часу полегшало.
4. Пріоритети. Дж. Моргенстерн говорить про необхідність розробки великої «картини життя» – ваших цілей, глобальних планів. Вона складається із 3 етапів. Перший: виділення "категорій" - головного, того, що важливо для вас. Їх має бути не більше шести (наприклад, «фінанси», «здоров'я», «родина»). Другий: цілі для кожної категорії. Наприклад, у фінансовому плані це може бути певна сума на банківському рахунку на момент виходу на пенсію. Третій: 2-3 види діяльності, що ведуть до мети (зарплата, пасивний дохід від інвестування, депозит).
5. Техніка SPACE. Організація часу та організація простору єдині, тому автор пропонує спеціальну методику планування SPACE (від англ. простір):
- Sort – сортуйте справи та речі навколо себе.
- Purge – очистіть час та простір від усього, без чого можна справлятися і так.
- Assign – призначте кожній речі своє місце, а кожній справі – свій час.
- Containerize – визначайте параметри кожної значущої діяльності.
- Equalize - іноді переоцінюйте свою систему.
«З'їдайте жабу на сніданок»
Б. Трейсі «жабою» називає якусь неприємну, але важливу справу. Він упевнений, що його відкладати не можна, адже таким чином думки все одно повертатимуться до нього, крім того, тяганина лише посилить емоційну напругу. Починати свій день варто саме з виконання цієї справи - так ви звільнитеся від вантажу необхідності та зосередитеся на приємніших справах.
«Біфштекс із слона»
Трапляється так, що перед нами стоїть необхідність вирішити якесь глобальне завдання – складний багатоступінчастий проект. І незрозуміло, як саме і що слід починати робити, особливо якщо черговість не обумовлена. У такому разі потрібно розділити роботу на частини та виконувати їх окремо (образно кажучи, з'їсти цілого слона набагато важче, ніж поділеного на біфштекс). Це не тільки дозволить почати реалізовувати завдання, але й сприятиме кращому її розумінню.
Навчіться говорити «ні»
Можна захоплюватися фільмом «Завжди кажи так» з Джимом Керрі у головній ролі, але в плані тайм-менеджменту він – поганий порадник. Це зовсім не означає, що треба уникати нових можливостей, навіть навпаки, але й звалювати на себе надто багато, навіть в одній області – неправильно. Рано чи пізно людина «перегорає». Ще раз нагадаємо, що управління часом потрібно не для того, щоб встигати робити більше, а для того, щоб робити правильно те, що потрібно.
Прагніть автоматизації
Завжди шукайте можливості зробити рутинну роботу простішою. Наприклад, якщо ви працюєте з електронною поштоюі змушені постійно перевіряти папку з вхідними - налаштуйте оповіщення про нові листи на смартфон або комп'ютер за допомогою спеціальних сервісів.
Виконуйте схожі справи поспіль
Якщо вам належить зробити 2-3 практично однакові справи протягом дня, виконуйте їх поспіль. Мозок «звикає» до подібних завдань і наступного разу справляється з ними швидше, ніж, якби між ними була перерва.
Біологічний годинник
У тайм-менеджменті варто приділяти увагу не лише часу як фізичної одиниці. Відповідно до своїх визначте годинник найбільшої активностіі найменшою, і займайтеся справами чи давайте собі відпочинок з їх врахуванням. Можливо, доведеться пожертвувати традиційною філіжанкою кави відразу після приходу на роботу, але ви набагато продуктивніше проведете день.
7 сервісів та програм для планування та управління часом
Google Keep
Google Keep - електронний блокнот з можливістю створення звичайних записів та пронумерованих списків, найпростіша програма, що підтримує всі мобільні платформи, а також браузерну та офлайн версію. Корисним даний сервіс є в тому плані, що з будь-якого пристрою, де виконано вхід до вашого Google-акаунту, ви зможете отримати доступ до всіх наявних записів; Крім того, можна почати працювати над документом зі смартфона ще в транспорті дорогою на роботу, а продовжити вже в офісі з ПК.
Maniac Time
Ця програма, як маніяк, переслідує вас цілий день. У хорошому сенсі, звісно ж. З моменту запуску програми вона збирає інформацію про відкриті програми та час роботи з ними, що наприкінці робочого дня можна використовувати для аналізу часу, що витрачається на різні дії (відсоток та реальний час). З цієї статистики видно, скільки в день ви працювали в текстовому редакторі, скільки в браузері, наскільки відволікалися на інші програми. Якщо певний час не виконувати на комп'ютері жодних дій, а потім повернутися за нього, Maniac Time зустріне вас питанням, де ви були і чому не працювали?
LeaderTask
Ця програма поєднує у собі відразу кілька корисних функцій – календар, планувальник, органайзер, менеджер файлів. Широкий функціонал доповнюється можливістю індивідуального налаштування (виділення пріоритетів), здатністю візуалізувати подання або хід виконання проектів, синхронізувати свої дані між пристроями на різних платформах та Outlook. Оцінити всі переваги програми перед покупкою розробники пропонують за 45 днів безкоштовного використання.
Microsoft Outlook
Багатьом цей продукт відомий як поштовий клієнт, але це лише одна з функцій. Насправді Outlook надає також можливість роботи з календарем та планувальником – досить зручними та зрозумілими для всіх користувачів пакету Office. Про використання цієї програми як інструмент для тайм-менеджменту читайте у статті Гліба Архангельського http://www.improvement.ru/bibliot/outlook/01.shtm.
Microsoft OneNote
Ще один сервіс із пакету Microsoft Office, з недавнього часу розповсюджується безкоштовно. Програма не є чимось революційним, хоча пропонує досить сильний інструментарій: можливість деревоподібного відображення списку справ, додавання до завдань аудіо та медіа файлів. Особливість – підтримка рукописного введення для планшетів.
Мініплан
Цей сервіс, призначений для особистого використання, створений авторами Мегаплану – успішним корпоративним інструментом планування. Один із найвідоміших і функціональних російських продуктів. Детальніше про програму в короткої презентації.
Remember the Milk
Одна з найвідоміших програм з GTD. Крім списку справ/планувальника, цей сервіс оснащений цілим рядом сучасних технічних рішень, покликаних розвантажити пам'ять. Серед них: налаштування E-mail та sms-повідомлень про майбутні справи, управління нотатками Evernote (який, до речі, можна також використовувати з метою управління часом), робота з додатком за відсутності Інтернету, можливість синхронізації з календарем Google(Ще одним самостійним практичним інструментом, виконаним за аналогією з щоденником).
І головна порада насамкінець, що виходить із логіки предмета тренінгу: не можна навчитися керувати часом і при цьому не цінувати свій та інших людей час. Планування має починатися з усвідомлення того, наскільки це важливо для вас, наскільки ви готові до дисципліни і контролю. Без цього, разове прочитання та спроба застосувати окремі рекомендації чи інструменти у житті відчутного ефекту не дадуть. Тому бажаємо вам терпіння, наполегливості та, звичайно ж, вимірних результатів. Успіхів!
Перевірте свої знання
Якщо ви хочете перевірити свої знання на тему даного уроку, можете пройти невеликий тест, що складається з кількох питань. У кожному питанні правильним може бути лише один варіант. Після вибору одного з варіантів, система автоматично переходить до наступного питання. На бали, які ви отримуєте, впливає правильність ваших відповідей і витрачений на проходження час. Зверніть увагу, що питання щоразу різні, а варіанти перемішуються.
Як часто ви говорите мені не вистачило часу? Скільки разів забували виконати щось? Провалювали дедлайни чи робили все в останню ніч? На жаль, але періодично ми всі так чи інакше щось не встигаємо. Звичайно, у кожного свої причини, але найчастіше затримкам та провалам дедлайнів виною неправильний розподіл часу. Допомогти впоратися з цією проблемою можуть програми для смартфона.
Такий звичний графік «рано встав – пізно ліг» формується, зокрема через невміння розставити пріоритетні завдання. Відволікаючись посередині дня на перевірку соцмереж чи перегляд пари роликів, ми втрачаємо дорогоцінний час, недооцінюючи обсяг не зробленої роботи. Ми підібрали 7 програм, які допоможуть упорядкувати свій день.
Evernote
Evernote – широко відома програма, про яку прихильно (за інформацією Google Play) відгукуються The New York Times і PC Mag. Перевіримо, чи така вона хороша.
Під час завантаження нас зустрічає необхідність реєстрації. Загалом нічого дивного, адже багато подібних додатків прив'язуються до облікового запису і дозволяють синхронізувати кілька пристроїв. Вписуємо пошту, вигадуємо пароль.
Далі запускається програма-навчання, у якій поетапно розповідається, як користуватися програмою. У Evernote можна створювати різні види нотаток: як текстові, так і аудіо, фото. Можна писати їх вручну (мабуть, для любителів записок-малювань або стілусів).
До нотаток додається достатня кількістьдодаткові функції: поставити нагадування (значок будильника), додати мітки (ярлик), прикріпити до тексту картинку або інший файл, оформити, використовуючи різні шрифти та форматування (доступно для текстових нотаток). Природно, що нотаткам можна давати назви, а також розсортувати їх за різними блокнотами. Для кожної нотатки налаштовується нагадування – оповіщення вібрацією і звуком, на екрані з'являється назва нотатки.
Варто зазначити, що у Evernote, навіть у безкоштовній версії, досить широкий функціонал, і, в принципі, базової безкоштовної версії з лишком вистачить для впорядкування своїх справ. Додаток також доступний для користувачів яблучної продукції.
Хаос-контроль
При першому запуску «Хаос-контролю» з'являється таке собі «введення в тему». Наприкінці його описуються переваги преміум-акаунту, але ми подивимося на безкоштовну версію.
Програма базується на 4 основних типах завдань:
- місце хаосу, куди «скидаються» всі завдання до сортування;
- план дня, де відображається заплановане конкретний день;
- проекти, які є комбінованими завданнями в папках;
- контексти, у яких розфасовуються справи.
Розкажемо про кожного потроху.
Місце хаосу позиціонується як список, куди ви можете будь-якої миті записати завдання, не замислюючись, куди і коли його визначити. Під час створення завдання з'являється велика кількістьопцій, таких як примітка до завдання, дата початку та кінця, налаштування нагадування. Відразу можна визначити замітку в проекти і контексти, але це абсолютно необов'язково.
Після збереження біля задачі з'являється квадратик – саме туди треба натиснути після завершення завдання, щоб його забрати.
План дня будується залежно від дати початку завдання. При виборі цього завдань ви побачите своєрідний календар, де, обравши потрібний день, побачите заплановані справи. Якщо немає дати закінчення, то завдання буде видно на всіх наступних днях після початку.
Проекти потрібні для тих, хто ставить собі глобальні завдання та розбиває їх на підпункти. Там можна створювати як папки, так і якісь поодинокі завдання. Усередині кожної папки можна створювати папки, а там – завдання.
Контексти дозволяють розкидати завдання залежно від місця чи часу. Так, можна створити завдання, яке ви виконаєте з ранку, а інше – коли будуть вільні 15 хвилин.
Нагадування спрацьовують у вигляді звуку, вібрації та повідомлення на екрані, а налаштовуються індивідуально для кожного завдання.
Платна версія пропонує синхронізацію та повтор завдання.
Wunderlist: списки поточних справ
Програма також доступна для Apple. І також вимагає реєстрації.
Під час створення облікового запису з'являється можливість вибрати, для чого використовуватиметься програма. Далі на нас чекає міні-навчання. Кожне завдання може бути позначене як важливе (зірочкою). Є можливість налаштувати кожне із завдань та весь список загалом. Створення підзавдань, нагадувань, повторень – це все є. Завершене завдання закреслюється, можна приховати цей список.
Крім того, Wunderlist підтримує одночасно роботу декількох користувачів, яких можна додати з контактів смартфона. Також можна налаштувати дизайн програми під себе, змінивши фон та вигляд, звуки та інше.
Платна версія передбачає нові фони, прикріплення необмеженої кількості файлів та розширені можливості спільної роботи.
Список завдань
Додаток, який відразу пропонує записати необхідне завдання. Акцент зроблено на можливості надиктувати завдання, не набираючи його вручну. Голос, до речі, розпізнається досить добре.
Можна налаштувати дату виконання, встановити повторюваність та визначити список, до якого належить завдання. Дизайн дуже нагадує Wunderlist, відрізняючись, мабуть, меншим функціоналом. Повідомлення, до речі, відрізняються озвучкою. Тобто смартфон не тільки завібрує та покаже на екрані завдання, але й озвучить її та час виконання. Мабуть, «Список завдань» підійшов би тим, хто не любить поратися з безліччю списків, розфасовуючи завдання. Зайшов, записав, поставив нагадування, вийшов. Завершені завдання зберігаються в окремому списку, завжди можна повернутися до них.
LeaderTask
Напевно, найсерйозніше додаток, що себе позиціонує. Після реєстрації пропонується вибрати напрямок, для якого використовуватиметься програма. Після цього користувач почувається босом, адже йому пропонують ввести e-mail співробітників і відразу віддати доручення. LeaderTask – додаток наполегливий, будьте готові до потоку листів на поштову скриньку.
Завдання має багато налаштувань. Крім додаткової нотатки, їй можна вибрати колірне оформлення, вибрати дату, папку та мітку, комусь доручити та вибрати її статус. Крім завдань, звичайно ж, оформляються і папки, і проекти, і мітки. Налаштувань у програмі хоч греблю гати – майже кожну дрібницю можна налаштувати під себе. Нагадування стандартні, хіба звук трохи відрізняється.
Google Календар
Ще один додаток, що починається з карткового введення. «Календар»
відразу запитує доступ до контактів, а потім показує календар. Не дивно, що там з'являються свята, а кожному періоду відповідають свої картинки. Щотижня – це окремий запис.
Однак додаток – це не лише гарний та незвичайний календар. Менеджер завдань при створенні мети пропонує вибрати, що ви хочете робити. Залежно від мети (на вибір 5 різних типівдіяльності) пропонується навіть вибрати одну із підзадач.
Виберемо "Присвятити час собі" - "Читання книг". Тут же з'являється можливість вибрати частоту дії. Звичайно, що і в інших напрямках є така можливість, але продовжуємо. Далі вибираємо тривалість - у нашому випадку нехай буде 30 хвилин, а також оптимальний час дії. Після вибору можна уточнити якісь дрібниці, і далі календар працюватиме як планер, який сповіщає про необхідність здійснювати певні дії за заздалегідь вибраним графіком.
Після цього можна побачити, як календар розписав наше завдання. Можна скоригувати час, якщо вам щось не підходить.
При створенні нагадування календар також спробує передбачити ваші бажання, а налаштувати буде потрібно лише нагадування та повторюваність.
Створення нагадування про захід – більше складна задача, Але лише своїм обсягом даних. Тут можна вказати місце проведення, точний час, можна вибрати характер оповіщення, додати файл, визначити колір і запросити користувачів. Звичайно, все це зав'язано на вашому Гугл-акаунті.
Приємний звуковий сигнал нагадає і про завдання, і про тривалу мету, і про захід. Виконані завдання закреслюються, невиконані чекають свого часу на стрічці. Можна, до речі, вибрати різний виглядвідображення даних – один день, три, тиждень чи місяць.
Trello
У Trello нас зустрічає оптимістичний песик та реєстрація. Додаток – насамперед дошка завдань, на кшталт тих, які ми бачимо у багатьох американських фільмах: із пробки, папірці на кнопочках. Підтверджуємо реєстрацію та заходимо в перше завдання – навчання. У ній наочно показано, як і що можна зробити, як воно зрештою виглядатиме. Можна створювати завдання, оформляти їх кольором, прикріплювати зображення та інші файли. До речі, Trello справляється не лише із завданнями – без проблем можна додати окремо і чек-листи, і мітки, та учасників. Налаштування не дуже великі, але достатні для зручного оформлення під себе.
Trello не було б настільки гарним додатком, якби не дозволяло синхронізуватися з іншими девайсами та користувачами. Приблизно так програма буде виглядати на комп'ютері. До кожної теми можна додати коментар та доповнення. Загалом, віртуальна дошка завдань на одну чи всю команду.
А на ваш погляд, який додаток найзручніший?
Процес підготовки заходу складається з десятків завдань, дзвінків, поїздок та зустрічей. Щоб усе встигати, необхідно контролювати час і правильно його розподіляти, вміти виділяти пріоритетні завдання та не відволікатися на менш важливі справи. У цьому допоможе як знання основних прийомів тайм-менеджменту, а й спеціальні програми, створені задля ефективного контролю та планування часу. .|
Пропонуємо на вибір 10 зручних програм, за допомогою яких ви зможете краще організувати та проконтролювати виконання щоденних завдань.
1. TIME Planner
10. Daily agenda
Daily agenda - додаток для iOS-пристроїв, який доступний в App Store за ціною 1,99 $. Програма покликана зібрати в одному списку зустрічі, події та заходи з різних календарів та інших програм. За задумом розробників, така синхронізація допоможе не відволікатися на перегляд нотаток і не хвилюватись через можливість випадково пропустити важлива подіяу кругообігу щоденних справ.
Безтурботне літо залишилося позаду, і найголовніше завдання на вересень — успішно влитися у навчальний та/або робочий процес. З настанням осені у більшості з нас справ додасться, а вільного часу зменшиться. Як казав сам Стів Джобс, час – найцінніший ресурс у нашому житті. Цей ресурс кінцевий, і ми не в змозі ним управляти. Однак, ми можемо керувати тим, як ми використовуємо час.
Існує безліч різних систем управління справами, від простого блокнота і ручки і до багатофункціональних програм. Комусь зручніше записувати перелік справ у шкільному щоденнику, хтось використовує для цього настінний календар, хтось працює з веб-сервісами для тайм-менеджменту. Але найбільше тих, хто взагалі ніяк не планує свого часу чи тримає список справ у голові. Якщо ви ставитеся до останніх, спробуйте сучасний спосіб керування справами за допомогою мобільних додатків.
⇡ Нагадування в Google Now
Якщо ваш смартфон працює під управлінням Android 4.4 або пізнішої версії операційної системивід Google, найпростіший нагадувач вже вбудований в інтегровану програму Google Now. Щоб скористатися цією функцією, перейдіть до меню налаштувань програми та виберіть пункт "Нагадування". Після цього додайте справу, яку ви не хочете забути. Нагадування може спрацьовувати у певний час (наприклад, післязавтра вдень) та повторюватися із заданою періодичністю (щодня, щотижня, щомісяця чи щорічно).
Інший варіант - спрацьовування, коли ви опинитеся в заданому місці (скажімо, у продуктовому магазині). Для прискорення введення нагадування можна додавати за допомогою голосового движка. На жаль, жодного угруповання нагадування за категоріями в Google Now не передбачено.
⇡ "Пам'ятати все"
Додавати завдання голосом можна і на пристроях з більш ранньою версією Android. Для цього добре виглядає, наприклад, додаток "Пам'ятати все". Воно добре розуміє російську мову і записує заголовок завдання, а й саме заповнює поля дати й часу. Зрозуміло, за необхідності ці параметри можна відкоригувати, але якщо говорити досить чітко, то цього не потрібно. Наприклад, якщо сказати смартфону "У понеділок на десять ранку до школи надувати кульки", додаток "Пам'ятати все" додасть нагадування "У школу надувати кульки" і запланує його на ранок понеділка.
Рівно о десятій годині в понеділок смартфон нагадає вам про заплановану подію, і ви зможете відзначити її як завершену або відкласти на більш пізній час. Крім цього, у будь-який момент можна перейти до списку нагадувань та відзначити вже зроблені справи. Упорядкування за категоріями у додатку немає, а всі завершені проекти переміщуються в окрему вкладку. Якщо раптом справа знову вимагає вашої уваги, її можна легко перенести із завершених до активних.
⇡ Todoist
Програма Todoist входить до великої родини органайзерів, які доступні для користувачів однойменного веб-сервісу. Однією з переваг сервісу є підтримка синхронізації, тому керувати завданнями можна не лише зі смартфона, але й з будь-якого комп'ютера, підключеного до Інтернету. Todoist існує у вигляді веб-програми, настільної програми для Windows і Mac, розширення для Chrome, доповнення для Firefox та ін.
Зареєструватися на сервісі можна прямо з програми за допомогою облікового запису Google. З яких завдань варто розпочати? Люди, які використовують кошти для тайм-менеджменту протягом багатьох років, радять записувати абсолютно всі завдання, навіть ті, які здаються вам простими і про які ви навряд чи забудете. По-перше, це виробляє звичку складання списку справ. По-друге, переносячи справу на папір (або в даному випадку в смартфон), ви ніби звільняєте свій мозок від необхідності пам'ятати про нього, а значить, відкриваєте для нових завдань та ідей. По-третє, під час перегляду довгого списку хоч і невеликих, але виконаних справ самооцінка постійно підвищується.
За допомогою Todoist можна групувати завдання за категоріями, впорядковувати їх за ступенем важливості, розбивати на підзавдання, встановлювати дату, до якої вони повинні бути виконані. Завдяки такій широкій функціональності Todoist можна використовувати у будь-яких сферах життя. Наприклад, в окремі категоріїможна розміщувати фільми, які варто подивитися; книги, які хочеться почитати; цілі, яких мрієте досягти.
У преміум-версії є ще більше функцій. Зокрема, можна прикріплювати до завдань файли (у тому числі і з Dropbox та Google Drive), додатково організовувати їх за допомогою міток, додавати коментарі, а також встановлювати нагадування.
Користувачі пристроїв з Android 4.4+ можуть додавати завдання в Todoist, навіть не запускаючи програму. Завдяки інтеграції з Google Now можна просто говорити, що потрібно зробити, а голосовий движок Google розпізнає текст і запропонує зберегти його як завдання в Todoist.
Ще одна приємна функція Todoist, яка додає азарту в роботу з програмою, - карма. У міру того, як користувач ставить та виконує завдання, програма нараховує йому окуляри. Чим більше очок, тим вищий рейтинг. Погодьтеся, кожному приємно відчути себе Грандмайстром чи Гуру, а тим більше у такій нелегкій справі, як керування власним часом.
⇡ Any.Do
Any.Do - один із головних конкурентів Todoist. Як і попередній сервіс, він працює на різних платформах і забезпечує синхронізацію даних користувача між ними. Як і в попереднього сервісу, Any.Do має платну версію, проте список можливостей, які доступні тільки преміум-користувачам, відрізняється. Наприклад, в Any.Do можна безкоштовно постачати завдання коментарями, прикріплювати до них файли та встановлювати нагадування за часом. А ось нагадування за місцем, захист програми паролем, а також налаштування параметрів задач, що змінюються, доступні лише після оформлення підписки.
Той, хто багато разів безуспішно пробував працювати з різними системамитайм-менеджменту підтвердить, що найскладніше — не забувати про заплановані завдання. Буває, що з вечора запишеш із десяток справ на завтра, а вранці зовсім забуваєш про плани і знову починаєш борсатися в морі рутинних та раптових справ. У додатку Any.Do є дуже зручна функція Moment, яка має на меті допомогти вам виробити звичку переглядати заплановані на сьогоднішній день завдання. Встановіть час, коли ця функція буде спрацьовувати, і, скажімо, щоранку о сьомій годині двадцять хвилин Any.Do буде показувати справи, заплановані на сьогодні.
Завдання відображаються на екрані один за одним, і при необхідності можна переносити їх на інший день, видаляти, помічати як виконані. Приблизно через тридцять днів (а саме такий термін, за словами психологів, зазвичай потрібно для вироблення нової звички) ваша рука сама о 7:20 тягтиметься до смартфону, і тайм-менеджмент вже не здаватиметься чимось складним.
⇡ Google Keep
Google Keep поступається за функціональністю Any.Do та Todoist, проте для складання базового списку справ підходить непогано. Якщо вам не потрібно створювати багаторівневі проекти, а хочеться просто внести трохи більше порядку повсякденне життя, ця програма відмінно підійде. Оскільки це сервіс від Google, реєструватися в ньому не доведеться, та й синхронізація теж, ясна річ, спрацює між усіма пристроями. Google Keep також працює як веб-додаток та як розширення для Chrome.
Усі нотатки відображаються у додатку у вигляді окремих фрагментів, що нагадують листочки блокнота. Якщо встановити для нотатки термін виконання, вона автоматично перетвориться на нагадування. При цьому зі списку нотаток вона не зникне, але її також можна буде бачити у списку нагадувань. Нотатки можуть містити короткі завдання або списки, що складаються з декількох пунктів. У Google Keep також реалізовані нагадування, що повторюються: можна швидко додати повторювані завдання, такі як, скажімо, бекап даних або миття підлог.
Для того щоб список нотаток був наочнішим, є можливість вибору кольору підкладки. Його можна використовувати замість категорій: наприклад, домашні справи виділяти зеленим, а робітники – жовтим. Крім цього, організовувати справи можна за допомогою міток, які у додатку відіграють роль категорій.
Ця програма допомагає смарфтону перетворитися на таймер, що відраховує робочий часза методом "помідора". Це порівняно нова технікауправління часом. Вона була розроблена наприкінці 80-х років минулого століття. Суть її зводиться до того, що для підвищення ефективності роботи необхідно працювати безперервно 25 хвилин, після чого зробити невелику перерву (до 5 хвилин). Кожен проміжок часу, протягом якого ви працюєте, не відволікаючись ні на що, називається "помідор". Після чотирьох таких "помідорів" варто зробити довгу перерву тривалістю від 15 до 30 хвилин. Протягом невеликих перерв у роботі можна зробити фізичні вправи, походити коридором (якщо ви в офісі) або вимити посуд (якщо ви працюєте вдома), навести лад у рюкзаку або в гаманці, просто випити склянку води. Головне при цьому не думати про роботу.
Додаток It's Focus Time! пропонує вибрати, скільки хвилин продовжуватиметься один "помідор" (до 60 хвилин), а також скільки часу виділено на маленькі (до 15 хвилин) і великі (до 45 хвилин) перерви в роботі. Як тільки часові інтервали будуть налаштовані і ви будете готові почати працювати, можна запускати таймер. Час може відраховуватися з характерним цоканням, але якщо це вас відволікає, звуковий ефект можна відключити. Кінець кожного інтервалу може супроводжуватись звуковим сигналом.
⇡ Raise the Bar!
Експерти з особистісному зростаннюзапевняють: для того, щоб справи зрушили з місця, потрібна мотивація. Як її одержати? Спершу поставити собі цілі, щоб знати, в якому напрямку рухатись. Потім розбити одну велику мету на маленькі етапи та окреслити способи досягнення кожного з них. Ніщо так не мотивує на шляху до досягнення мети як усвідомлення того, що ти рухаєшся вперед. А щоб прогрес був краще помітний, можна використовувати програму Raise the Bar! З його допомогою можна ставити практично будь-які цілі та наочно відстежувати результати на кольоровій шкалі-лінійці.
Для роботи з додатком, по-перше, необхідно вказати, який прогрес слід відстежувати. Це може бути все, що завгодно: від виконання домашніх завдань і до щоденної їзди на велосипеді. Далі потрібно вибрати один із варіантів досягнення мети: складання списку завдань та поступове їх виконання, створення мети, яку потрібно досягти, або поліпшення своїх показників у тій чи іншій справі. На наступному етапі потрібно вказати тип даних, які будуть відстежуватись.
Для списку це будуть пункти, а для двох інших варіантів — витрачений час чи кількість (годин, калорій, грошей тощо). Щоб не забувати про цілі, можна створити нагадувачі. Крім цього, є можливість встановити крайній термін досягнення мети і створити завдання, що повторюється щодня, щотижня або щомісяця.
У міру того, як ви просуватиметеся на шляху до мети, потрібно буде вносити в її налаштування нові свідчення, а програма візуалізуватиме прогрес на кольоровій лінійці. Крім цього, для кожної мети Raise the Bar! генерує щотижневу та щомісячну статистику. Для зручнішого керування цілями можна групувати цілі за допомогою міток та призначати для кожної з них певний колір.
⇡ Habit RPG
Ця програма пропонує, можливо, один з найоригінальніших способів управління завданнями, представляючи їх у ігровій формі. Завантаживши програму, ви стаєте гравцем, який виконує місії, заробляє очки за свої досягнення і втрачає їх за поразки. Іншими словами, можна замість нудьги від рутинних справ відчути азарт гри та легко мотивувати себе на нові звершення.
Усі завдання поділено на звички, щоденні справи та список того, що потрібно виконувати. У перший розділ ви додаєте корисні звички, які хочете придбати, або шкідливі, яких хочете позбутися. Напроти кожної звички можна додавати кнопки + та/або -. Наприклад, якщо це звичка "Скористатися ліфтом/драбиною", то вона може містити і плюс, і мінус. Ви можете вибрати потрібний значок, залежно від того, як ви прийшли додому сьогодні. Шкідливі звички, такі як, скажімо, "Є солодке після їжі", повинні містити тільки кнопку "мінус".
Розділ щоденних справ містять завдання, що повторюються. Для кожної можна вибрати параметри повторюваності. Наприклад, робити зарядку та пити п'ять склянок води потрібно щодня, а розбиратися у робочих справах – лише з понеділка по п'ятницю. Ті справи, які потрібно виконувати лише один раз або час від часу, заносяться до розділу To-Dos.
Після того, як початкові списки сформовані, необхідно вигадати систему винагород. Отримати більше здоров'я для вашого персонажа, додаткові елементи екіпірування або реальну винагороду у вигляді перегляду улюбленого телесеріалу - вибір за користувачем.
Добре відомо, що для того, щоб досягати більшого, варто розповідати про свої цілі друзям, не забуваючи згадати про заохочення та покарання, які ви для себе придумали. Habit RPG дозволяє грати разом, змагатися один з одним, а також розділяти відповідальність за заплановані справи.
⇡ Висновок
Плисти за течією – це завжди простіше, ніж прокладати новий шлях. І скаржитися на відсутність часу набагато легше, ніж робити реальні дії для того, щоб двадцять п'ята година на добу таки з'явилася. Спробуйте, вибирайте ті програми, які підходять саме вам, і будьте продуктивними.
"Час не лікує, воно призводить до байдужості."
«Є безліч способів убити час – і жодного, щоб його воскресити.»
"Погано, що час летить, але добре, що ви пілот."
Щоб не збитися з курсу, хочу розмістити тут аналіз 7 програм, які допоможуть вам правильно організувати свій час! Сьогодні неділя — спробуй застосувати хоча б одну, щоби розпланувати цей тиждень! Поїхали 🙂
1. Manic Time (http://www.manictime.com/download/)
«Я провів все своє життя, намагаючись не бути безтурботним. Жінки та діти можуть бути безтурботними. Але не чоловіки», – говорив дон Віто Корлеоне. Нещадна програма Manic Time може послужити добрим консільєром майбутнім хрещеним батькам бізнесу. Додаток неупереджено веде підрахунок часу, витраченого на соціальні мережі, перегляд серіалів, розгляд кошенят, читання коментарів до нового посту Навального та вирощування капусти в онлайнових іграх. Запустіть Manic Time у фоновому режимі у понеділок, роздрукуйте статистику в п'ятницю і відчуйте неминучу відразу до себе: напевно з'ясується, що половину (у кращому випадку!) робочого дня ви витрачаєте на речі, які з роботою ніяк не пов'язані.
Що приємно, Manic Time стежить не лише за браузером, а й за більшістю комп'ютерних програм, від Windows Media Player до Adobe Photoshop. Плюс, програма має весь необхідний інструментарій для фіксації та деталізації всього, що відбувається під час робочого дня. Наприклад, можна відстежити, скільки часу йде на спілкування з різними клієнтами та партнерами.
Виявивши основні статті витрат часу, можна розпочати наступний крок – взяття цього неслухняного ресурсу під свій повний контроль.
2. Achieve Planner (http://www.effexis.com/achieve/planner.htm)
Achieve Planner – ідеальний інструмент для розкладу особистого часу, так і для управління професійними проектами. Точніше, це зручний засіб координації цих двох протилежних сфер життя. Програма дозволяє нашарувати мінливий діловий розклад на розклад стабільного, як путінське десятиліття, побуту, знаходити конфлікти (скажімо, термінова нарада призначена на той же день і годину, що й щотижневий покер) і сяк-так вирішувати їх. Інтерфейс Achieve Planner по-спартанськи простий та зручний. Справи та завдання легко можна чергувати як колоди в карті, з подивом виявляючи, що перенесення спортзалу з парних днів тижня на непарні вигадає вам стільки додаткового часу, що нарешті можна буде спокійно почистити зуби.
Заодно програма чудово справляється з вписуванням в рутинне розклад різних глобальних проектів, чи то організація сімейних святробота над дисертацією або копання тунелю з в'язниці. Проекти, до речі, за образом та подобою коханої бізнесменами діаграми Ганта можна розбивати на завдання. А між завданнями розставляти пріоритети терміновості та встановлювати тимчасові та причинно-наслідкові зв'язки – це чудово допомагає, коли справа здається великою та страшною. Це, продовжуючи наше новорічне підґрунтя, як поєдинок із драконом: якщо дисципліновано і систематично відрубувати його голови одну за одною, то не такий він і непереможний.
Нарешті, Achieve Planner дозволяє каталогізувати всі справи з різних папок (за замовчуванням пропонується зворушливий набір «Сім'я – Робота – Освіта – Спорт») та відстежувати свою успішність у кожному напрямку. На жаль, статистика програми підтверджує відоме правило бізнесменів, що більшість людей не в змозі вести більше двох масштабних проектів одночасно.
3. SmartDraw (http://www.smartdraw.com)
Навчившись економити час разом з Time Manic і досягати поставленої мети з Achieve Planner, можна переключитися на найсерйозніший збірник додатків для тайм-менеджменту та управління проектами – монструозну програму SmartDraw. Це справжній інструмент керівника, що дозволяє планувати, делегувати та контролювати будь-які завдання за допомогою методик, які зазвичай вивчаються в бізнес-школах. Крім вже згаданої діаграми Ганта в арсеналі SmartDraw є готові інтерфейси для проведення SWOT-аналізу, швидкого аудиту портфеля активів за матрицею Бостонської консалтингової групи, побудови «дерева рішень», контролю якості послуг, математичної, експертної та креативної оцінки альтернатив при прийнятті рішень та багато іншого , багато іншого.
Більшість цих інструментів (всього близько ста) вам напевно знайомі; частина стане приємним відкриттям, здатним стимулювати продуктивність. Але головне – не радість впізнавання та не ефект новизни, а зручність роботи із шаблонами. За допомогою SmartDraw можна дуже швидко створювати та оформлювати завдання, відправляти їх партнерам та зрештою налагодити чіткий та надійний механізм прийняття рішень в організації. На жаль, за знання та вміння доводиться платити: повний комплект SmartDraw коштує $197. Але дещо можна отримати безкоштовно: на сайті програми організовано цілу вікіпедію, повністю присвячену різним методам прийняття рішень та оцінки альтернатив.
У кожного з нас лише 24 години. Розподіли їх з розумом
4. RemindYou (http://mac.softpedia.com/get/iPhone-Applications/Busi..)
Додаток для айфону під назвою RemindYou стане в нагоді зайнятим людям, щодня скутим масою зобов'язань, простих і не дуже. Програма імпортує дані зі стандартних служб на кшталт «Контактів» та «Календаря» на один екран та бере життя користувача під свій контроль. Нагадує, кого треба привітати з днем народження, які рахунки сплатити, що купити, куди з'їздити. Розклад можна забити на півтора місяці наперед. На відміну від багатьох конкурентів, додаток дуже поблажливий до акумулятора телефону.
5. Self-Control (http://visitsteve.com/made/selfcontrol/)
Програма Self-Control діє за принципом «несвобода краще за свободу»: варто її включити, завести будильник – і все, прощайте блоги, соціальні мережі, порносайти та хаски з Youtube. Доступ до сайтів, що розкладають волю і дисципліну, буде розблокований тільки тоді, коли закінчиться вами ж заданий час. До цього не допоможе навіть перезавантаження комп'ютера.
6. StayFocusd (http://vk.cc/1FnOvX)
Браузерний плагін StayFocused працює м'якше: замість того, щоб повністю нейтралізувати подразників, він обмежує час, відведений на відпочинок. Скажімо, якщо ви пообіцяєте собі грати у «Веселого фермера» не більше 20 хвилин на день, то на 21-й хвилині веб-сторінку гри буде заблоковано рівно на добу. Принциповий StayFocusd не влаштує веселому фермеру амністію, хоч би що ви робили з комп'ютером.
7. Readability (http://www.readability.com)
А універсальна програма Readability, яка працює на всіх платформах від тайги до британських морів та від комп'ютера до айпеда, замість того, щоб боротися зі шкідливими звичками, намагається мінімізувати збитки від них. Додаток дозволяє очищати улюблені сайти і блоги від посилань, що відволікають, рекомендацій почитати що-небудь ще на задану тему, коментарів до текстів, веселих картинок, рекламних банерів та інших спокус ледарювати довше, ніж варто було б. До речі, позбавлені всього цього лушпиння статті читаються і запам'ятовуються набагато краще.
